PDF-Kurs 2010 (2. Tag)

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1 PDF-Kurs 2010 (2. Tag) WebCapture Sie können eine geöffnete Webseite von Internet Explorer aus in ein PDF-Dokument konvertieren, bei der Konvertierung aus Acrobat heraus stehen Ihnen jedoch zusätzliche Optionen zur Verfügung. Sie können beispielsweise eine gesamte Website in die PDF-Datei einbeziehen, auf Wunsch aber auch nur einige Ebenen einer Website. Webseiten in Adobe PDF konvertieren 1. Wählen Sie Datei > PDF erstellen > Aus Webseite. 2. Geben Sie den vollständigen Pfad zur Webseite ein oder klicken Sie auf Durchsuchen, um zur gewünschten HTML-Datei zu navigieren. 3. Um die Ebenenanzahl der zu konvertierenden Website zu ändern, erweitern Sie Mehrere Ebenen erfassen. Geben Sie im Bereich Einstellungen die Anzahl der aufzunehmenden Ebenen ein oder wählen Sie Gesamte Website laden, um alle Ebenen der Website einzubeziehen. Hinweis: Manche Websites bestehen aus Hunderten oder gar Tausenden von Seiten. Das Konvertieren einer großen Website kann Ihr System verlangsamen und ggf. sogar den gesamten Festplatten- und Arbeitsspeicher belegen und so zu einem Systemabsturz führen. Daher empfiehlt es sich, zunächst nur eine Seitenebene herunterzuladen und dann durch die konvertierten PDF-Seiten zu blättern, um die Links zu finden, die Sie herunterladen möchten. 4. Wenn Nur N Ebene(n) ausgewählt ist, wählen Sie eine oder beider der folgenden Optionen aus: Pfad beibehalten Es werden nur die der angegebenen URL untergeordneten Webseiten heruntergeladen. Server beibehalten Es werden nur auf diesem Server gespeicherte Webseiten heruntergeladen. 5. Klicken Sie auf Einstellungen, ändern Sie nach Bedarf die ausgewählten Optionen im Dialogfeld Webseitenkonvertierung - Einstellungen und klicken Sie auf OK. 6. Klicken Sie auf Erstellen. Hinweis: Sie können die PDF-Seiten beim Herunterladen anzeigen, aber nicht bearbeiten. Dies ist erst wieder möglich, nachdem die Seiten vollständig heruntergeladen wurden. 7. Wenn Sie das Dialogfeld Downloadstatus geschlossen haben, wählen Sie Erweitert > Web Capture > Statusdialogfelder im Vordergrund anzeigen, um das Dialogfeld wieder einzublenden.

2 Es werden nur auf diesem Server gespeicherte Webseiten heruntergeladen

3 Verknüpfte Webseiten zu einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen 1. Öffnen Sie ein zuvor konvertiertes PDF-Dokument in Acrobat. Blättern Sie zu den Hyperlinks für die Seiten, die hinzugefügt werden sollen. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: o Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen Sie An Dokument anhängen. o Wählen Sie Erweitert > Web Capture > Weblinks anzeigen. Im Dialogfeld werden alle Links auf der aktuellen Seite oder auf den Seiten des getaggten Lesezeichens aufgeführt. Wählen Sie die verknüpften Seiten aus, die eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf Eigenschaften, um die Optionen zum Herunterladen festzulegen, und wählen Sie dann die Schaltfläche Herunterladen. o Wählen Sie Erweitert > Web Capture > Alle Links auf Seite anhängen. Hinweis: Nachdem die Seiten konvertiert wurden, liegen die Weblinks als interne Verknüpfungen vor. Durch Klicken auf einen solchen Link gelangen Sie zu der entsprechenden PDF-Seite und nicht zu der ursprünglichen HTML-Seite im Internet.

4 Outlook-Elemente ( s und Ordner) in PDF umwandeln Sie können in Microsoft Outlook mit dem Programm PDFMaker eine oder mehrere - Nachrichten und ganze Nachrichtenordner in ein zusammengeführtes PDF-Dokument bzw. in ein PDF-Portfolio konvertieren. Die -Nachrichten sind im Portfolio als jeweils eigenständige PDF- Datei enthalten. Dabei werden auch alle Dateianhänge mit übernommen und alle vorhandenen Verknüpfungen innerhalb der s sind funktionsfähig. Die Einstellung, ob -Nachrichten in ein fortlaufendes PDF-Dokument oder in ein PDF-Portfolio eingefügt werden, finden Sie im Dialogfeld für die Konvertierungseinstellungen von Acrobat PDFMaker.

5 Die Steuerelemente zum Erstellen von PDFs finden Sie in der -Anwendung an zwei Stellen: auf der Acrobat PDFMaker-Werkzeugleiste und in einem Menü. In Outlook heißt das Menü Adobe PDF. Es wird rechts neben dem Hilfe-Menü (?) von Outlook angezeigt. -Nachrichten in eine neue PDF-Datei konvertieren 1. Wählen Sie in Outlook die einzelnen -Nachrichten aus. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

6 o (Outlook) Wählen Sie Adobe PDF > Ausgewählte Nachrichten konvertieren > Neues PDF erstellen. 3. Geben Sie im Dialogfeld Adobe PDF-Datei speichern unter ein Verzeichnis und einen Dateinamen an und klicken Sie auf Speichern. -Ordner in eine neue PDF-Datei konvertieren PDFMaker kann mehrere Ordner gleichzeitig in PDF konvertieren. Es ist nicht erforderlich, die Ordner zu Beginn auszuwählen; Sie können die Auswahl in einem automatisch angezeigten Dialogfeld vornehmen. 1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: o (Outlook) Wählen Sei Adobe PDF > Ausgewählte Ordner konvertieren > Neues PDF erstellen. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner in Adobe PDF konvertieren die Ordner aus. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner konvertieren. 3. Geben Sie im Dialogfeld Adobe PDF-Datei speichern unter einen Speicherort und Namen für das PDF-Portfolio an. Nach Abschluss der Konvertierung wird das neue PDF-Paket in Acrobat geöffnet.

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8 Die s werden als einzelne PDF- Dateien im Archiv gespeichert. Alle Datei-Anhänge werden unverändert übernommen und können weiter verwendet werden.

9 Hintergrund Ein Hintergrund wird hinter Text oder Bildern auf der Seite platziert. Bei dem Hintergrund kann es sich einfach um eine Farbfläche handeln; auch ein Bild lässt sich als Hintergrund verwenden. Sie können einen Hintergrund selektiv auf bestimmte Seiten oder Seitenbereiche in einem oder mehreren PDF-Dokumenten anwenden. Für jede Seite in einem PDF-Dokument wird nur ein Hintergrund unterstützt, Sie können jedoch jeder Seite einen anderen Hintergrund geben. Hintergrund hinzufügen, ersetzen oder bearbeiten, bei geöffnetem Dokument 1. Wählen Sie Dokument > Hintergrund > Hinzufügen/Ersetzen. Hinweis: Wenn Sie mit einer Meldung darauf hingewiesen werden, dass sich im aktuellen Dokument bereits ein Hintergrund befindet, klicken Sie auf Hintergrund ersetzen. Wenn Sie den neuen Hintergrund auf einen begrenzten Seitenbereich anwenden, bleibt der alte Hintergrund auf den Seiten außerhalb des festgelegten Bereichs unverändert. 2. (Optional) Zum selektiven Anwenden des Hintergrunds auf einzelne Seiten klicken Sie auf Optionen für Seitenbereich. Legen Sie anschließend einen Seitenbereich fest und wählen Sie ggf. eine Option im Menü Untergruppe. 3. Legen Sie den Hintergrund fest: o Zum Wiederverwenden eines in einer vorherigen Sitzung gespeicherten Hintergrunds mit zugehörigen Einstellungen wählen Sie im Menü Gespeicherte Einstellungen die entsprechende Option.

10 o o Zum Anwenden eines einfarbigen Hintergrunds aktivieren Sie Anhand der Farbe. Wählen Sie anschließend ein Farbfeld oder eine benutzerdefinierte Farbe im Farbwähler. Wenn Sie ein Bild verwenden möchten, wählen Sie Datei und anschließend die Bilddatei. Zum Auswählen eines bestimmten Bildes aus einer Datei mit mehreren Seiten geben Sie bei Seitenzahl die gewünschte Seite ein. Hinweis: Nur Dateien in den Formaten PDF, JPEG und BMP können als Hintergrundbilder verwendet werden. 4. Passen Sie das Erscheinungsbild und die Position des Hintergrunds Ihren Anforderungen entsprechend an. 5. (Optional) Um denselben Hintergrund auf weitere PDF-Dokumente anzuwenden, wählen Sie Auf mehrere anwenden. Klicken Sie auf Hinzufügen, wählen Sie Dateien hinzufügen oder Geöffnete Dateien hinzufügen und wählen Sie die Dateien aus. Im Dialogfeld Ausgabeoptionen können Sie den Ordner und die Voreinstellungen für Dateinamen festlegen. Klicken Sie danach auf OK.

11 Hintergrund aus ausgewählten Seiten entfernen 1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument oder wählen Sie eines oder mehrere PDF-Dokumente in einem PDF-Portfolio aus. 2. Wählen Sie Dokument > Hintergrund > Hinzufügen/Ersetzen. 3. Klicken Sie auf Optionen für Seitenbereich und wählen Sie einen Seitenbereich und ggf. eine Option im Menü Untergruppe aus. Formulare in Acrobat Sie können Formulare aus einem vorhandenen elektronischen Dokument (z. B. einem PDF-, Wordoder Excel-Dokument) erstellen oder ein Papierdokument scannen, um es in ein PDF-Formular zu konvertieren. Wenn Sie ein Formular selbst oder mit Hilfe einer Vorlage erstellen möchten, müssen Sie Acrobat Pro bzw. Acrobat Pro Extended für Windows oder Adobe LiveCycle Designer besitzen. 1. Wählen Sie Formulare > Formularassistent starten. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus und folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm. o Wählen Sie Ein vorhandenes elektronisches Formular, um ein vorhandenes elektronisches Dokument (z. B. ein Word- oder PDF-Dokument) in ein PDF-Formular zu konvertieren. Hinweis: Wenn Sie den Assistenten nicht verwenden möchten, können Sie zum Konvertieren eines PDF-Dokuments in ein Acrobat-Formular die entsprechende Datei öffnen und anschließend Formulare > Felder hinzufügen oder bearbeiten wählen. o o Wählen Sie Ein Papierformular, um ein Papierformular zu scannen und in ein PDF- Formular zu konvertieren. (Windows) Wenn Sie LiveCycle Designer zum Erstellen eines neuen Formulars oder zum Erstellen eines Formulars aus einer der verfügaren Vorlagen verwenden möchten, wählen Sie Kein vorhandenes Formular.

12 Hinweis: Um ein Acrobat-Formular vollständig neu zu erstellen, müssen Sie zunächst eine leere PDF- Datei erstellen, indem Sie Datei > PDF erstellen > Von leerer Seite wählen. Verwenden Sie anschließend den Formularassistenten, um die PDF in ein Acrobat-Formular zu konvertieren. Formularfelder erstellen Sie erstellen Formularfelder in Acrobat, indem Sie eines der Formular-Werkzeuge auswählen. Über das Eigenschaften-Dialogfeld der Formularfelder können Sie für jeden Feldtyp eine Reihe von Optionen festlegen. Hinweis: Verwenden Sie unter Windows die Anwendung LiveCycle Designer, um in Acrobat erstellte Formulare zu bearbeiten. In Acrobat können jedoch keine Formularfelder bearbeitet werden, die in LiveCycle Designer geöffnet und gespeichert wurden. Neue Formularfelder erstellen 1. Wählen Sie nach dem Konvertieren des Dokuments in ein PDF-Formular im Menü Formulare > Felder hinzufügen oder bearbeiten. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: o Klicken Sie auf Neues Feld hinzufügen und wählen Sie anschließend ein Werkzeug aus. o Wählen Sie Formulare > Formular-Werkzeuge und wählen Sie ein Formular- Werkzeug aus. o Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite und wählen Sie ein Werkzeug aus. Der Cursor verwandelt sich in ein Fadenkreuz. 3. Klicken Sie auf der Seite an der Stelle, an der das Feld hinzugefügt werden soll, um ein Feld in der Standardgröße zu erstellen. Ziehen Sie zum Erstellen eines Felds in der Standardgröße ein Rechteck, um die Größe des Felds zu definieren. 4. Geben Sie im Feld Feldname den Namen des Felds ein und geben Sie an, ob das Feld ein erforderliches Feld sein soll. Wählen Sie einen entsprechenden beschreibenden Namen, um das Organisieren und Erfassen der Daten zu vereinfachen. 5. Klicken Sie auf Alle Eigenschaften anzeigen, um das Dialogfeld Eigenschaften anzuzeigen und ggf. andere Feldeigenschaften zu ändern. Hinweis: Wenn Sie in der Formular-Werkzeugleiste (sichtbar nach Auswahl von Neues Feld hinzufügen > Werkzeuge in der Werkzeugleiste einblenden ) die Option Werkzeugauswahl beibehalten ausgewählt haben, wird das Feld Feldname nach dem Hinzufügen eines Felds nicht angezeigt. Bei jedem Klicken auf die Seite wird ein neues Feld zum Formular hinzugefügt. Zum Beenden dieses Modus drücken Sie die Esc-Taste oder wählen die Schaltfläche Objektauswahl-Werkzeug. Doppelklicken Sie zum Bearbeiten der Feldeigenschaften auf das Feld. 6. Klicken Sie zum Testen des Formulars auf die Schaltfläche Vorschau. Mit Hilfe der Formularvorschau können Sie das Formular so anzeigen, wie es auch den Formularempfängern angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie das Erscheinungsbild des

