DOKUMENTENVERSAND MANUELL. Welche Faktoren können optimiert werden?

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1 DOKUMENTENVERSAND MANUELL Welche Faktoren können optimiert werden? 1 1

2 Dokumentenversand: Manuell oder über Output Management Optimierungen, die Geld sparen Was bietet Neopost?

3 Manuell oder (teil)automatisch versendete Transaktionsdokumente Unternehmen drucken und versenden jeden Tag tausende Transaktions- Dokumente Dieser zum Teil voll manuelle Prozess verursacht erhebliche Kosten Die meisten dieser Kosten werden nicht erkannt bzw. überhaupt ermittelt und sind in den täglichen Betriebskosten versteckt

4 Unsere Zielgruppe Versender von Transaktionspost (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw.) Das Mengengerüst der Zielgruppe beginnt bei 50 Sendungen bis zu (oder mehr) Sendungen pro Tag Bei durchschnittlich 2,5 Druckseiten pro Dokument ergibt das bei 240 Arbeitstagen ca bis ca. 3 Mio Druckseiten pro Jahr Kalkulatorisch ergibt das folgende Kosten: Druckkosten (1 ct./blatt) von 300,- bis ,- pro Jahr Manuelle Tätigkeiten (ca. 1 min pro Sendung) 200 h bis h Daraus resultieren Arbeitskosten (10,-- / h) von bis zu Porto zwischen 8.400,- bis ,- pro Jahr (bei Standardbriefen) Nur die Einsparung von 20% des Portos ermöglicht eine signifikante Investition für die Optimierung dieses Prozesse

5 Kennzeichen manueller Verarbeitung Ist nicht das Kerngeschäft Erfolgt meist ungeplant Basiert auf individueller Einzelverarbeitung Meist unzureichend definierter Prozess oder Standard Durchgeführt oft durch hochqualifizierte Mitarbeitern Keine Nachverfolgung des Prozesses Keine konkrete Ermittlung und Zuordnung der Kosten Ergänzungen/Anpassungen an Dokumenten nicht möglich

6 Der Manuelle Ablauf Der manuelle Ablauf für die Verarbeitung von Transaktionspost erscheint einfach, schaut man jedoch genauer hin ist er zeitaufwändig und kostenintensiv. Druck Der Weg zum Drucker Zusammenführung Postversand Adressieren & freimachen Falten und kuvertieren

7 Automation manuell erstellter Transaktionsdokumente Output Management ermöglicht den Unternehmen eine Sendung mit einem Klick zu verarbeiten. Alles was zu tun ist, ist ein Druck mit dem Druckertreiber in das verbundene Output Management System erledigt den Rest. Dokument PRINT Sendung Output Management

8 Unser Kunde als Versender Archivierung aus allen Druckkanälen Lösungsspektrum OMS Rohdaten, XML-Daten, etc. für Datenaufbereitung GMC Inspire Inspire Automation Drucken lokale Verarbeitung PCL PDF ASCII über Datei, Drucker oder IP OMS 500 Drucken Post PCL PDF manuelle Verarbeitung OMS 200 Stand alone Archiv

9 Warum Output Management? Passt sich den spezifischen Geschäftsabläufen und Standards an Erlaubt es, Änderungen im Ablauf einfach vorzunehmen, wann immer erforderlich Verarbeitet einzelne Sendungen bis zu größten Sendungsmengen mit einem Klick Vielfältige Funktionen ermöglichen größtmöglichen Nutzen in der Optimierung und Produktion

10 Sofortige Einsparungen Unsere OMS-Lösungen ermöglichen unseren Kunden ad-hoc mindestens 20-25% Portokosten einzusparen Der Abbau manueller Tätigkeiten verringert die Prozesskosten zusätzlich und erhöht damit dieses Einsparpotential und ermöglicht die DSGVO-konforme Verarbeitung Aber: Der Einsatz ist erst ab einer Sendungsmenge von ca Sendungen pro Tag wirtschaftlich

11 Closed-Loop Mit diesen Lösungen kann Sie Neopost unterstützen, ihre Kundenkommunikation DSGVO-gerecht umzusetzen e-services-portal (Art. 25, 30, 32) - nicht mehr manuell - Druckdaten protokolliert und direkt in das Portal - Ausgabe protokolliert in unterschiedlichen Formaten Kuvertiersystem und Output-Management (Art. 18 Black-List, 25, 30, 32) - nicht mehr manuell - abgesichert - Drucke protokolliert + AIMS Verarbeitung der Kuvertierung protokolliert Kuvertiersystem mit Lesung (Art. 25, 32) - nicht mehr manuell - abgesichert