PBS Enterprise Content Store (ECS) Stilllegung von SAP-Anwendungen. Oliver Hölzel, PBS Software 2017

Transkript

1 PBS Enterprise Content Store (ECS) Stilllegung von SAP-Anwendungen Oliver Hölzel, PBS Software

2 SAP-Systemstilllegung Nach Unternehmensverkäufen, Umstrukturierungen, HANA-Einführung: Altsystem wird durch neue Systemumgebung ersetzt Recherche-Anforderungen auf Daten des Altsystems: - Steuerprüfung - Prüfung der Sozialversicherung - Interne Audits, Datenanalysen - Produkthaftung etc. Stilllegungs-Projekt, zu klären: Wer muss welche Daten in welchem Format sehen? 2

3 Optionen zur Systemstilllegung Lösung SAP DART Virtualisierung Auskunftssystem SAP Retention Warehouse Auskunftssystem PBS ECS SAP-System weiterhin nötig? Ja Ja Ja Nein SAP- Livesystem SAP- Auskunftssystem NON-SAP- Auskunftssystem 3

4 Anwendungsszenario 1: Strukturierte Daten extrahieren und auswerten, ohne Ablagesystem SAP- Datenbank SAP-Archiv (ADK) SAP-System PBS CONEX SAP DART PBS CDART SAP AIS 1 Extraktion PBS ECS (Windows PC) 3 - Datenanalyse - Daten-Views - Berichte - Beleganzeige - Export Excel, XML - und vieles mehr... Daten auswerten Extrakt- Dateien 2 ECS-Import ECS- Datenbank (MS SQL Server) 4

5 ECS Live Demo Live Demo 5

6 ECS-Demo: Hauptfenster Systemverwaltung DART-Import AIS-Import CONEX-Import Repository-Auswahl Ablageverwaltung View-Definition XML-Export Benutzerverwaltung Datenbanksicherung etc. Datenbestand / Navigation Detailanzeige 6

7 ECS-Demo: SAP-Daten importieren Extrakt- Dateien Extraktdaten aus Dateisystem in die ECS-Datenbank importieren 7

8 ECS-Demo: Tabellensicht in den SAP-Daten navigieren Beispiel: FI-Buchhaltungsbelege recherchieren 8

9 ECS-Demo: Weiterverarbeitung der Daten Drucken Export in SAP AIS-Datei Export nach Excel Excel Pivot-Tabelle erstellen Zugehörige Dokumente aus Ablagesystem anzeigen Beleganzeige ähnlich SAP- Transaktion (FB03, MB03, ME23, VF03) Detailanzeige Belegstruktur Export nach XML-Beschreibungsstandard GDPdU 9

10 ECS-Demo: Beleganzeige ähnlich zu SAP Beispiele: FI-Buchhaltungsbeleg analog SAP-Transaktion FB03, MM-Materialbeleg analog SAP-Transaktion MB03 10

11 ECS-Demo: Einzelnen SAP-Beleg anzeigen Beispiel: FI-Buchhaltungsbeleg mit abhängigen Daten 11

12 ECS-Demo: SAP-Daten auswerten mit Views 1. View definieren Zusammengehörige Daten verknüpfen Beispiel: FI-Buchhaltungsbelegköpfe und -Positionen mit Lieferanten 12

13 ECS-Demo: SAP-Daten auswerten mit Views 2. View ausführen Daten filtern, sortieren, gruppieren, Summen bilden etc. Exportieren nach Excel, Power Pivot, SAP AIS, XML 13

14 ECS-Demo: SAP-Daten auswerten mit SAP Crystal Reports 14

15 ECS-Demo: Zugriff auf Dokumente aus Ablagesystem Beispiel: Rechnungen zu FI-Buchhaltungsbeleg recherchieren und anzeigen 15

16 ECS-Demo: Zugriff auf SAP-Drucklisten aus Ablagesystem Beispiel: Belegkompaktjournal 16

17 ECS-Demo: Benutzerverwaltung und Zugriffsteuerung Rollenbasiertes Berechtigungsobjekt Administrator kann für jeden Benutzer festlegen, auf welche Daten und Funktionen zugegriffen werden darf Beispiel: FI-Auditor-Benutzer, der nur bestimmte FI-Daten lesen darf; beispielsweise bestimmte Buchungskreise oder Belegnummern-Intervalle 17

18 Anwendungsszenario 2: Zugriff auf SAP-Dokumente, Drucklisten und Extrakte aus externem Ablagesystem SAP ArchiveLink-Schnittstelle SAP-System Ablagesystem (DMS- oder Storage-Lösung) Dokumente Drucklisten Datenextrakte (DART, CONEX etc.) Ablage Extrakte, Dokumente 4 1 Dokumente abrufen und recherchieren, Extrakte importieren PBS Content Reader, PBS Extrakt Cockpit ECS (PC) 2 Extraktion 3 ECS-Import Dateien mit Dokumenten- Metadaten und -Indizes 18

19 Stilllegungsprojekt 2016 Überblick Projektumfang: 1 Produktivsystem (ERP 6.0), 1 Produktivmandant 9 Buchungskreise 6 Kostenrechnungskreise aus dem Controlling 4 Bewertungsbereiche aus der Anlagenbuchhaltung Buchungszeitraum: bis SAP-Module CO, AM, FI (ca Belege) Neuanforderungen: SAP-Module HR, TRV (700 Personalstammsätze, Reisen) Download der Dokumente in lokales Dateisystem des ECS-PC, somit wird kein Content-Management-System mehr benötigt ca Rechnungsbelege (zu BKPF) übernommen aus OpenText CMS Mittelständisches Unternehmen aus Deutschland, Hersteller von Faserprodukten, ca. 200 Mitarbeiter, Umsatz: 50 Mio. EUR Verkauf eines Geschäftsbereich Projektaufwand: Projektbetreuung durch PBS, 10 MT Aufwand 19

20 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Neu: Bereich Personalwirtschaft in CONEX-Extraktion (CONEX, Admintransaktion /PBS/CONEX_ADMIN) 20

21 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Neu: Anzeige HR-Daten im ECS 21

22 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Neue ECS-Views: 22

23 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Anforderung: Lohnartenreporter, SAP-Transaktion PC00_M99 23

24 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Neue Views, z. B. Lohnartenreporter, SAP-Transaktion PC00_M99 SAP ECS 24

25 Stilllegungsprojekt 2016: HR-Daten Neu im ECS: Lohnartenreporter, ähnlich zu SAP-Transaktion PC00_M99: 25

26 Validierung: Daten vollständig und korrekt übernommen? CONEX (SAP) Nach Import in PBS ECS (PC) 26

27 Automatische Validierung der Prüfsummen CONEX (SAP) Nach Import in PBS ECS (PC) 27

28 Anwendungsmöglichkeiten des ECS Systemstilllegung Zentrale Verwaltung von periodisch erzeugten Datenextrakten (etwa für steuerliche oder interne Prüfungszwecke) Zentrale Verwaltung von SAP-Dokumenten und -Drucklisten Datenzugriff auch für Nicht-SAP-Benutzer Daten-Snapshots Datentransfer (etwa bei Unternehmensverkäufen) Weitere Analyse der SAP-Daten in SQL Server-Datenbank mit 3rd-Party- Tools (z. B. SAP Crystal Reports, SQL Server Business Intelligence) 28

29 Zusammenfassung Schlanke und kostengünstige Lösung zur Extraktion von Daten aus SAP-Systemen Komfortable, einfach zu bedienende Funktionen zur Auswertung der SAP-Daten Datenrecherche durch Nicht-SAP-Benutzer möglich Datenextrakte ergänzen mit zugehörigen SAP-Dokumenten und SAP-Drucklisten aus Ablagesystemen Datenquelle für GDPdU Z3-Zugriffe durch Steuerbehörden (Viewbildung, Export der Daten im geforderten Format incl. XML-Beschreibung) 29

30 Oliver Hölzel PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144a Bensheim, Germany T: F: Oliver:hoelzel@pbs-software.com 30