Interaktive Formulare. Barbara Bundi, KSD

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Carin Fried
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1 Interaktive Formulare Barbara Bundi, KSD 1

2 Übersicht Formulare sind die, für den Benutzer (Bürger oder Unternehmen) sichtbaren Elemente eines Behördengangs und komplexen Prozesses. Es gibt folgende Varianten: Papierformulare Einfache PDF-Formulare Ausfüllbare PDF-Formulare Swissforms Formulare Online Formulare 2

3 PDF und Papierformulare Ein nicht beschreibbares PDF Dokument oder ein Papierformular hat folgende Vor-/Nachteile Daten müssen von Hand eingefüllt werden Daten müssen im Amt entziffert und ins System eingetippt werden Felder können leer gelassen werden [Aufwand -> Nachfragen beim Kunden] Vorteil: (Ältere) Menschen können die Formulare zu Hause oder am Schalter von Hand ausfüllen 3

4 PDF und Papierformulare (Bsp) 4

5 Mit Computer Ohne Computer PDF und Papierformulare Prozess Amt Formular abholen oder telefonisch bestellen Antrag einreichen Amt Per Post oder abholen Manuelles Ausfüllen Personaldaten oder Dokumente anfordern Formular vom Webserver abrufen Ausdrucken Amt 2 5

6 Intelligente PDFs PDF Formulare, die am PC ausgefüllt werden können bringen einige Vorteile: Muss-Felder können überprüft werden Daten sind leserlich erfasst Formular kann per Mail versandt oder fertig ausgefüllt ausgedruckt und per Post versandt werden Daten könnten direkt (XML) weiterverwendet werden Das selbe Formular kann individualisiert und mehrfach benutzt werden (Baugesuch Gemeinden) Benutzer muss einen PC zur Verfügung haben 6

7 Intelligente PDFs (Bsp) 7

8 Intelligente PDFs Prozess PDF Ausdrucken Amt Ausfüllen am PC, per versenden oder ausdrucken Per versenden Daten werden in Fachapplikation übertragen Formular vom Webserver abrufen Personaldaten oder Dokumente anfordern Amt 2 Antwort per Post oder abholen Daten aus pdf werden als xml versandt Amt Swissforms Ausfüllen am PC, speichern und absenden Swissforms Server XML Daten werden weiterverwendet (wieder in ein PDF gefüllt oder durch Schnittstelle direkt in Fachapplikation übertragen) 8

9 Online Formulare Online Formulare sind Felder, die direkt auf der Webseite ausgefüllt werden. Daten können direkt in einer Datenbank abgespeichert werden und sind so zur Weiterverwendung vorhanden Daten können in beliebige Form umgewandelt werden (Schnittstellen für Fachapplikationen) Benutzer müssen nichts herunterladen (Acrobat) sondern können direkt online ausfüllen, dadurch schnell Formulare können mit den meisten Medienträgern ausgefüllt werden (ipad, Smartphones, PC, Mac etc.) Formular kann dynamisch gestaltet werden, somit werden nur die Felder angezeigt, die tatsächlich benötigt werden Mehrere Formulare können in einem zusammengefasst werden 9

10 Online Formulare Online Formulare sind Felder, die direkt auf der Webseite ausgefüllt werden. Einfacher verständlich und übersichtlicher Benutzer kann über mehrere Schritte geführt werden Automatische Prozesse (Antworten etc.) können generiert werden Möglichkeiten zur Statusbekanntgabe für den Kunden Formulare können bereits vorhandene Daten (Login z.b. mit SuisseID) vorausfüllen Sicherheit kann besser gewährleistet werden (kein Versand von Daten, Möglichkeiten zur Validierung, Personenüberprüfung, Verhinderung von Cross-Site Scripting etc.) Nachteil: Computer/Internetanschluss muss vorhanden sein 10

11 Online Formulare (Bsp) 11

12 Online Formulare Prozess Bestätigung Meldung Amt Übermittlung der Antwort per oder Post Formular auf der Webseite ausfüllen Validierung und abspeichern der Daten Meldung Amt 2 12

13 Fazit / Fragen Gute Formulare vereinfachen den Prozess für Bürger und Unternehmen genauso wie für die Ämter. Dazu braucht es aber auch die entsprechenden Schnittstellen. Fragen? 13

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