Genehmigung und Archivierung von Dokumenten ERP-Output Prozesse digitalisieren September 2018

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1 Genehmigung und Archivierung von Dokumenten ERP-Output Prozesse digitalisieren September 2018 Dominique Corazolla Sales Solution Consultant Symtrax Deutschland

2 Symtrax ein internationales Unternehmen 2 Kernanwendungen Reporting & DMS Kunden in allen Bereichen Langjährige Kundenbindung 13 Jahre 6 Niederlassungen und 70 Mitarbeiter 4 Technologiepartner

3 Die Lösung für effiziente Automatisierung Wir verstehen uns als Lösungsanbieter. Automatisierung, Optimierung und effiziente Verwaltung von Dokumentenoutput-Prozessen sind der Schlüssel dazu. Druckververwaltung Multichannel Verteilung Automatisierung Erstellen und Anreichern von Dokumenten Formatumwandlung MS-Office Schnittstelle des ERP Archivierung und Bereitstellung Entmaterialisierte Autorisierung und ortsunabhängige Unterschrift

4 Hier ein typisches Besipiel, wie sich die Umsetzung notwendiger Prozesse im Laufe der Zeit gewandelt haben. Beispiel: die Maschbauer GmbH, gegründet 1878 Der Chef Der Prozess: Ein Kaufauftrag wird erstellt. Die Sekretärin der Einkaufsabteilung Zur Genehmigung ist die Unterschrift vom Vorgesetzten einzuholen. Mit der Unterschrift wird der Auftrag freigegeben. Zeichnungen: D.Corazolla 2018

5 2x5 min Zeichnungen: D.Corazolla 2018 Fräulein Sekretärin läuft die Treppe hoch, um ihrem Chef die Unterschriftenmappe zu geben. Danach geht sie wieder ins Büro zurück.

6 Der Chef prüft die Dokumente kurz und unterschreibt sie dann einzeln. 20 x Dokumente 20 x prüfen 20 x 20 sec. = 6,6 min Zeichnungen: D.Corazolla 2018

7 5 min + 6,6 min +5 min Der Zeitaufwand für den gesamten Prozess beträgt insgesamt fast 17 Minuten! = 16 min 40 sec

8 20 x Dokumente Modernisierung: Rohrpost Auch die Maschbauer GmbH geht mit der Zeit un modernisiert: Sie führt die Rohrpost ein. Die Zeitersparnis ist offensichtlich: für den gleichen Prozess wird jetzt nur noch halb soviel Zeit benötigt. senden / empfangen 20 x prüfen 20 x 20 sec. senden / empfangen = 8 min Zeichnungen: D.Corazolla 2018

9 Heute: Aber auch jede Moderne altert irgendwann, auch die Rohrpost wurde abgelöst. Heute haben wir leistungsstarke Warenwirtschaftssysteme, die uns helfen, Zeit zu sparen und immer komplexere Prozesse umzusetzen.

10 Fräulein Sekretärin ist heute Leiter für Beschaffung und genießt einen flexiblen Arbeitsplatz. Statt einer klobigen Schreibmaschine bedient er einen Laptop mit Zugriff auf das Firmennetzwerk photos courtesy of pexels.com

11 Natürlich bedürfen Aufträge auch heute immer noch der Genehmigung von oben. Heute erhält die Chefin erhält den Hinweis, dass Sie etwas unterzeichnen muss beispielsweise per mit einem Link, das auf die abgelegten Dokumente verweist, die es zu unterschreiben gilt. Der gesamte Prozess läuft völlig elektronisch, also papierlos ab. Im besten Fall sind die Dokumente nicht in 16, nicht in 8, sondern in 1 Minute signiert und freigegeben photos courtesy of pexels.com 1 min

12 Dann heißt es nur noch: Archivieren 2018 photos courtesy of pexels.com 2018 photos courtesy of pexels.com

13 Das Compleo Prinzip DM Lösung Output Formate Multi-Channel Distribution Spool AFPDS IBM Connector Drucken Service Etiketten IPDS C o l l a b o r a t i o n Zeitplan Monitoring Spools SAP Connector Automation Signatur Distribution Workflow Management Archivierung Codieren Validieren... ECM

14 Der effiziente Compleo Prozess Auftrag (P.O.) Endgültig bestätigter Auftrag mit URL Kunde Anbieter ERP Auftragsbestätigung Gezeichnetes PDF-Dokument

15 Bleiben Sie in Kontakt! Ihr Ansprechpartner: Dominique Corazolla Solutions Sales Consultant +49 (0) UNSERE SOFTWARE 15 TAGE LANG KOSTENLOS TESTEN :