DOCUMENT FACTORY OFFICE elektronische Dokumente im epost-verfahren

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1 Komponenten zur Büro-Automation Komponenten zur Office-Automation DOCUMENT FACTORY OFFICE elektronische Dokumente im epost-verfahren Consulting Checklist April 2001 Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D Berlin Telefon (030) Telefax (030)

2 Komponenten zur Office-Automation 2 Impressum Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D Berlin Telefon (030) Telefax (030) Mail Web Letzte Aktualisierung: April 2001

3 Komponenten zur Office-Automation 3 Inhaltsverzeichnis 1 Protokoll Ansprechpartner Kunde Anbieter Mengengerüst Mitarbeiter Briefe Mailings Systemarchitektur Client-Systeme Server-System Datenbank Web-Server Job-Terminierung Termine Einlieferung Termine Dokument-Annahme Termine Abrechnung Benutzerzugang Administratoren Anwender Support Ansprechpartner Kunde Ansprechpartner Anbieter Support-Level Support-Zeiten Support-Zugang...13

4 Komponenten zur Office-Automation 4 1 Protokoll Die Consulting Checklist dient als Leitfaden für ein Beratungsgespräch und zur Vorbereitung der Installation. Kunde Ort, Datum Teilnehmer Moderation & Protokoll

5 Komponenten zur Office-Automation 5 2 Ansprechpartner 2.1 Kunde Beschaffung (Name, Telefon, ) Installation (Name, Telefon, ) Betrieb & Support-Berechtigung (Name, Telefon, ) Datenschutz (Name, Telefon, ) 2.2 Anbieter Beschaffung (Name, Telefon, ) Installation (Name, Telefon, ) Betrieb & Support-Berechtigung (Name, Telefon, )

6 Komponenten zur Office-Automation 6 3 Mengengerüst 3.1 Mitarbeiter Anzahl Client-Installationen Gleichzeitig aktiv 3.2 Briefe Individualbriefe Serienbriefe (täglich und automatisiert) 3.3 Mailings Häufigkeit, Auflage 4 Systemarchitektur 4.1 Client-Systeme Die Dokumente werden unter MS-Word erstellt und mittels der DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben: Betriebssystem (Terminalserver), Hauptspeicher Software-Installation Zentrales Server-Laufwerk vorhanden für Setup und Client-Konfigurationsdatei

7 Komponenten zur Office-Automation 7 FTP-Client (z.b. via MS Internet Explorer: wininet.dll) Browser (Produkt, Version) 4.2 Server-System Der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist als Dienst unter Windows NT und Windows 2000 Server implementiert und verarbeitet die eingehenden Dokumente. Zur Komprimierung und Verschlüsselung der Dokumente wird die Software FLAM der Firma limes GmbH eingesetzt. Zur Entgegennahme von Dokumenten durch Windows-Clients kann ein beliebiger FTP-Server eingesetzt werden wie er im Lieferumfang von Windows NT und Windows 2000 enthalten ist. Für Microsoft FTP-Server muss ein anonymer Zugang erlaubt sein oder ein separater Benutzer eingerichtet werden, dessen Account für die FTP-Übergabe der Clients verwendet wird: FLAM vorhanden (Version): Die Auslieferung der komprimierten und verschlüsselten Dokumente erfolgt innerhalb des DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVERS mit dem Interpreter Perl (ab Version Build 623). Perl vorhanden: Speicherplatz (Installation 30 MB, pro Dokument ca. 30% der ursprünglichen Größe) Für die Übertragung der Einlieferung per FTP an den Druckdienstleister ist am Server ein Internet-Zugang erforderlich (automatischer Verbindungsaufbau bei Verwendung des FTP-Protokolls) Für den Zugang zum FTP-Server des Dienstleisters werden Benutzername und Kennwort vereinbart:

8 Komponenten zur Office-Automation Datenbank Zur Ablage von Dokument-Informationen durch den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER muss eine ODBCfähige Datenbank eingesetzt werden, derzeit werden Oracle (ab Version 8.1.6), SQL-Server (ab Version 7) und MS-Access (ab Version 8) unterstützt. Datenbank (Produkt, Version) ODBC-Treiber für Datenbank auf Server-System Speicherplatz (pro Sendung ca. 250 Byte, pro Dokument ca. 400 Byte) Benutzerkennung für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER (Name, Kennwort) 4.4 Web-Server Zur Statusabfrage der eingelieferten Dokumente und Kontrolle des Einlieferungsvorgangs stehen Web-Seiten (PHP ab Version 4.0.4) zur Verfügung, für die der kostenfreie Web-Server IIS (Internet Information Server ab Version 4.0) vorausgesetzt wird. Server-System (Betriebssystem, Version) Web-Server (Produkt, Version) PHP vorhanden ODBC-Treiber für Datenbank auf Server-System

9 Komponenten zur Office-Automation 9

10 Komponenten zur Office-Automation 10 5 Job-Terminierung 5.1 Termine Einlieferung Die Dokumente können i.d.r. bis mittags eingeliefert werden, um vom Druckdienstleister noch am gleichen Tage an die Post AG übergeben zu werden. Tägliche Einlieferungs-Termine (Häufigkeit, Uhrzeit) Ferientermine, Feiertage ohne Einlieferung 5.2 Termine Dokument-Annahme Die Dokumente können rund um die Uhr angenommen werden. Um die Datensicherung konsistent zu halten ist eine Unterbrechung der Dokument-Annahme evtl. sinnvoll. Startzeiten Dokument-Annahme (Wochentage, von, bis) 5.3 Termine Abrechnung Die Abrechnungsinformationen werden manuell oder automatisch per übersendet Abrechnung manuell oder automatisch Empfänger der -kopie mit Abrechnunginformationen beim Kunden Abrechnungstermine (Tag im Monat, Quartal)

11 Komponenten zur Office-Automation 11 6 Benutzerzugang 6.1 Administratoren Die Kontrollfunktionen des Systems mittels Web-Seiten stehen nur Administratoren zur Verfügung. Dokumente können i.d.r. bis mittags eingeliefert werden, um vom Druckdienstleister noch am gleichen Tage an die Post AG übergeben zu werden. Benutzername des Administrators und Einstiegskennwort (nach der ersten Verwendung bitte ändern) 6.2 Anwender Die Auskunftsfunktionen des Systems stehen allen Anwendern zur Verfügung. Ein Kennwortschutz kann vereinbart werden, indem die Benutzertabelle des Systems vom Kunden gepflegt wird. Dort sind Benutzernamen und verschlüsselte Kennwörter zu hinterlgen. Pflege der Benutzer-Tabelle gewünscht (falls ja, Ansprechpartner für Datenübernahme) Integration einer Benutzerverwaltung des Kunden

12 Komponenten zur Office-Automation 12 7 Support 7.1 Ansprechpartner Kunde Die aufgeführten Ansprechpartner sind zur Übermittlung von Support-Meldungen berechtigt. Ansprechpartner (Name, Telefon, ) 7.2 Ansprechpartner Anbieter Den Kunden steht als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung: First-Level Support (Name, Telefon, ) Second-Level Support (Name, Telefon, ) 7.3 Support-Level Beschreibung der Level Account im Internet Service von SOS GmbH (http://www.sos-berlin.com, Benutzername, Kennwort) 7.4 Support-Zeiten wochentags (von, bis) Wochenende, Feiertage (von, bis)

13 Komponenten zur Office-Automation Support-Zugang Um einen Second-Level Support am Kundensystem zu gewährleisten, ist ein DFÜ-Zugang für den Anbieter zum Rechner-Netz sinnvoll. Hierbei kann entweder per TCP/IP-Routing eine Einwahl erfolgen oder es wird auf einem Rechner eine entsprechende Zugangs-Software (PC-Anywhere etc.) eingerichtet und im Bedarfsfall freigeschaltet. Die Zugangssicherheit wird durch Callback-Verfahren gewährleistet. Zugangs-Software (Produkt, Version) Telefon-Nr. für Callback (Produkt, Version)

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