WILLKOMMEN ZU DHL SHIP BENUTZERHANDBUCH

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1 WILLKOMMEN ZU DHL SHIP BENUTZERHANDBUCH DHL SHIP IST SCHNELL UND EINFACH ZU BEDIENEN. DHL ship ist eine sehr einfach zu verwendende, elektronische Lösung von DHL Express. Die wiederverwendbaren Versandauftragsscheine im PDF Format und eine Schritt für Schritt Anleitung, sorgen für einen schnellen und einfachen Versand. Sie können damit ihre DHL Versandetiketten und Zolldokumente vorbereiten und drucken sowie eine Abholung buchen, alles ganz einfach über ihre Standard Funktion, um ihnen Mühe und Zeit zu sparen. Vorteile: Kostenlos downloadbare DHL Versandauftragsscheine Einfach auszufüllende Formularfelder Zustellbenachrichtigung für mehrere Adressen verfügbar Beinahe alle Felder im DHL Versandauftragsschein sind vorbelegbar Bis zu 50 Empfängeradressen speicherbar Alle DHL Produkte sind über das Tool verfügbar Dieses Tool kann kostenlos heruntergeladen werden und ist die ideale Lösung für Unternehmen mit vielen, dezentralen Anwendern und Niederlassungen. VERFÜGBARKEIT Bitte prüfen Sie mit unserem ecomm Helpdesk die Voraussetzungen für die Anwendung sowie die Verfügbarkeit von individuellen Services unter bzw. +43 (0) DW 1114

2 WAS BENÖTIGE ICH FÜR DEN START? Der Download des wiederverwendbaren PDF Formulars ist absolut kostenlos und es ist keine Registrierung für DHL ship notwendig. Softwarevoraussetzungen: Microsoft Windows NT 4.0 oder höher Adobe Acrobat Reader 8 Sie benötigen: PC mit Internetzugang, Laserdrucker, aktiven Zugang sowie eine aktive DHL Kundennummer. DHL SHIP HERUNTERLADEN DHL Global: Wählen Sie Ihr Land Schritt 1: Downloaden Sie DHL ship von unserer Homepage Öffnen Sie links oben das Menü "Express" und wählen Sie dort den Menüpunkt "Ressourcen Center". Klicken Sie auf "Weitergehende Versandlösungen" und wählen Sie dort die Registerkarte "DHL ship". DHL ship Registerkarte Schritt 2: Klicken Sie auf den Link "Starten Sie jetzt die Vorbereitung ihrer Sendung". Klicken Sie jetzt auf den Link "DHL ship Formular downloaden", um mit dem Download zu beginnen.

3 KORREKTES AUSFÜLLEN DES SENDUNGSBUCHUNGSFORMULARS Sendungsbuchungsformular Das ship PDF Formular beinhaltet folgende drei einfach auszufüllende Eingabemasken: Sendungsbuchungsformular Rechnungserstellungsformular für zu verzollende Sendungen (optional) Abholungsbuchungsformular (optional) ship prüft, dort wo es möglich, ist ihre Eingaben und fordert Sie auf Korrekturen vorzunehmen wenn es nötig ist. Schritt 1: Geben Sie an wer die Kosten für die Sendung übernimmt (Absender, Empfänger, Dritter) und geben Sie im Feld darunter die jeweilige DHL Kundennummer an auf welche verrechnet werden soll. Um ihre Sendung höher zu versichern klicken Sie darunter auf die Eingabebox "Ja" und geben Sie den Höherversicherungsbetrag sowie die Währung ein. Zahler-, Höherversicherungs- und Absenderinformation (Abschnitte 1&2) Empfängerinformation: Button Liste (Abschnitt 3) Alle Mussfelder im Sendungsbuchungsformular sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Schritt 2: Geben Sie alle benötigten Absenderinformationen ein. Schritt 3: Geben Sie alle benötigten Empfängerinformationen ein. Bereits abgespeicherte Adressen können über den Button "Liste" abgerufen werden. Tipp Speichern Sie bis zu 50 Empfängeradressen in ihrem ship Formular.

4 Produkte und Services, Angaben zur Sendung und Inhaltsbeschreibung (Abschnitte 4-6) Zollinformationen und Allgemeine Transportbedingungen (Abschnitte 7&8) Schritt 4: Wählen Sie im Aufklappmenü "Typ" aus, ob es sich um einen nationalen Versand (Domestic) oder internationalen Dokumenten- (International Document) bzw. Warenversand (International NonDocument) handelt. Wählen Sie ihr bevorzugtes DHL Produkt aus dem Aufklappmenü "Produkt" aus. Zum Versenden von Zustellbestätigungen klicken Sie auf die Eingabebox "Zustellbestätigung" und geben Sie bis zu fünf Adressen ein (getrennt durch Strichpunkt)." Auswählbar sind auch alle Produkte mit Zeitoption (09:00, 10:30 und 12:00 Zustellung) sowie Economy Select. Ist das ausgewählte Produkt für die gewünschte Destination nicht verfügbar, so erhalten Sie nach dem Abschicken der Daten an DHL eine Antwort mit der Bitte ein anderes der verfügbaren Produkte auszuwählen. Wollen Sie die verfügbaren Produkte für ihre gewünschte Destination selbst prüfen, so klicken Sie bitte auf den Link zur Prüfung. Schritt 5: Geben Sie die Anzahl der Pakete, das Gewicht und die Dimensionen ein. Klicken Sie auf den blauen Link "Mehr", wenn Sie mehr als zwei Zeilen zur Erfassung der Packstücke ihrer Sendung benötigen. Für jedes erfasste Packstück wird anschließend ein DHL Versandetikett zum Ausdruck generiert. An DHL senden Wenn alle notwendigen Formulare für ihre Sendung komplett ausgefüllt wurden, markieren Sie bitte die Eingabebox "Label erstellen", um ihre Sendung zu buchen. Schritt 6: Erfassen Sie die Inhalts- und Mengenangaben z.b. Computerzubehör (2) Schritt 7: Erfassen Sie Warenwert und Währung. Wählen Sie den Typ des Exports aus (Standard = Permanent). Sollen die Einfuhrabgaben und Zölle von jemand anderem bezahlt werden als dem Zahler der Frachtkosten, so definieren Sie bitte von wem und geben Sie die jeweilige DHL Kundennummer an auf welche verrechnet werden soll. Schritt 7 ist nur für Warensendungen in Nicht-EU Länder notwendig! Für den Fall, dass Sie zusätzlich auch eine Abholung durch den DHL Kurier buchen wollen, klicken Sie bitte in die Box "Abholung beauftragen". Schritt 8: Lesen Sie die Allgemeinen Transportbedingungen von DHL. Klicken Sie hierzu auf den Link "Transportbedingungen". Klicken Sie anschließend die Eingabebox, "Ich stimme zu", an.

5 AUSFÜLLEN DER ZOLLRECHNUNG (OPTIONAL) Zollrechnung Die Zollrechnung kann bei Bedarf für internationale Warensendungen in Nicht-EU Länder verwendet werden. Wenn Sie über eine selbst erstellte Proforma- bzw. Handelsrechnung verfügen, so können Sie selbstverständlich ihre eigenen Dokumente verwenden. Schritte 1 & 2: Die Absender- und Empfängerdaten werden aufgrund ihrer Eingaben im Sendungsbuchungsformular automatisch ausgefüllt. Schritt 3: Wenn die Rechnung an einen Dritten verrechnet werden soll, so sind hier die Informationen der dritten Partei anzugeben. Schritt 4: Öffnen Sie das Aufklappmenü "Rechnungstyp", um den Rechnungstyp zu bestimmen. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Erfassen Sie optional die Rechnungsnummer und die Sendungsreferenznummer. Schritt 5: Einige der Felder im Block Versandbedingungen werden automatisch aufgrund ihrer Eingaben aus dem Sendungsbuchungsformular ausgefüllt. Geben Sie optional die Zahlungsbedingungen ein. Öffnen Sie das Aufklappmenü, um den gewünschten Incoterm auszuwählen. Schritt 6: Erfassen Sie optional einen Kommentar indem Sie in das Feld klicken. Packstückbeschreibung (Abschnitt 7) Schritt 7: Geben Sie bitte die benötigten Informationen ein. Im Fall von Mehrpaketsendungen klicken Sie auf "Packstück hinzufügen", um neue Zeilen anzulegen. Es können insgesamt maximal zehn Zeilen angelegt werden. Um eine Zeile zu löschen klicken Sie auf den "X" Button auf der linken Seite.

6 AUSFÜLLEN DES ABHOLUNGSBUCHUNGSFORMULAR (OPTIONAL) Abholbuchungsformular Das Abholungsbuchungsformular wird verwendet, wenn Sie keine reguläre Abholung durch DHL auf täglicher Basis vereinbart haben. Schritt 1: Wenn die Abholadresse identisch zu der im Sendungsbuchungsformular erfassten Absenderadresse ist, klicken Sie auf den Button "Kopiere Absenderdaten", um die Felder automatisch auszufüllen. Ansonsten müssen die Details zur Abholadresse manuell erfasst werden indem Sie in das jeweilige Feld klicken. Schritt 2: Erfassen Sie bitte zwingend die notwendigen Details zur Abholung. Abholungsdetails, Angaben zum Ort der Abholung sowie Angaben zur Sendung (Abschnitt 2-4) Schritt 3: Geben Sie an, ob es sich beim Ort der Abholung um den Geschäftsoder Wohnsitz handelt. Geben Sie zusätzlich den genauen Standort der Sendung an, bspw.: "1. Stock, bitte läuten bei Firma Muster" Schritt 4: Erfassen Sie zusätzliche Hinweise für den DHL Abholfahrer bitte in Abschnitt 4. Geben Sie hier bitte auch das Gesamtgewicht der Sendung sowie die Dimensionen ein." Wenn alle notwendigen Formulare für ihre Sendung komplett ausgefüllt wurden, markieren Sie bitte die Eingabebox "Label erstellen", um ihre Sendung zu buchen. Für den Fall, dass Sie zusätzlich auch eine Abholung durch den DHL Kurier buchen wollen, klicken Sie bitte in die Box "Abholung beauftragen". Klicken Sie abschließend bitte auf den Button "An DHL senden", um die Informationen zu ihrer Sendung an DHL zu übermitteln. An DHL senden

7 BESTÄTIGUNG UND SENDUNGSDOKUMENTE Sendungsanfrage via Schritt 1: Wurden alle notwendigen Formulare komplett ausgefüllt und der Button "An DHL senden" betätigt, so wird durch das auf ihrem Rechner installierte Standard Programm automatisch ein Fenster zum Versenden einer geöffnet. Die XML Datei im Anhang enthält alle von ihnen zuvor im PDF Formular erfassten Informationen zur Sendung. Klicken Sie auf "Senden", um die Informationen an DHL zu übermitteln. Bestätigung inklusive DHL Airwaybill Versandetiketten im Anhang Schritt 2: Nachdem Sie ihre Sendungsanfrage an DHL ge t haben, erhalten Sie eine Bestätigung. Dieses enthält alle notwendigen Sendungsdokumente als Anhang sowie eine Anleitung wie oft jedes Dokument ausgedruckt werden muss.

8 DHL Airwaybill Versandetikett Schritt 3: Die DHL Airwaybill Versandetiketten müssen ausgedruckt und an den jeweiligen Packstücken der Sendung angebracht werden. Tipp Die PDF Sendungsdokumente können auf ihrem Rechner für die zukünftige Verwendung abgespeichert werden. Unter Verwendung der Airwaybill Nummer können Sie ihre Sendung unter online verfolgen. Sendungsbeleg Handelsrechnung