13 Formulars überprüfen. Wenn Sie ein Formular in der Vorschau anzeigen, können Sie auf die Schaltfläche Layout bearbeiten klicken, um zum Bearbeitungsmodus zurückzukehren. Eigenschaften der Formularfelder Das Verhalten von Formularfeldern wird von den im Eigenschaften-Dialogfeld des entsprechenden Felds vorgenommenen Einstellungen bestimmt. Sie können Eigenschaften für die Formatierung festlegen, die Beziehung der Formularfeldinformationen zu anderen Formularfeldern bestimmen, Einschränkungen hinsichtlich der Eingabe angeben, benutzerdefinierte Skripten auslösen uvm. Je nach Formularfeldtyp können Sie verschiedene Eigenschaften für ein Acrobat Formularfeld festlegen. Die Eigenschaften jedes Formularfeldtyps werden auf den einzelnen Registerkarten

14 angegeben. Wenn Sie eine Eigenschaft ändern, wird diese angewendet, sobald Sie eine andere Eigenschaft auswählen oder die Eingabetaste drücken. Alle Formularfeldtypen verfügen über die Registerkarten Allgemein und Aktionen. Einzelne Formularfeldtypen verfügen über weitere Registerkarten. Die Registerkarte Optionen wird für die meisten Formularfeldtypen angezeigt, die darauf auszuwählenden Optionen variieren allerdings je nach Formularfeldtyp. Sie können nur im Bearbeitungsmodus auf Acrobat-Formularfeldeigenschaften zugreifen (wählen Sie Formulare > Felder hinzufügen oder bearbeiten ). Sie können die Eigenschaften für mehrere Formularfelder gleichzeitig ändern. 1. Wählen Sie zum Öffnen des Eigenschaften-Dialogfelds eine der folgenden Möglichkeiten: o Zum Bearbeiten eines einzelnen Formularfelds doppelklicken Sie mit der linken Maustaste oder klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen Eigenschaften. o Zum Bearbeiten mehrerer Formularfelder wählen Sie diese aus, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen Eigenschaften. 2. Nehmen Sie auf den verfügbaren Registerkarten die gewünschten Änderungen vor. Die Eigenschaft wird geändert, sobald Sie eine andere Eigenschaft auswählen oder die Eingabetaste drücken. 3. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen. Wenn Sie Formularfelder mit unterschiedlichen Eigenschaftswerten auswählen, sind einige Optionen im Eigenschaften-Dialogfeld nicht verfügbar. Änderungen an den verfügbaren Optionen wirken sich andernfalls auf alle ausgewählten Formularfelder aus.

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17 Reader-Benutzern das Speichern von Formulardaten ermöglichen Normalerweise können Benutzer von Reader keine Kopie der von ihnen ausgefüllten Formulare speichern. Sie können die Rechte von Reader-Benutzern jedoch dahingehend erweitern. Zu diesen erweiterten Rechten gehören das Einfügen von Kommentaren, die Verwendung des Schreibmaschinen-Werkzeugs und das digitale Unterschreiben des PDF-Dokuments. 1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument oder wählen Sie eines oder mehrere PDF-Dokumente in einem PDF-Portfolio aus. 2. Wählen Sie Erweitert > Funktionen in Adobe Reader erweitern. Die erweiterten Berechtigungen gelten nur für das aktuelle PDF-Dokument. Falls Sie weitere PDF- Formulare erstellen, müssen Sie den Vorgang wiederholen, wenn Reader-Benutzer in der Lage sein sollen, ihre eigenen Kopien des ausgefüllten PDF-Formulars zu speichern.

18 Formulare mit LiveCycle Designer Adobe LiveCycle Designer ES ist ein grafisches Formularentwurfsprogramm, das professionelle Funktionen und Steuerelemente für die Erstellung komplexer Formulare bereitstellt. LiveCycle Designer ES ist als eigenständige Anwendung in Acrobat Pro bzw. Acrobat Pro Extended für Windows enthalten.

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