Digitales Schriftgutmanagement: Der elektronische Workflow beginnt am Posteingang

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1 Systemlösungen Brief Digitales Schriftgutmanagement: Der elektronische Workflow beginnt am Posteingang Hans-Jörg Frick & Hans Mützenich, Bremen, 29. September 2009 Der beste Partner ist der, der den Weg kennt.

2 Unser Kerngeschäft Brief Deutschland 3 Mio. Geschäftskunden 14,4 Mrd. Euro Umsatz 2008 Über 70 Mio. Briefsendungen pro Werktag 82 nationale High-Tech- Briefzentren Automatisierungsgrad: 90% Stand März 2009 Bremen 29. September 2009 Seite 2

3 Wertschöpfungskette der Systemlösungen Brief Fundierte Erfahrung und Expertenwissen für Gestaltung und Betrieb von daten- und dokumentenintensiven Prozessen entlang der Wertschöpfungskette. Vorgelagerte Leistungen Kerngeschäft Nachgelagerte Leistungen Content Management Adressmanagement Cross-Media Produktion Daten- und Dokumententransport Eingangsbearbeitung und Bereitstellung Erzeugung Sendungsdaten aus kundeneigenen Systemen Bereinigung, Analyse und Anreicherung von Adressen. Produktionsvorbereitung für Print- und Onlinemedien Transport physischer Sendungen Management von Poststellen Erzeugung Sendungsdaten aus Systemen der Deutschen Post Vermietung von Zielgruppen-Adressen Druck zentral oder dezentral erstellter Sendungen, Lettershop Transport durch elektronische Kanäle: Call, EBPP*, , Internet Digitalisierung und elektronische Weiterleitung von Eingangssendungen Konzeption und Kreation von Dialogmaßnahmen Erstellung digitaler Medien und elektronische Signatur Rechtskonforme Vernichtung von Daten und Dokumenten *EBPP: Electronic Bill Presentment and Payment (Elektronische Rechnungsstellung und -bezahlung) Bremen 29. September 2009 Seite 3

4 Zukunft von E-Government Eine Expertenumfrage, die das Institut für Informationsmanagement Bremen (ifib) im Auftrag der Deutschen Post durchgeführt hat, zeigt: Die Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung wird auf lange Sicht noch konventionell ablaufen. Gleichzeitig wird E-Government jedoch die Verwaltung in vielen Bereichen spürbar verändern. Papier wird die Kommunikation immer dann wenn sie rechtsverbindlichen Charakter hat - weiterhin dominieren. Papier ist als nachhaltiges und sicheres Medium tief im kollektiven Bewusstsein verankert. Sobald es um sensible Daten geht, vertraut der Bürger eher der klassischen Post. Obwohl die Offenheit vieler Internetnutzer im Umgang mit persönlichen Daten zunimmt, stellen die Experten ein hohes Misstrauen der Bürger gegenüber staatlichen Instanzen fest. Für einige der Befragten stellen die geplanten Bürgerportale mit integrierten Dokumentensafes eine mögliche Alternative dar. Bremen 29. September 2009 Seite 8

5 Zukunft von E-Government Vor allem bei verwaltungsinternen Prozessen sowie bei der Kommunikation mit Unternehmen wird E-Government zu erheblichen Veränderungen führen. E-Government wird vornehmlich die Kommunikation mit Unternehmen verändern, da medienbruchfreie Prozesse für diese quantifizierbare Vorteile bringen. Gleichzeitig wird es auch die verwaltungsinterne Kommunikation deutlich vereinfachen. Hier wird eine weitgehende Umstellung auf digitale Kommunikationsprozesse erfolgen. Damit einhergehend können die bisherigen Verfahrensabläufe grundlegend modernisiert und so effizienter gestaltet werden. Vor allem standardisierte Vorgänge eignen sich für eine weitgehende IT- Unterstützung. In Kommunen sind das zwar nur ca. 10% der Prozesse, allerdings machen diese Prozesse einen überproportional großen Anteil der Geschäftsvorfälle aus, da es sich in der Regel um Massenvorfälle handelt, etwa bei Steuern und Ordnungswidrigkeiten. Bremen 29. September 2009 Seite 9

6 Eine der wesentlichen Anforderungen an E-Government ist die Gestaltung von Kommunikationsschnittstellen Telefon Verwaltung Brief Fax Informationseingang Fachverfahren Postausgang Physisch (Brief/Fax) Elektronisch ( ) / Online Verwaltungsprozesse sind häufig durch eine Vielzahl von Schnittstellen und Medienbrüchen gekennzeichnet insbesondere in der internen und externen Kommunikation. Das Schnittstellenmanagement unterschiedlicher Kommunikationskanäle ist zeit- und kostenintensiv. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein wirtschaftliches E-Government liegt in der ganzheitlichen IT-Unterstützung von Informations- und Dokumentenprozessen, vom Informationseingang, über die Fachverfahren bis zum Postausgang. Bremen 29. September 2009 Seite 10

7 Digitales Schriftgutmanagement (DSM) stellt im E-Government eine wichtige Basistechnologie dar Telefon Digitales Schriftgutmanagement Brief Fax Informationseingang Fachprozesse Postausgang Physisch (Brief/Fax) Elektronisch ( ) / Online Ziel von DSM ist es, Medienbrüche zu vermeiden und gleichzeitig alle Prozessschritte möglichst durchgängig mit IT zu unterstützen. DSM ist eine Basistechnologie für modernes Prozessmanagement, da erst die elektronische Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten eine medienbruchfreie Bearbeitung möglich macht. DSM schafft die organisatorisch-technischen Voraussetzungen für effiziente Bürgerservices und übergreifende Backoffice-Prozesse. Bremen 29. September 2009 Seite 11

8 Studie Digitales Schriftgutmanagement im Kreis Soest Kooperationsprojekt des Kreises Soest, der b.i.t.consult GmbH, der KGSt, des Rechenzentrums KDVZ Citkomm und der Deutschen Post Fragestellung und Ergebnisse Ganzheitliche Betrachtung von Kommunikationsprozessen Wie ist der Lebenszyklus eines Dokumentes? Kenntnisse über interne Prozesse beim Kunden Was genau passiert zwischen Einscannen und Archivieren? Optimierungspotentiale beim Kunden aus dem öffentlichen Sektor Was ist der konkrete Nutzen einer Lösung zum digitalen Schriftgutmanagement? Analyse der Arbeitsabläufe rund um die einzelnen Dokumente innerhalb einer Kreisverwaltung in den Aufgabenbereichen - Posteingang / Postausgang - E-Vorgangsbearbeitung / E-Akte - E-Archiv /Registratur Entwicklung optimierter Prozessmodelle Das identifizierte Einsparpotential der Kreisverwaltung Soest liegt bei ca. 1 Mio., das sind fast 80 Prozent der derzeitigen Prozesskosten. Bremen 29. September 2009 Seite 12

9 Kostenwirkungen der DSM-Szenarien im Kreis Soest Kosten Eingang Vorgangs- Bearbeitung Ausgang IST-Prozess 100 % Eingang Vorgangs- Bearbeitung Ausgang Szenario 4: Eingang 105 % Durch Migrationskonzept ausgeschlossen! Eingang Vorgangs- Bearbeitung Ausgang Szenario 3: Optimierter Ausgang 72 % Sofortige Umsetzung 1. Jahr Eingang Vorgangs- Bearbeitung Ausgang Szenario 2: Dig. PE/ Opt. PA 77 % Für nicht integrierte Prozesse Ab 2. Jahr Eingang Vorgangs- Bearbeitung Ausgang Szenario 1: DSM 23 % Für integrierte Prozesse ab 2. Jahr Das identifizierte Einsparpotential der Kreisverwaltung Soest liegt bei ca. 1 Mio., das sind ca. 77% Einsparung der derzeitigen Prozesskosten. Bremen 29. September 2009 Seite 13

10 Die Deutsche Post bietet mit ihren Systemlösungen Brief zentrale Bausteine für das Digitale Schriftgutmanagement Telefon Brief Fax / Online Informationseingang Fachverfahren Postausgang Physisch (Brief/Fax) Elektronisch ( ) Digitalisierung des Posteingangs Steigerung der Poststellen- Effizienz Digitalisierung von Bestandsakten Forderungsmanagement Fristenmanagement Kundendialoglösungen Rücklaufkontrolle Archivierung Druck Kuvertierung Versand, Teilleistung epza Archivierung Vernichtung ONLINEBRIEF Bremen 29. September 2009 Seite 14

11 Digitalisierung Eingangspost Poststelle Digitalisierung der Eingangspost in der Poststelle des Kunden Beleglese-Center Digitalisierung von standardisierten Sendungen oder Aktionspost unter Zuhilfenahme einer neuen Adresse im Beleglese-Center der Deutschen Post Beleglese-Center Digitalisierungsstationen Digitalisierung der Eingangspost über ein bundesweites Netz von Digitalisierungsstationen der Deutschen Post Digitalisierungsstation Digitalisierungsstation Digitalisierungsstation Digitalisierungsstation Bremen 29. September 2009 Seite 15

12 Digitalisierung Eingangspost Standorte Infrastruktur Die Digitalisierung der Eingangspost erfolgt über ein bundesweites Netz von Digitalisierungsstationen der Deutschen Post. Dokumente werden unternehmensnah an dezentralen Standorten bearbeitet und zeitnah digital zur Verfügung gestellt. Digitalisierungsstandorte / Briefzentren Digitalisierungsstationen Briefzentren Der Posteingang wird gemäß den Kundenvorgaben geprüft, sortiert, klassifiziert und digitalisiert. Auf Wunsch können zusätzlich Inhalte der Sendung erschlossen werden. Bremen 29. September 2009 Seite 16

13 Digitalisierung Eingangspost der Prozess Versender Eingangspost Deutsche Post Briefzentrum Ihr Unternehmen/ Ihre Verwaltung (zentrale oder dezentrale Standorte) Digitalisierungsstation 1. Posteingangsbearbeitung 2. Klassifizierung 3. Digitalisierung 4. OCR-Bearbeitung/Datenextraktion* Datenbereitstellung Interne Workflows 5. Archivierung/Vernichtung* Physische Übergabe* Weitere Zusatzleistungen* * optionaler Prozess Bremen 29. September 2009 Seite 17

14 Digitalisierung Eingangspost der Prozess Modularer Aufbau der Lösung Anlieferung Registrierung Öffnung Öffnungsprüfung Arbeitsvorbereitung Scannen Zentrale Verarbeitung Transfer Arbeitsvorbereitung Registrierung Öffnungsprüfung Zwischenlagerung Anlieferung/Auslieferung Scannen Öffnung Bremen 29. September 2009 Seite 18

15 Digitalisierungsprojekte der Deutschen Post Größtes europäisches Digitalisierungsprojekt mit der Bundesagentur für Arbeit Digitalisieren der Tagespost und der Bestandsakten - Täglich mehr als Postsendungen (das sind rund Blatt Papier) - Bestandsakten bis zu 300 Millionen Seiten - Schrittweise Abholung der Bestandsakten bei den 176 Arbeitsagenturen Diese Schriftgut-Digitalisierung ist ein Teilprojekt in dem umfangreichen Gesamtprojekt der agenturweiten Einführung der elektronischen Akte. Digitalisierung der Anträge auf Umweltprämie für das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Antrag kann bis zu 12 Seiten umfassen Insgesamt kann das mehr als sieben Millionen Blatt Papier entsprechen Skalierbarkeit: Digitalisierung an 3 (künftig 4) Standorten (Frankfurt, Köln und München, künftig zusätzlich in Stuttgart) durch intelligentes Umrouten der physischen Sendungen Vorteile: Die Akten sind während des gesamten Digitalisierungsprozesses jederzeit sicher und geheim. Die Digitalisierung ermöglicht Frühzeitige Vorgansbearbeitung Sofortige Auskunftsfähigkeit Konzentration personeller Ressourcen auf das Kerngeschäft Aktenzugriff in Echtzeit Vorteile: Entlastung der internen Poststelle Frühe Verfügbarkeit der Daten. Sofortige Auskunftsfähigkeit bei Anfragen Beschleunigung der Bearbeitung Bremen 29. September 2009 Seite 19

16 Digitalisierung Geschäftsbelege und Akten Der Prozess Ihr Unternehmen / Ihre Verwaltung Deutsche Post Akten Aktenabholung Arbeitsvorbereitung Digitalisierung Digitale Dokumente Datenbereitstellung OCR-Bearbeitung/Datenextraktion* Elektronische Signatur* wahlweise Akten Rücktransport Vernichtung Physische Langzeitarchivierung * optionaler Prozess Bremen 29. September 2009 Seite 20

17 Druck- und Versandlösungen Der Prozess Ihr Unternehmen / Ihre Verwaltung Deutsche Post Empfänger Regelmäßige Druckaufträge: Kundendaten Transaktionsdruck: Aufbereiten und Split Datenstrom nach Empfängerpräferenzen Individuelle Druckaufträge der Mitarbeiter Individualdruck: Datenbündelung auf dem Server, Konsolidieren der dezentral am Arbeitsplatz erstellten Druckaufträge und Zusammenführen in einen Druckdatenstrom Spezifische Druckaufträge: Kundendaten Einmalig anfallender Druck: von z.b. Jahresbeitragsrechnungen, Sozialwahlunterlagen, Wahlbenachrichtigungen, Lohnsteuerkarten Drucken, Kuvertieren, Sortieren, Frankieren, Versand Permanenter Datenzugriff auf z. B. Rechnungsdaten, Angebotsdaten Datenbereitstellung im Online-Archiv* * nicht bei spezifischen Druckaufträgen Bremen 29. September 2009 Seite 21

18 Die Deutsche Post Fullservice-Angebot aus einer Hand Abdeckung sämtlicher Leistungsbestandteile Hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen Starke Know-how-Basis durch unsere Experten sowie durch ein Netzwerk aus starken Partnern Finanzielle Stabilität Zuverlässiger und langfristiger Partner Bremen 29. September 2009 Seite 22

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Bremen 29. September 2009 Seite 23