Bürgeraccount als Basisinfrastruktur Vitako Regionalkonferenz Ost Dresden 12. Dezember 2013

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1 Bürgeraccount als Basisinfrastruktur Vitako Regionalkonferenz Ost Dresden 12. Dezember 2013 Friedemann Höller Eigenbetrieb

2 Der EB ITO im Überblick Betriebsstruktur Zentraler ITK-Betrieb Rechenzentrum Dezentrales Endgerätemanagement UCC Organisation Verfahrensmanagement Kunden- und Projektmanagement Unternehmensservice

3 E-Government Strategie der Landeshauptstadt Dresden U-Bahn Linie 1 Eigenbetrieb

4 Neues E-Government-Gesetz des Bundes Durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden ( 3a Absatz 2 VwVfG) Elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur Eingabe in elektronisches Formular oder Eingabegerät mit sicherem Identitätsnachweis (npa) Versendung des elektronischen Dokumentes mittels D und sicherer Anmeldung (npa) Optional weitere Form durch Rechtsverordnung

5 Neues E-Government-Gesetz des Bundes Anforderungen & Aufgaben für LH Dresden Nutzungsmöglichkeit für elektronischen Personalausweis schaffen, z.b. durch Erweiterung Formularserver/Fallmanagementsystem Einführung zentraler Bürgeraccount (elektronischer Ein- und Ausgang) Schaffung eines zentralen elektronischen Zugangs ( oder Online- Formular) Mehrere nutzbare elektronische Kanäle mit rechtsverbindlichem Ein- und Ausgang (Zustellung) bei der LH Dresden Notwendigkeit einer strategischen Ausrichtung der Architektur zum elektronischen Ein- und Ausgangskanal

6 Von der Strategie zum Baustein

7 Von der Strategie zum Baustein

8 Projekt eantrag der elektronischer Bürgeraccount Eigenbetrieb

9 Elektronische Antragstellung: Aktuelle Situation

10 Probleme und offene Fragen elektronischer Eingangskanal ist technisch möglich, die Unterschriftserfordernis führt allerdings häufig zu Medienbrüchen, da: derzeit die qualifizierte elektronisches Signatur (QES) der einzige rechtsgültige Unterschriftenersatz ist die QES allerdings für Bürger viel zu teuer ist (Preis Signaturkarte: ab 200 / 2 Jahre) daher auf alternative Eingangskanäle zurückgegriffen wird (Ausdrucken, manuelles Unterschreiben oder Mischformen) Medienbrüche führen zu zusätzlichen Aufwänden auf Bürgerseite (Kosten für Druck, Kuvert, Porto) und Amtsseite (Abschreiben oder zumindest Abgleichen der Daten, Archivierung des Papierdokuments) kein preisgünstiger, rechtsverbindlicher elektronischer Unterschriftenersatz

11 Probleme und offene Fragen Eingangskanal wird zwar bereits einheitlich auf dem Formularserver abgebildet, die Einsprungpunkte (Verlinkungen) sind allerdings auf verstreut Rückfragen durch den Bürger werden erschwert, da die zuständige Stelle und die angestoßenen Prozesse häufig nicht eingesehen werden können Folge: allgemeine Anfragen auf und aufwändige Zuordnung innerhalb der Verwaltung zum entsprechenden Antrag kein Single Point of Contact

12 Probleme und offene Fragen Online-Formulare stellen oftmals nur den Eingangskanal zum Anstoß eines Verwaltungsprozesses dar Bearbeitung erfolgt innerhalb eines Fachverfahrens (oftmals bereits vollständig digital) Ergebnis ist meistenfalls ein Bescheid-Dokument, dass dem Bürger zugehen muss Bescheid-Dokument enthält häufig personenbezogene Daten und muss zum Teil vom Amt unterschrieben werden Problem: Bescheid-Dokument darf aufgrund der Datensicherheit nicht über öffentliche Kanäle verschickt werden, daher erfolgt die Zustellung zum Bürger per Post oder im Fallmanagement mit qualifizierter elektronischer Signatur (verursacht wieder zusätzliche Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto oder Signaturkarte) sicherer elektronischer Versand von Bescheiden nur schwer möglich

13 Idee des Bürgeraccounts Bereitstellung einer zentralen Komponente, die die elektronische Kommunikation mit dem Bürger regelt und den zentralen Anlaufpunkt für elektronische Verwaltungsprozesse darstellt (Single Point of Contact) die bestätigten Bürgerdaten führt und an die nachgelagerten Prozesse und Fachverfahren weiterreicht eine zentrale Schnittstelle zum npa bereitstellt, um die Rechtssicherheit der Bürgerdaten zu gewährleisten eine rechtssichere elektronische Bescheidzustellung ermöglicht sich in den bestehenden Internetauftritt integriert und dessen Funktionalität erweitert, sowie die elektronischen Verwaltungsprozesse konsolidiert

14 Idee des Bürgeraccounts Ablauf mit altem Personalausweis: Eröffnen eines Accounts durch den Bürger auf im Status nicht bestätigt Ausdrucken eines Laufzettels Vorlage des Laufzettels und eines Ausweisdokuments im Bürgerbüro Freischaltung des Accounts durch einen Sachbearbeiter Antragstellung ist nun möglich, unterschriftspflichtige Formulare können elektronisch mit qualifizierter Signatur gestellt werden Ablauf mit neuem Personalausweis: Eröffnen eines Accounts durch den Bürger auf und Bestätigung über eid-funktion Antragstellung ist nun möglich, unterschriftspflichtige Formulare können elektronisch mit qualifizierter Signatur oder eid gestellt werden

15 Eingangskanäle Varianten und Standardablauf

16 Ausgangskanäle Dokumente vorbereiten, signieren & Kanal wählen Weiter mit Versenden

17 Ausgangskanäle Dokumente versenden -Standard: Postfach Bürgeraccount für Privatpersonen -Ausgang immer Postfach Bürgeraccount (auch wenn Maileingang) -Abschlussbearbeitungsvermerk nach Versand (Ausgang Bescheid, Protokoll) in Akte beim Sachbearbeiter notwendig - EGVP und SMGW (Sichere Mail) nur für Versand bei externen Behörden - D mit betrachtet, jedoch bisher kein konkreter Bedarf bzw. Noch technische Fragen offen Versand Versandbestätigu ng

18 Nutzen und Einsparpotential Bereitstellung von qualifizierten Bürgerdaten (Bestätigung durch npa oder Bürgerbüro) für Folgeprozesse und verfahren Nutzung von 2 Berechtigungszertifikaten (temporäres und permanentes Bürgerkonto) für alle angeschlossenen Prozesse anstatt eines Zertifikats für jeden Prozess Umsetzung des Unterschriftenersatzes aus dem egovernment-gesetz mittels npa Reduzierung der Medienbrüche und damit der Aufwände auf Bürger- und Fachamtsseite Konsolidierung der Schnittstellenvielfalt durch Wegfall von Medienbrüchen und damit Einsparung von internen Wartungs- und Pflegekosten (insbesondere Mischformen)

19 Nutzen und Einsparpotential Bereitstellung der elektronischen Verwaltungsdienstleistungen in einem Bürgeraccount, Übersicht über die angestoßenen Verwaltungsprozesse zu einem späteren Zeitpunkt geringer Aufwand zum Ankoppeln der eid-funktionalität an Folgeprozesse (XAuth- Schnittstelle), anstatt zeit- und kostenintensiver Einzelimplementierungen rechtssichere Bereitstellung von elektronischen Bescheiden im geschützten Kundenbereich Bereitstellung einer standardisierten Schnittstelle zur Übermittlung von elektronischen Bescheiden an den Bürger Ablösung des bestehenden Fallmanagements durch Bürgeraccount bisher sind bereits etwa 80 Online-Formulare auf dem Formularserver produktiv geschaltet, die mit wenig Aufwand integriert werden können, wodurch sofort ein Mehrwert sichtbar und die Hemmschwelle zu Beginn reduziert wird

20 Resultierende Aufgaben Inbetriebnahme des Bürgeraccounts mit Migration der Altdaten aus dem Fallmanagementsystem Umsetzung der ersten elektronischen Prozesse im Bürgeraccount Werbung durch die Bürgerbüros betreiben (Ziel: jeder Bürger sollte sich ein Bürgeraccount erstellen, deshalb Vorteile beim Bürger verdeutlichen) Umstellung der bestehenden Links auf in Bürgerbüro-Links Werbung in den Ämtern betreiben, um die bestehenden Fachverfahren mit hohen Nutzerzahlen schnellstmöglich an das Bürgeraccount anzuschließen Ziel: Nutzung des Bürgeraccounts muss auf Bürger- und Ämterseite zur Selbstverständlichkeit werden (Mehrwerte müssen erkannt werden) Dies kann nur durch die Integration möglichst vieler(aller) Online-Prozesse und die Integration auf erfolgen

21 Das ist unser Fazit! Der Bürgeraccount kann als zentraler Anlaufpunkt und Kommunikationsplattform zwischen Bürger und Amt dienen. Der Bürgeraccount deckt dabei die Funktionalität für die Vermeidung der bisher bestehenden Medienbrüche und Folgeaufwände ab. Der Bürgeraccount ist ein wichtiger Bestandteil der egovernment-infrastruktur Dresdens werden.

22 Vorgehensweise und Inhalte im Projekt eantrag Eigenbetrieb

23 Projekt eantrag Bürger npa Bürgeraccount Antrag + dessen Digitale Daten Fachverfahren Prüfen Erstellen Elektr. Bescheid Zustellen Andere Zustellung

24 Projekt eantrag Ableitung der inhaltlichen Grobziele des Projekts Erfassung, Analyse, Optimierung und Vereinheitlichung von Antragsprozessen für Bürger und Unternehmen Einführung von Workflows mit vereinheitlichten Web Formularen für die Antragsprozesse Integration einer Identitätsprüfung für die Web Formulare mittels neuem Personalausweis (npa) und dessen ID Funktion

25 Projekt eantrag Unterschriftersatz durch elektronische Signatur reduzieren des Zeitaufwands zur Bearbeitung und Verringerung von Kosten (Porto) medienbruchfreie Weiterleitung der Anträge in Form von Web Formularen Einführung eines Bürgerportals und Einbindung in den Webauftritt der LHD als zentralen Einstiegspunkt für den Bürger

26 Projekt eantrag Was soll mit diesen Zielen erreicht werden? Erhöhung der Bürgerzufriedenheit (z. B.: durch kürzere Durchlaufzeiten) Entlastung der Mitarbeiter der Ämter durch Minimierung der Medienbrüche Rechtssicherheit der Bürgerdaten Verringerung der Kosten (z. B.: durch Portoeinsparung)

27 Elektronische Eingangskanäle z.b.: Bürgeraccount Schnittstelle: Unklar!! Bereits bestehende ArchivschnittstelleDOMEA Langzeitarchiv + Archiv Vorstellung Grobidee Dokumenten Management System Container Dokument Dokument Schnittstelle: z.b.: XDOMEA Standard für alle Verfahren (kein DOMEA Präsentationsschicht Client) Fachverfahren Fachverfahren Nutzerschnittstelle (z.b.: Client des Fachverfahrens)

28 Kontakt Friedemann Höller Landeshauptstadt Dresden Eigenbetrieb IT- und Organisationsdienstleistungen Sitz: St. Petersburger Str. 9, Dresden Post: Postfach , Dresden Tel.: 0351/ Fax: 0351/ fhoeller@dresden.de Internet: