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1 E-Government

2 E-Government Portal Nächster Halt: Zukunft! Das Rathaus 2.0 Der Weg zur Modernisierung von Staat und Verwaltung Nach mehrjähriger Vorbereitung wurde im Juni 2013 das Nationale E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ) für eine effektive und effiziente Modernisierung von Staat und Verwaltung gegründet. Die staatliche Modernisierung durch Informationsund Kommunikationstechnologie zur Sicherung der eigenen Zukunftsfähigkeit stellt eine große Herausforderung dar, die eine enge Kooperation aller Beteiligten sowie den optimalen Einsatz aller verfügbaren Ressourcen in Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung erfordert. Das übergeordnete Ziel ist, zeitaufwändige Behördengänge zu vermeiden. Dazu muss die modernisierte Verwaltung folgenden Ansprüchen gerecht werden: Bereitstellen eines zeit- und ortsunabhängigen Services Aktives Einbinden der Bürger in die Fachverfahren Optimieren der Geschäftsvorfälle Zentraler Anwendungsfall ist das jeweilige Antragsverfahren. Wurden in der Vergangenheit lediglich Formulare für den Bürger zum Download bereitgestellt, so sollen künftig die Prozesse ganzheitlich elektronisch abgebildet werden. