A n b i n d u n g. Einfach einfach.

Transkript

1 A n b i n d u n g Einfach einfach.

2 Schön, dass Sie sich für den Service der E-POST interessieren. Durch die Auslagerung des Postversands optimieren Sie Ihre Prozesse und profitieren gleichzeitig vom maximalen Portorabatt und das ab dem ersten Brief. Wir möchten Ihnen auf den folgenden Seiten den schnellen und einfachen Anbindungsprozess erläutern. Nach Ihrer Anbindung können Sie Ihre Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Serienbriefe und vieles mehr mit einem Klick versenden. Probieren Sie es einfach aus! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Postversand optimieren und senden Ihnen dazu einen Testbrief aus Ihrem ERP-System zu kostenlos und unverbindlich. Seite 2

3 Die Anbindungsschritte zusammengefasst: Die Anbindungsschritte haben wir detailliert für Sie auf den nächsten Seiten dargestellt. Eine Übersicht der Schritte erhalten Sie hier: Präsentation des Funktionsumfangs Einrichtung eines kostenlosen Testzugangs Versand eines Testbriefs Vereinbarung eines Telefontermins zur Prozessaufnahme Übermittlung aller E-POST relevanten Dokumente Protokollierung der Dokumentenprozesse Unterzeichnung des Aufnahmeprotokolls Erstellung des Angebots zur Anbindung Unterzeichnung des Angebots und der Verträge Auftragsbestätigung und Kick-Off-Termin Übermittlung vielfacher Testdokumente für die Einrichtung Einrichtung Ihrer E-POST-Schnittstelle Unterzeichnung Abnahme Begleiteter Live-Versand Ihrer Dokumente Seite 3

4 Perfekte Prozesse durch Ihre Mitwirkung: Die meisten Schritte während des Tests und einer eventuellen Anbindung können durchgeführt werden, ohne dass Sie aktiv mitwirken müssen. Bestimmte Abschnitte im Anbindungsprozess erfordern jedoch Ihre Mitwirkung. So benötigen wir zum Beispiel zum Einrichten der Schnittstelle zu jedem E-POST-relevanten Dokumenten-Typ, das Sie via E-POST versenden möchten, ein von Ihnen übermitteltes Exemplar. Sollten Sie bei einem Prozessschritt dieses Symbol sehen, benötigen wir Ihre Unterstützung, um fortzufahren. Seite 4

5 Präsentation des Funktionsumfangs Was kann E-POST? In erster Linie: Ihnen viel Arbeit abnehmen. Um Ihnen den kompletten Funktionsumfang zu zeigen, beginnt jede E-POST Anbindung mit der Vorstellung der umfangreichen Möglichkeiten bei Ihnen Vorort oder via Fernpräsentation. Während der Präsentation können bereits Fragen hinsichtlich Ihrer derzeitigen Dokumentenprozesse beantwortet werden. Produkt kennengelernt Testzugang Seite 5

6 Einrichtung eines kostenlosen Testzugangs Kann ich E-POST testen? Ja, und zwar kostenlos und unverbindlich. Damit Sie sicher sein können, dass Ihr ERP-System bzw. Ihre Fachanwendung an die E-POST angebunden werden kann, bieten wir Ihnen die Möglichkeit unseren Service zu testen. Der Test besteht aus zwei Teilen: Testzugang einrichten Testbrief versenden Je nach Anbindungsart stellen wir Ihnen ein einfaches Setup oder eine für Ihr System passende Anleitung zur Verfügung. Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung. Testzugang eingerichtet Produktvorführung Testversand Seite 6

7 Versand eines Testbriefs Wie funktioniert der Testversand? So wie Sie heute Ihre Briefe versenden, mit nur einem Unterschied: Sie müssen nichts weiter tun, als uns ein Dokument zur Verfügung zu stellen wir kümmern uns um den Rest. Sobald die Anbindung Ihrer Fachanwendung erfolgreich eingerichtet ist, können Sie über diesen Testzugang eines Ihrer Dokumente via Drucker oder Upload an uns übermitteln. Ihr Dokument wird E-POST-konform angepasst und verschlüsselt an das Druckzentrum der Deutschen Post AG übertragen. Dort wird es gedruckt und in der Regel am nächsten Werktag per Postbote an Sie zugestellt. Testbrief übermittelt Testversand Telefontermin Seite 7

8 Telefontermin zur Aufnahme Ihrer Prozesse Testbrief erhalten Wie geht s weiter? Genauso unkompliziert wie bisher. Ein großer Vorteil des Services der E-POST ist, dass Sie sich z.b. um das richtige Briefpapier, das Anfügen Ihrer Anlagen oder das Zusammenfassen von Sendungen keine Gedanken mehr machen müssen. Diese Dinge übernehmen wir für Sie. Um sicherzustellen, dass jeder Sendungsanlass in Zukunft korrekt versendet wird, nehmen wir die benötigten Informationen in einem Telefonat mit Ihrem Ansprechpartner auf. Hierfür rufen wir Sie ca. 4 Werktage nach Erhalt des Testbriefs an, um einen Termin zur Aufnahme der Informationen zu vereinbaren. Telefontermin vereinbart Testbrief Übermittlung E-POST-Dokumente Seite 8

9 Übermittlung aller der E-POST relevanten Dokumente Wie kann ich sicherstellen, dass alle Dokumente E-POST-fähig sind? Indem Sie uns alle E-POST relevanten Sendungen (Dokumenten-Typen) über die eingerichtete Anbindungsvariante übermitteln. Neben den Hauptdokumenten wie Rechnungen, Mahnungen oder Gehaltsabrechnungen benötigen wir alle Anlagen, die potentiell per E-POST versendet werden sollen. Bitte stellen Sie vor dem Telefonat zur Aufnahme der Dokumentenprozesse sicher, dass uns alle E-POST relevanten Dokumente vorliegen. Alle E-POST relevanten Dokumente übermittelt Telefontermin Aufnahme der Prozesse Seite 9

10 Protokollierung der Dokumentenprozesse Woher weiß E-POST, wie meine Dokumente verarbeitet werden? Der Termin zur Aufnahme der Dokumentenprozesse dient der detaillierten Erfassung, wie Ihre Dokumente derzeit versendet werden. Zusätzlich zu der Produktionsart also farbig, schwarz/weiß, Simplex oder Duplex wird in diesem Telefonat festgehalten, ob Sie z.b. bei bestimmten Dokumenten Anlagen beifügen möchten, ob bestimmten Sendungen ein Briefbogen hinterlegt werden muss, usw. Das Ergebnis ist ein detailliertes Protokoll, das wir Ihnen per im Anschluss an das Telefonat zusenden. Dokumentenprozesse erfasst Übermittlung E-POST-Dokumente Bestätigung des Protokolls Seite 10

11 Unterzeichnung des Aufnahmeprotokolls Das Protokoll ist korrekt und nun? Das Protokoll stellt sicher, dass wir Ihre Prozesse korrekt aufgenommen haben und dementsprechend während der Anbindung korrekt umsetzen. Wir bitten Sie daher, das Protokoll an der hierfür vorgesehenen Stelle zu unterzeichnen und per Mail zurückzusenden. Das Protokoll dient neben der Erfassung der Versandprozesse auch als Bestätigung, ob eine Anbindung zur Einrichtungspauschale stattfinden kann oder je nach Komplexität der Prozesse ein zusätzlicher Einrichtungsaufwand entsteht. Protokoll unterzeichnet und zurückgeschickt Dokumentenprozesse erfasst Angebot Seite 11

12 Erstellung des Angebots zur Anbindung Was kostet E-POST? Nach Eingang des unterzeichneten Protokolls, erstellen wir auf dessen Basis ein Angebot, das alle Kosten enthält. Zusätzlich zum Angebot senden wir Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) und einen Vertrag im Rahmen einer E-POST Anbindung. Angebot, ADV und Verträge erhalten Aufnahmeprotokoll unterzeichnet Unterzeichnung der Vertragsunterlagen Seite 12

13 Unterzeichnung des Angebots und der Verträge Das Angebot sagt Ihnen zu? Wenn bis jetzt alles zu Ihrer Zufriedenheit abgelaufen ist und Sie mit dem Angebot einverstanden sind, bitten wir Sie alle Dokumente zu unterzeichnen und an uns zurückzusenden. Jeweils ein Exemplar des Vertrags und der ADV werden von uns gegengezeichnet und an Sie versandt. Angebot, ADV und Verträge unterzeichnet und versendet Angebot erhalten Auftragsbestätigung und Kick-Off-Termin Seite 13

14 Auftragsbestätigung und Kick-Off-Termin Der Kick-Off für Ihre Anbindung Als Bestätigung für Ihren Auftrag senden wir Ihnen nach der Bearbeitung der Vertragsunterlagen eine Auftragsbestätigung zu. Zeitnah dazu teilen wir Ihnen den Kick-Off-Termin für Ihren Auftrag mit. In diesem Termin wird Ihr Auftrag an unsere Technik übergeben und eingeplant, wann wir mit der Umsetzung Ihrer Anbindung loslegen können. Der Techniker, der Ihre Anbindung an den E-POST- Service umsetzen wird, setzt sich nach diesem Termin mit Ihnen in Verbindung. Auftragsbestätigung und Kick-Off-Termin erhalten Vertragsunterlagen unterzeichnet Übermittlung vielfacher Testdokumente Seite 14

15 Übermittlung vielfacher Testdokumente Wie geht s weiter? Wir beginnen nach Auftragseingang mit der Umsetzung Ihrer Dokumentenprozesse. Hierfür bitten wir Sie noch einmal um Ihre Mitwirkung. Nach der Einrichtung der Verarbeitungsregeln durchlaufen die Prozesse ausgiebige Tests. Je mehr unterschiedliche Dokumente diesen Test durchlaufen, desto geringer ist die Notwendigkeit einer Nachjustierung bei der Verarbeitung. Wir bitten Sie daher, nach Unterzeichnung der Vertragsunterlagen von jedem E-POST-relevanten Dokument, wenn Ihnen möglich, mehrere Exemplare pro Dokumenten-Typ zu übermitteln. Dokumente für die Einrichtung übermittelt Auftragsbestätigung und Kick-Off-Termin Freischaltung Schnittstelle Seite 15

16 Einrichtung Ihrer E-POST-Schnittstelle Freigabe durch die E-POST Zusätzlich zur Anlage der Dokumentenprozesse werden Sie als Kunde im Druckzentrum der Deutschen Post AG eingerichtet. Über den Termin für die Freischaltung Ihrer E-POST- Schnittstelle informiert Sie Ihr Techniker. Ihre E-POST-Schnittstelle ist freigeschaltet Testdokumente übermitteln Unterzeichnung der Abnahme Seite 16

17 Unterzeichnung der Abnahme Wann kann ich live versenden? Mit der Freischaltung Ihrer Schnittstelle sind alle Vorbereitungen für Ihre Anbindung abgeschlossen. In den folgenden Tagen werden bei Ihnen Briefe (PDCs) eintreffen, die wir über Ihre Schnittstelle versendet haben. Die dazugehörigen Replikate haben Sie bereits per Mail erhalten. Sie können nun selbst überprüfen, dass alle relevanten Dokumenten gemäß Ihren Vorgaben im Aufnahmeprotokoll versendet und bei der E-POST produziert werden. Da die E-POST und wir nun einen sicheren Versand Ihrer Dokumente über den E-POST-Service gewährleisten können, senden wir Ihnen unser Abnahmeformular zu. Entspricht das Ergebnis Ihren Erwartungen, bitten wir Sie die Abnahme sowie die PDCs zu unterzeichnen und uns per Mail zurückzusenden. Die Eingangsbestätigung ist gleichzeitig der definitive Startschuss für einen begleiteten Live-Versand. Abnahme unterzeichnet und zurückgesendet Freischaltung Schnittstelle Begleiteter Live-Versand Seite 17

18 Live-Versand Geschafft! Die Dokumente, die Sie über Ihre Anbindung an uns übertragen, können nun versendet werden. Ihr zugewiesener Techniker meldet sich dazu bei Ihnen. Bei dem ersten Live-Versand wird Sie unser Techniker aktiv begleiten und zusätzlich manuelle Prüfungen vornehmen. Damit stellen wir sicher, dass eine einwandfreie Übermittlung Ihre Dokumente gewährleistet ist und evtl. auftretende Unstimmigkeiten beim Versenden Ihrer Dokumente abgefangen und ggf. nachjustiert werden können. Bitte beachten Sie, dass sich dadurch der Versand Ihrer Dokumente um bis zu zwei Tage verzögern kann. Wir bitten Sie bei Ihrer Planung einen gewissen zeitlichen Puffer zu berücksichtigen. Hat hierbei alles geklappt, wurde Ihr Postversand erfolgreich ausgelagert und Sie können nun selbst loslegen. E-POST-Anbindung Einfach. einfach. Live-Versand Unterzeichnung der Abnahme Seite 18

19 Änderungen und weitere Sendungen Wie kann ich Änderungen an den Prozessen durchführen? Wenn Sie weitere Sendungen via E-POST versenden oder Änderungen an einem bestehenden Versandprozess wünschen, freuen wir uns über Ihren Anruf oder Ihre Nachricht per . Kontakt: Telefon: Wir melden uns umgehend mit einem Terminvorschlag zur Aufnahme der neuen oder geänderten Prozesse. Seite 19

20 NIC Services and Support GmbH Kontakt: Schillerstrasse Eislingen Telefon: