Schritte zum Systempartner Stufe Großhandel

Transkript

1 Schritte zum Systempartner Stufe Großhandel

2 Schritt 1: Anmeldung in der Software-Plattform Falls Sie bislang noch kein QS- Systempartner sind, gehen Sie bitte auf die Startseite der Software-Plattform. Sie erreichen diese unter der Adresse Sie erreichen die Software-Plattform auch unter indem Sie den Button Zugang Datenbank auswählen Klicken Sie dann auf den Button Neuanmeldung (s. rechts) Auf der sich öffnenden Seite finden Sie erste Informationen zum Ablauf der Neuanmeldung Das folgende Menu führt Sie in sechs Schritten durch die Neuanmeldung in der QS-Datenbank 2

3 Schritt 1: Anmeldung in der Software-Plattform Nachdem Sie Informationen zur Neuanmeldung gelesen und die Datenschutzbestimmung akzeptiert haben, klicken Sie auf weiter, um die eigentliche Neuanmeldung zu beginnen Im ersten Schritt werden Sie gebeten, die Stufe auszuwählen, auf der Sie Systempartner werden möchten. Wählen Sie die Stufe Großhandel aus und klicken Sie auf weiter In den folgenden Schritten 2 bis 6 werden Sie gebeten, weitere Informationen zu hinterlegen Eine detaillierte Beschreibung zur Neuanmeldung finden Sie auf unserer Internetseite unter 3

4 Schritt 1: Anmeldung in der Software-Plattform Auswahl der Zertifizierungsstelle Neben den Adressdaten Ihres Unternehmens, den Daten des gesetzlichen Vertreters und des Ansprechpartners und den Daten mindestens eines Standorts Ihres Unternehmens, werden Sie gebeten die Zertifizierungsstelle auszuwählen, welche die unabhängige Kontrolle (Audit) in Ihrem Unternehmen durchführen soll Eine Liste der zurzeit von QS zugelassenen Zertifizierungsstellen finden sie unter t.html Wir empfehlen bei Neuanmeldungen vorab mit der ausgewählten Zertifizierungsstelle die Bedingungen zu klären 4

5 Schritt 2: Zugangsdaten Software-Plattform Ihre bei der Neuanmeldung eingegeben Daten werden gespeichert und an die QS-Geschäftsstelle übermittelt Nach Abschluss der Neuanmeldung wird eine automatische mit Ihren Zugangsdaten (QS-ID und Passwort) an die -Adresse Ihres gesetzlichen Vertreters geschickt Mit diesen Zugangsdaten (QS-ID = User-ID) können Sie sich fortan in der Datenbank anmelden 5

6 Schritt 3: Kontakt zur Zertifizierungsstelle/Beauftragung des Audits Nach der Neuanmeldung in der Datenbank nehmen Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle Kontakt auf, die das Audit in Ihrem Unternehmen durchführen soll. Diese Zertifizierungsstelle sollten Sie direkt bei der Neuanmeldung mit ausgewählt haben. Die Angabe der Zertifizierungsstelle kann aber auch nach der Neuanmeldung noch einmal geändert werden Möglicherweise hat sich auch die Zertifizierungsstelle bereits bei Ihnen gemeldet, da diese darüber informiert wird, wenn neu angemeldete Unternehmen sie auswählen Im Zuge des Kontakts zur Zertifizierungsstelle beauftragen Sie diese damit, ein Audit in Ihrem Betrieb durchzuführen Die Zertifizierungsstelle führt in Absprache mit Ihnen das Audit an einem vereinbarten Termin durch und gibt den dazugehörigen Prüfbericht (Auditbericht) in die Software-Plattform ein. Hierzu gibt einmal der Auditor den Bericht ein und ein weiterer Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle (ggf. der Zertifizierungsstellenleiter) schaltet den Auditbericht frei 6

7 Schritt 4: Versand des Vertrages Nach Freigabe des Auditberichts in die Software-Plattform durch die Zertifizierungsstelle wird die QS-Geschäftsstelle automatisch über die Software-Plattform darüber informiert Ob Ihr Prüfbericht bereits in die Software-Plattform eingetragen ist, können Sie selbst überprüfen, indem Sie sich mit ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort in der Datenbank anmelden Nach Prüfung des Auditberichts durch QS erhalten Sie den Systemvertrag für die Stufe Großhandel sowie ein Stammdatenblatt für Ihr Unternehmen in doppelter Ausführung zugeschickt Unterschreiben Sie bitte beide Ausführungen des Vertrags und füllen Sie das mitgeschickte Stammdatenblatt aus. Schicken Sie dann die drei Dokumente an die QS Geschäftsstelle zurück In der Geschäftsstelle werden beide Verträge gegengezeichnet und Ihnen wird eine Ausführung für Ihre eigenen Unterlagen zurückgeschickt. Die zweite Ausführung des Vertrages sowie das Stammdatenblatt Ihres Unternehmens bleiben in der QS-Geschäftsstelle 7

8 Lieferberechtigung Sobald die unterschriebenen Verträge und alle Angaben vollständig bei QS vorliegen, wird Ihr Unternehmen lieferberechtigt gesetzt. Nach Erhalt der Lieferberechtigung erscheint Ihr Unternehmen in der öffentlichen Suche der Software-Plattform als lieferberechtigter Systempartner. Dies können Sie über die Suchfunktion der Datenbank nachvollziehen Über die Lieferberechtigung erhält automatisch auch Ihre Zertifizierungsstelle Rückmeldung. Diese kann dem Unternehmen dann das QS-Zertifikat ausstellen Haben Sie weitere Fragen zu den einzelnen Schritten, wenden Sie sich gerne an die QS- Geschäftsstelle bzw. den fachlichen Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter! 8

9 Wir sind QS. Gemeinsam für Qualitätssicherung 9