Desktop. Für Einsteiger

Transkript

1 Desktop Für Einsteiger Dieses Dokument ist eine kurze Vorstellung von Desktop, der nützlichen Hilfe für effizienteres Arbeiten im Büro. Es beschreibt praktische Methoden für Ihre Nutzungsumgebung, mit deren Hilfe Sie die Verwendung von Desktop erlernen können. Übersicht über Desktop 3 Ihre Möglichkeiten mit Desktop Papierlose Abläufe für mehr Übersicht im Büro 4 Einfaches Drucken mit unterschiedlichen Druckeinstellungen 5 Direktes Senden/Empfangen von Faxen aus Desktop 6 Funktionen von Desktop Zusammenfassen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten 7 Abrufen gespeicherter Druckeinstellungen per Mausklick 8 Festlegen von Druckeinstellungen aus der Druckvorschau 9 Verkleinern von Rändern zum Sparen von Papier 10 Drucken und Versenden von Faxen/ s 11 Konvertieren von Dokumenten in PDF-Dateien 12 Bearbeiten von PDF-Dokumenten zum einfacheren Umgang 13 Hinzufügen von Kommentaren und Stempeln 14 SE-IG-263-V2 CANON INC. 2014

2 Vorwort Struktur der Dokumentation Disc Disc Desktop für Einsteiger (dieses Dokument) Handbücher mit diesem Zeichen sind PDF-Handbücher, die sich auf dem Datenträger "Installationsmedien des Desktop" befinden. Disc Installationshandbuch: Dieses Handbuch beschreibt die Installation des Produkts. iw Desktop Anleitung: Dieses Handbuch beschreibt den Umgang und die Arbeit mit dem Produkt im Detail. Nach der Installation kann es auf eine der folgenden Arten geöffnet werden. Wählen Sie das Menü [Hilfe] - [Handbuch] in Desktop Browser, Document Binder, Annotation Editor, Object Layout Editor, oder Variable Editor. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf symbol von Printer Monitor oder auf symbol von Document Monitor in der Taskleiste, und wählen Sie [Handbuch]. Je nach der verwendeten Umgebung wird unter Umständen eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Bestätigen Sie in diesem Fall, dass die Inhalte angezeigt werden sollen. Disc Anleitung zur Software-Lizenzregistrierung: In diesem Handbuch finden Sie zur Lizenzauthentifizierung. Disc Startup-Handbuch: In diesem Handbuch werden die grundlegenden Einstellungen und der Arbeitsablauf für dieses Produkt anhand von Beispielen aus der Praxis beschrieben. Disc Administratorhandbuch: In diesem Handbuch wird beschrieben, wie Sie dieses Produkt als Administrator verwenden. Es enthält Informationen zu erweiterten Installationsmethoden und zur Verwendung von Bibliotheken. Hinweise zum Lesen dieses Dokuments In diesem Dokument werden Screenshots aus Windows 7 verwendet. Bezeichnungen von Bildschirmen, Einstellungen, Schaltflächen, Menüs und Befehlen sind in diesem Dokument in eckige Klammern gesetzt. Sie können im iw Desktop Anleitung (HTML-Handbuch) nach der Nummer (DTxxxxx) suchen, die unter angezeigt wird, um ausführlichere Informationen zu dem entsprechenden Thema zu erhalten. Je nach Ihrem Drucker und seinen optionalen Einstellungen können einige der in diesem Dokument beschriebenen Funktionen eventuell nicht genutzt werden. Abkürzungen In diesem Dokument werden die folgenden Abkürzungen verwendet. iw Desktop: Desktop iw Desktop Browser: Desktop Browser iw Desktop Document Binder: Document Binder iw Desktop Object Layout Editor: Object Layout Editor iw Desktop Annotation Editor: Annotation Editor iw Desktop Variable Editor: Variable Editor iw Desktop Printer Monitor: Printer Monitor iw Desktop Document Monitor: Document Monitor imagerunner ADVANCE Desktop Quick Printing Tool: Quick Printing Tool iw Desktop Anleitung: HTML-Handbuch Microsoft Windows 7-Betriebssystem: Windows 7 Microsoft Windows 8-Betriebssystem: Windows 8 Microsoft Windows 8.1-Betriebssystem: Windows 8.1 Microsoft Windows-Betriebssystem: Windows Marken Microsoft, Windows, Windows Vista, und SharePoint sind in den USA und/oder anderen Ländern Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, das Adobe PDF-Logo und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. LEADTOOLS Copyright (C) LEAD Technologies, Inc. Andere in diesem Handbuch aufgeführte Firmen- und Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.

3 Übersicht über Desktop In jedem Büro werden Dokumente in verschiedenen Anwendungen erstellt oder bleiben in Papierform erhalten. Möchten Sie Dokumente für Besprechungen, Dienstreisen und Präsentationen schneller wiederfinden? Möchten Sie das Verteilen und Freigeben von Dokumenten vereinfachen? Wenn Sie sich mehr Übersicht über die Dokumente in Ihrem Büro wünschen, ist Desktop die richtige Antwort. Sie können mehrere Dokumente zu einem "Binder-Dokument" zusammenfassen. Auch wenn die Anwendung, in der ein Dokument erstellt wurde, nicht mehr verfügbar ist, können Sie es bearbeiten und das Layout ändern, um Papier zu sparen. Mit Desktop können Sie Dokumente nicht nur zentral verwalten, sondern auch auf unterschiedliche Art weiterverarbeiten, zum Beispiel durch Drucken oder Versenden per Fax oder . Bearbeiten Bearbeiten (Redaktion) Kombinieren Importieren Prüfen/Freigeben Prüfen/Freigeben Datenbank verwenden An anhängen Sie können Dokumente erstellen, bei denen bestimmte Bereiche wie die Adresse oder der Empfänger ersetzt werden. Durch das Hinzufügen von Kommentaren und digitalen Stempeln zu Dokumenten können Sie Dokumente verteilen und freigeben. Neben dem Drucken und dem Versenden von Faxen können Sie auch sehr einfach eine Druckvorschau anzeigen und PDF-Dateien erstellen. Scannen/ Fax empfangen Drucken/Fax versenden imagerunner ADVANCE imagerunner ADVANCE 3

4 Ihre Möglichkeiten mit Desktop Papierlose Abläufe für mehr Übersicht im Büro Drucken Sie die Dokumente für Ihre tägliche Arbeit jedes Mal auf Papier aus? Verlieren Sie manchmal den Überblick über die Ablage Ihrer Unterlagen? Desktop macht derartige Routineaufgaben effizienter und sorgt für mehr Ordnung im Büro, da keine Papierdokumente mehr abgelegt werden müssen. Normales Büro Nach der Installation von Desktop... Dokumente ausdrucken, manuell sammeln und sortieren Zentrales Dokumentenmanagement Separate Ablage erforderlich Verteilen/Freigeben am PC Digitale Ablage von Dokumentdaten Verteilen/Freigeben von Papierdokumenten Vgl. "Zusammenfassen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten" auf Seite 7 "Konvertieren von Dokumenten in PDF-Dateien" auf Seite 12 "Hinzufügen von Kommentaren und Stempeln" auf Seite 14

5 Ihre Möglichkeiten mit Desktop Einfaches Drucken mit unterschiedlichen Druckeinstellungen Verbringen Sie zu viel Zeit damit, Ihre Dokumente zum Drucken vorzubereiten? Mit Desktop kann jeder Benutzer Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen kombinieren, in ein Standardformat konvertieren und daraus hochwertige Ausdrucke erstellen. Bisheriger Ablauf zum Erstellen gedruckter Unterlagen Benötigte Seiten in jeder Anwendung auswählen Scannen Nach der Installation von Desktop... Erforderliche Seiten zentral in Desktop auswählen und Dokumente kombinieren Scannen Verschiedene Druckeinstellungen können in Desktop aktiviert werden. Die detaillierte Druckvorschau sorgt für hochwertige, fehlerfreie Ausdrucke. Neues Dokument mit standardisiertem Format zum Drucken erstellen Keine Vorschau der Ausgabe möglich, daher Probedruck erforderlich Vgl. "Zusammenfassen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten" auf Seite 7 "Abrufen gespeicherter Druckeinstellungen per Mausklick" auf Seite 8 "Festlegen von Druckeinstellungen aus der Druckvorschau" auf Seite 9 "Verkleinern von Rändern zum Sparen von Papier" auf Seite 10

