Der BriefButler für die öffentliche Verwaltung. Zeit und Geld sparen mit elektronischer Briefzustellung.

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Alke Bäcker
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1 Der BriefButler für die öffentliche Verwaltung Zeit und Geld sparen mit elektronischer Briefzustellung.

Markt- und Themenführer der elektronischen Briefzustellung Seit rund zehn Jahren

Zustellservice entwickelt, das einfach zu bedienen ist und sich leicht in bestehende

Namhafte Kunden aus dem öffentlichen Sektor (Kommunen, Städte, Länder, Bund.

EU-weiten STORK eid-interoperabilitätsframeworks teil.

Schaub-Walzer/PID Foto: regio it Die Stadt Wien verschickt monatlich über 1 Million

000 RSa- und RSb- Briefe nicht mitgerechnet.

Pilotdienst- stellen mit dem BriefButler.

2 Markt- und Themenführer der elektronischen Briefzustellung Seit rund zehn Jahren beschäftigt sich hpc DUAL bereits intensiv mit der operativen Umsetzung der dualen Zustellung. Mit dem BriefButler hat hpc DUAL ein komplett automatisiertes und standardisiertes Zustellservice entwickelt, das einfach zu bedienen ist und sich leicht in bestehende IT-Strukturen integrieren lässt. Namhafte Kunden aus dem öffentlichen Sektor (Kommunen, Städte, Länder, Bund...) konnten mit dem BriefButler ihre Verwaltungsprozesse wesentlich vereinfachen und die damit verbundenen Kosten reduzieren. hpc DUAL bringt eid-interoperabilitätslösung zum Einsatz und nimmt an der Pilotierung des EU-weiten STORK eid-interoperabilitätsframeworks teil. Eine Auswahl unserer Referenzen: Brigitte Lutz Jürgen Kouhl Foto: W. Schaub-Walzer/PID Foto: regio it Die Stadt Wien verschickt monatlich über 1 Million behördliche Sendungen, die jeden Monat anfallenden RSa- und RSb- Briefe nicht mitgerechnet. Um die dadurch entstehenden Kosten zu senken, arbeiten wir seit einigen Monaten in mehreren Pilotdienst- stellen mit dem BriefButler. Die sehr positiven Ergebnisse dieser Dienststellen ermutigen uns, die elektronische Briefzustellung konsequent auszubauen. Längst werden Dokumente heute nahezu ausschließlich elektronisch erstellt. Da liegt es nahe, auch die Zustellung auf elektronischem Wege abzuwickeln und zwar rechtssicher. Schließlich wollen wir die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen hin zu mehr Service, Transparenz und Effizienz weiter vorantreiben. Daher setzen wir nun auch auf unseren Partner hpc DUAL und dessen erfolgreiche Lösung BriefButler.

3 Der BriefButler erledigt Ihre Post. Noch Jahr für vor Jahr ein paar geben Jahren öffentliche gaben Verwaltungen öffentliche Einrichtungen enorme Summen Jahr für Jahr den Druck große und Summen postalischen für den Druck Versand und ihrer postalischen Briefe oder Versand Bescheide ihrer aus. Briefe Mehr oder als Bescheide zwei Drittel aus. der Gut Kosten ein Drittel können der durch den österreichischen Einsatz des BriefButlers Verwaltung eingespart reduziert werden. bereits ihre Aufwände durch den Einsatz des BriefButlers und senkt die damit verbundenen Kosten entscheidend. Mit dem BriefButler wird die Verarbeitung des täglichen Postversands spürbar einfacher, sicherer, Mit schneller dem BriefButler und günstiger! wird die Verarbeitung des täglichen Postversands spürbar einfacher, sicherer, schneller und günstiger! einfacher Egal wann und wo, per Mausklick elektronisch erstellte Dokumente elektronisch versenden, empfangen, archivieren und ggf. online bezahlen. sicherer Dokumente werden ausschließlich verschlüsselt übermittelt und durch die elektronische Signatur vor Fälschung geschützt. schneller Die elektronische Zustellung passiert in Echtzeit. 365 Tage im Jahr, 24 Stunden pro Tag, weltweit erreichbar. Schneller geht s nicht! günstiger Sparen sie Sie bis zu 92% der Kosten für Papier, Drucker, den Weg zur Post und das Porto.

4 Der BriefButler die vollautomatische Komplettlösung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der elektronische Versand ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch um ein Vielfaches schneller und komfortabler als der postalische Weg. Neben der unbürokratischen und schnellen Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen bietet die duale Zustellung weitere Mehrwerte: Briefe können unkompliziert per Mausklick versendet werden. Und ist der Empfänger einmal nicht elektronisch erreichbar, bekommt er seine Post auf dem herkömmlichen Weg zugestellt. Jürgen Kouhl, regio it Der BriefButler übernimmt alle diese Aufgaben und sichert ihnen damit die Vorteile der elektronischen Briefzustellung von Bescheiden oder vertraulichen Dokumenten. So einfach funktioniert die duale Zustellung VERSENDER Elektronische Zustellung EMPFÄNGER Einfach sicher senden! Wirtschaft Verwaltung Private Wirtschaft Verwaltung Private Physische Zustellung Per Mausklick übernimmt ihr BriefButler den Briefversand und erledigt diesen vorzugsweise auf elektronischem Weg. Ist der von ihnen gewählte Empfänger elektronisch nicht erreichbar, leitet der BriefButler selbstständig und voll automatisiert Druck, Kuvertierung und postalischen Versand ein. Darauf können Sie sich verlassen: Optimierter Versandprozess ohne Medienbruch Durch eine Vollintegration in die E-Akte oder verschiedene Fachanwendungen wird der gesamte Versandprozess lückenlos dokumentiert von der Datenübermittlung und der Generierung des Zahlungsauftrages über die Zustellung bis hin zu Sendungsverfolgung und Archivierung ihrer Sendungen. Im Rahmen des Versendens werden ihre Dokumente elektronisch signiert. Damit entfällt das Ausdrucken, händische Unterschreiben, Stempeln und Einscannen zur Gänze.

5 Sicherheit der Dokumente und Daten Elektronisch signierte Dokumente können nicht unbemerkt verändert werden. Die elektronische Signatur sichert die Authentizität des Versenders sowie die Unverfälschtheit der aller versandten Dokumente. Dokumente. Jegliche Datenübermittlung Jegliche Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt erfolgt verschlüsselt über einen sicheren über einen Server. sicheren Jede Server. Art der Jede Verarbeitung der Verarbeitung und Verspeicherung und Verspeicherung von Daten erfolgt von Daten ausschließlich erfolgt ausschließlich in Deutschland. in Art Österreich. Mehrwert durch Transparenz Der BriefButler dokumentiert den gesamten Prozess und macht so jeden einzelnen Schritt nachvollziehbar vom Versand über die Zustellung der Hinterlegung bis hin zur Abholung der Sendung. Garantierte Rechtssicherheit Die elektronische Zustellung mit dem BriefButler ist rechtsgültig und entspricht den geltenden Normen und Gesetzen (eidas-verordnung, österr. 3a VwVfG, ZustellG 5 und E-GovG). 5a VwZG sowie den E-Government-Gesetzen des Bundes). Alle Versandarten auf einen Blick: RegisteredMail Sie versenden ein signiertes Dokument. Der Empfänger erhält eine mit einem elektronischen Abholschein. Sobald er das Dokument beim BriefButler abholt, erhalten Sie sie eine automatisierte Abholbestätigung. Wird das Dokument nicht in einem von ihnen Ihnen definierten Zeitraum abgerufen, kann es optional per Post zugestellt werden. RegisteredMail+ Sie versenden z.b. Bescheide, Vorschreibungen, Gebührenrechnungen, oder Mahnungen oder Mahnungen inklusive inklusive entsprechender Bezahldaten. Bezahldaten. Der Empfänger Der Empfänger kann kann den den vorgeschriebenen Betrag Betrag bequem bequem elektronisch per giropay, EPS, Sofortüberweisung, Kreditkarte etc. etc. bezahlen. Das BriefButler Payment- Service erfüllt die Richtlinie des Payment Card Industry Data Security Standard E-Rechnung Sie versenden signierte Rechnungen in ebinterface (XRechnung-Verwaltungsstandard (XML-Rechnungsstandard) zur welcher maschinellen auf den Weiterverarbeitung ZUGFeRD-Standard im ERP-System zurückgreift) oder zur maschinellen direkt an das Weiterverarbeitung E-Bankingsystem im des ERP-System Rechnungsempfängers. oder direkt an das E-Bankingsystem des Rechnungsempfängers. D ZUSE BriefButler2D ZUSE über Zustellserver Nachweisliche Zustellung von Dokumenten nach D 29 Abs Gesetz 6 ZustellG. 5 Abs. 4 (9).

6 Der BriefButler im Vergleich BriefButler D E-Post Elektronisch versenden Physisch versenden (national und international) (ab E-POSTBUSINESS- BOX aufwärts) Signieren (fortgeschritten u. qualifiziert) Automatische Wahl des günstigsten Versandweges (d.h. elektronisch wenn möglich) Unterstützt den D -Standard (D Gateway integriert) Track & Trace bei elektronischen Sendungen (nur gegen Aufpreis) (nur gegen Aufpreis und mit Einschränkung) Postzustellungsauftrag (physisch) Laufend alternative elektronische Versandkanäle (Apps etc.) Integration in Fachapplikationen Beilagenmanagement (ab E-POSTBUSINESS- PRO aufwärts) Sendungszusammenführung um Kosten bei physischem Porto zu sparen (ab E-POSTBUSINESS- PRO aufwärts) Archivierung Elektr. Bezahlfunktion zum Sofortzahlen von Rechnungen (+ Erinnerungsfunktion)

7 Sie wollen auch die Vorteile der elektronischen Briefzustellung nutzen? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin! Wir informieren Sie gerne. BriefButler hpc DUAL Deutschland GmbH Dietzgenstraße 51/53 D Berlin Telefon:

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