5 Möglichkeiten. für eine bessere Kundenanbindung bei Auftragsannahme PDF

Transkript

1 5 Möglichkeiten für eine bessere Kundenanbindung bei Auftragsannahme PDF

2 Es ist eine Tatsache, dass der Kundendienst der Schlüssel zur Kundenbindung ist. Die Art und Weise, wie Aufträge verarbeitet werden, ist entscheidend für den Aufbau einer guten Beziehung zu Ihren Kunden. Dies ist einer der ersten Schritte in der Auftragsverarbeitung. Eine schlechte Erfahrung in diesem wichtigen Stadium kann die Geschäftsbeziehung ernsthaft schädigen. Wird zum Beispiel nicht auf eine Bestellung reagiert, macht dies einen schlechten ersten Eindruck, der schwer korrigiert werden kann. Was spricht dagegen, Ihre Auftragsverarbeitung zu nutzen, um die Erfahrung Ihrer Kunden zu verbessern? Im Folgenden präsentieren wir Ihnen 5 Möglichkeiten für eine bessere Kundenanbindung bei Auftragsannahme.

3 AUFTRÄGE SCHNELLER BEKOMMEN! Nur 0 % der Bestellungen im Einzelhandel sind automatisiert.* Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass 80 % der Bestellungen manuell verarbeitet werden! Manuelle Auftragsverarbeitung bedeutet, dass jeden Monat Berge von Papier gescannt werden müssen. Das ist zeitraubend und hält Ihre Mitarbeiter von produktiveren Arbeiten ab. *AMR Research Bitten Sie bei Ihren Kunden um Bestellungen im PDF-Format! Wenn Ihre Kunden ihre Bestellungen drucken können, sind sie auch in der Lage, PDF-Versionen zu erstellen. Der Bestelleingang im PDF-Format öffnet die Tür zur Automatisierung des Verarbeitungsprozesses mit Papier unmöglich. Nehmen Sie zuerst die größten Kunden ins Visier. Die Optimierung der Auftragsverarbeitung für Ihre größten Kunden hat einen sofortigen Einfluss auf die Papiermenge, die bewältigt werden muss. Papierdokumente werden nicht vollständig beseitigt, aber Ihre Arbeit werden erheblich rationalisiert. Kürzere Reaktionszeiten sind die Folge und Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter.

4 SCHLUSS MIT KUNDENBESCHWERDEN ÜBER IHRE FEHLER! Denken Sie manchmal, dass Sie mehr Zeit darauf verwenden, Fehler zu korrigieren, als etwas Konkretes zu produzieren? Menschliche Fehler gehören bei der manuellen Auftragsverarbeitung dazu. Es ist unmöglich, eine hundertprozentige Datenzuverlässigkeit zu garantieren. Fehler bei der Auftragsverarbeitung haben verheerende Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und können Sie sogar Kunden kosten. Erfassen Sie die Daten aus eingehenden Bestellungen, bevor Sie diese ausdrucken. Durch Auslesen der Daten direkt aus dem PDF ohne Scannen oder optische Zeichenerkennung beseitigen Sie Fehler an der Quelle. Durch die Gewährleistung der Eingabe richtiger Daten in das Auftragssystem können Sie Problemen auf Ihrer Seite vorbeugen, anstatt sich danach mühsam darum kümmern zu müssen. Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden, wenn Sie gute Nachrichten für sie haben, statt nur auf deren Beschwerden zu reagieren. 4

5 SCHLUSS MIT DER JAGD NACH DEN DATEN IHRER KUNDEN! PDF Gehen bei Ihnen gelegentlich Bestellungen verloren? Können Sie dem Wunsch Ihrer Kunden, die Bestellung Ihrer Rechnung beizufügen, entsprechen? Der Umgang mit Papier geht oft einher mit dem Verlust von Exemplaren sowie Fehlern bei Ablage und Archivierung. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass die gelieferten Waren und Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen, kann dies ein Problem bei der Berechnung darstellen. Bestellungen, die im PDF-Format eingehen, enthalten Metadaten, die automatisch in Indexinformationen konvertiert werden können und somit gewährleisten, dass Sie erhaltene Aufträge jederzeit wiederherstellen können. Automatisieren Sie die Indexierung in einem Dokumenten-Managementsystem. Keine verlorenen Dokumente keine Streitigkeiten! 5

6 4 BESSERE KOMMUNIKATION STÄRKT KUNDENBINDUNG Bestätigen Sie für gewöhnlich den Erhalt von Aufträgen? Ist dies ein manueller Prozess? Wie viel Zeit vergeht zwischen Auftragseingang und Absenden einer Bestätigung oder eines Angebots? Die Verarbeitung eines großen Papiervolumens ist zwangsläufig zeitraubend. Zwischen dem Absenden einer Bestellung durch den Kunden und dem Erhalt einer Bestätigung können mehrere Tage vergehen. Der Kunde fragt sich in der Zwischenzeit, ob der Auftrag überhaupt eingegangen ist. Möglicherweise wendet er sich an einen Wettbewerber, während er auf Ihre Rückmeldung wartet. Automatisieren Sie die Auftragsbestätigung per , SMS oder über das Internet. Der Eingang einer neuen Bestellung kann automatisch den Versand einer Nachricht, die den Erhalt bestätigt, auslösen. Mit der Einführung von Multi-Channel- Kommunikationslösungen können Ihre Kunden über ihr bevorzugtes Kommunikationsmittel darüber benachrichtigt werden, dass ihre Bestellung empfangen wurde. Nach Implementierung dieses Prozesses kann er für jeden Schritt in der Auftragsabwicklung dupliziert werden: vom Eingang über Vorbereitung und Versand bis hin zur Lieferung. Sorgen Sie für eine ausgezeichnete Kundenerfahrung, ohne dass Sie Ihre Betriebsabläufe verkomplizieren. 6

7 5 BESSERER KUNDENSERVICE - AUCH BEI AUSLIEFERUNG Können Ihre Kunden schon bei Auslieferung einer Bestellung neue Produkte bestellen? Ist ein Auftrag eingegangen, muss geliefert werden. Jede Auslieferung bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu kommen und einen ausgezeichneten Eindruck bei ihnen zu hinterlassen. Dieser persönliche Kontakt sollte genutzt werden! Doch nur mit Papierdokumenten ist es für den Zusteller schwierig, einen guten Eindruck zu machen. Er kann nicht überprüfen, ob das Produkt, das der Kunde bestellen möchte, verfügbar ist. Er muss den Kunden bis zu seiner Rückkehr ins Büro vertrösten. Was für eine Zeitverschwendung! Stellen Sie Ihren Außendienstmitarbeitern Tablet-Geräte bereit. Die Nutzung mobiler Geräte bietet sich mittlerweile für jeden an und ist sehr preiswert. Besorgen Sie sich ein Tool, mit dem Sie die Auslieferung auf einem Tablet bestätigen lassen können und automatisieren Sie den gesamten Prozess durch Verbinden der mobilen Geräte mit Ihrem Content- Managementsystem. Lassen Sie Ihre Kunden persönlich die Menge bei Lieferung ändern oder ein anderes Produkt bestellen. Der Bestand wird automatisch aktualisiert. Der Kundenservice ist schnell und persönlich! 7

8 objectiflune.com OL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Objectif Lune Inc. Alle eingetragenen Warenzeichen in diesem Dokument sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Objectif Lune Inc., 07. Alle Rechte vorbehalten.