6 Ihre Möglichkeiten mit Desktop Direktes Senden/Empfangen von Faxen aus Desktop Senden und empfangen Sie Faxe noch auf Papier? Verlieren Sie manchmal den Überblick über die Ablage Ihrer Unterlagen? Indem Sie Desktop mit einem imagerunner ADVANCE-System verbinden, können Sie alle Faxfunktionen direkt vom PC aus nutzen, Faxe leicht ablegen und später wieder darauf zugreifen. Bisheriger Ablauf beim Faxen Fax empfangen und auf Papier ausdrucken Nach der Installation von Desktop... Faxe über ein imagerunner ADVANCESystem direkt am PC empfangen Dokumente am PC digital abstempeln lassen Eingegangene Dokumente verteilen und zur Freigabe oder für die Buchhaltung usw. abstempeln lassen Dokumente digital speichern Faxe beantworten Eingegangene Faxe direkt am PC beantworten Vgl. Ablage benötigt Zeit und Platz "Drucken und Versenden von Faxen/ s" auf Seite 11 "Konvertieren von Dokumenten in PDF-Dateien" auf Seite 12 "Bearbeiten von PDF-Dokumenten zum einfacheren Umgang" auf Seite 13 "Hinzufügen von Kommentaren und Stempeln" auf Seite 14

7 Zusammenfassen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten Sie können mehrere Dokumente zu einem "Binder-Dokument" kombinieren, ähnlich wie Papierdokumente in einem Hefter. 1 Dokument auswählen Wählen Sie die Dokumente im Desktop Browser aus. 2 Dokumente kombinieren Klicken Sie auf das Ausgabesymbol [Druckvorschau]. Die Dokumente werden im Document Binder kombiniert. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT03001: "Öffnen mit Document Binder"

8 Abrufen gespeicherter Druckeinstellungen per Mausklick Einstellungen für den Ausdruck wie Papiertyp, Layout und Modus (Farbe/Schwarzweiß) können Sie einfach per Mausklick abrufen. Häufig benötigte Druckeinstellungen können Sie zum Abruf als Vorlage unter einer Schaltfläche speichern. 1 Registerkarte [Vorlagen] öffnen Öffnen Sie ein Dokument im Document Binder und klicken Sie auf die Registerkarte [Vorlagen]. 2 Vorlage auswählen Wählen Sie über eine Schaltfläche einen Satz gespeicherter Druckeinstellungen aus. 3 Drucken Klicken Sie auf [Drucken]. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT04001: "Verwenden von Vorlagen" Die Druckeinstellungen werden sofort bei der Auswahl übernommen. 2 Seiten/Blatt für A3 Diese Druckeinstellungen werden auch unterstützt Doppelseitiger Druck/ Heften Broschürendruck/-heftung/ Einfügen von Deckblättern Kopf-/Fußzeile Wasserzeichen 4 Seiten/Blatt für A4

9 Festlegen von Druckeinstellungen aus der Druckvorschau Die Druckvorschau im Document Binder wird beim Ändern der Druckeinstellungen automatisch aktualisiert. Sie sehen sofort, wie sich Ihre Druckeinstellungen auf die Ausgabe auswirken. Einstellungen auf der Registerkarte [Druckeinst.] festlegen. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT04002: "Erweiterte Druckeinstellungen für Dokumente"

10 Verkleinern von Rändern zum Sparen von Papier Wenn Sie zu große Ränder und Freiräume in den Originalen verkleinern möchten, geht das einfach per Mausklick. Das Ergebnis der Randverkleinerung kann in einer Vorschau überprüft werden. 1 Dokument öffnen Öffnen Sie ein Dokument im Document Binder und klicken Sie auf das rechts neben der Schaltfläche [Ränder verkleinern]. 2 Ränder verkleinern Wählen Sie [Blockränder auf aufeinanderfolgenden Seiten verkleinern] aus dem angezeigten Menü. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT04003: "Verkleinern der Ränder mit Document Binder, um Papier zu sparen" 10

11 Drucken und Versenden von Faxen/ s Sie können Dokumente drucken, per Fax versenden oder an eine anhängen, indem Sie sie einfach per Drag & Drop auf das gewünschte Ausgabesymbol ziehen. 1 Dokument auswählen Wählen Sie die Dokumente im Desktop Browser aus. (Mehrere Dokumente können ausgewählt werden) 2 Drucken oder Fax/ senden Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop auf das Ausgabesymbol. Hängt das Dokument an eine an. Druckt das Dokument. Versendet das Dokument per Fax. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT03002: "Senden von Faxdokumenten/ s von Desktop Browser" DT03003: "Drucken von Dokumenten in Desktop Browser" 11

12 Konvertieren von Dokumenten in PDF-Dateien Sie können Dokumente aus einer Bibliothek in PDF-Dateien konvertieren und abspeichern. Die PDF-Dateien können Sie außerdem mit einem Passwort schützen. Konvertieren von Dokumenten in PDF-Dateien 1 2 Wählen Sie die Dokumente im Desktop Browser aus. Klicken Sie auf [In PDF konvertieren]. Die PDF-Datei wird am gleichen Ort wie das ursprüngliche Dokument gespeichert. Konvertieren in passwortgeschützte PDF-Datei 1 Öffnen Sie ein Dokument im Document Binder und klicken Sie auf [Als PDF exportieren]. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT03004: "Konvertieren aller Dokumente in PDF-Dokumente" 2 Legen Sie ein Passwort fest und geben Sie Speicherort, Name usw. des Dokuments an. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT04004: "Exportieren von Binder-Dokumenten als PDF- Dokumente" 12

13 Bearbeiten von PDF-Dokumenten zum einfacheren Umgang Mit dem Desktop Browser können Sie PDF-Dokumente aufteilen und aus der Vorschau heraus Seiten extrahieren. Außerdem können Sie mehrere PDF-Dokumente zum einfacheren Umgang in einer einzigen Datei kombinieren. Seite aus Vorschau extrahieren Mehrere PDF-Dokumente kombinieren Seite aus Vorschau kopieren PDF-Dokumente in Seiten aufteilen PDF-Dokument an der angezeigten Seite zweiteilen Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT03005: "Anzeige im Vorschaubereich" DT03006: "Extrahieren einer Seitenvorschau" DT03007: "Kopieren der Seitenvorschau" DT03008: "Teilen von PDF-Dokumenten" DT03009: "Teilen von PDF-Dokumenten in einzelne Seiten" DT03010: "Konvertieren mehrerer Dokumente in eine einzige PDF-Datei" 13

14 Hinzufügen von Kommentaren und Stempeln Sie können "Anmerkungen" wie Kommentare, Bilder, Formen und digitale Stempel zu Binder- oder PDF-Dokumenten hinzufügen. 2 Anmerkung einfügen Wählen Sie zuerst die Art der Anmerkung aus und legen Sie deren Eigenschaften fest. 1 Dokument auswählen Wählen Sie im Desktop Browser ein Dokument aus und klicken Sie auf [Anmerkungen]. Klicken Sie an der gewünschten Stelle in das Dokument, um die Anmerkung einzufügen. Suchen Sie im HTML-Handbuch nach der folgenden Nummer. DT06001: "Hinzüfugen/Bearbeiten von Abbildungen und Text" DT06002: "Verwendung von Stempeln/digitalen Stempeln" 14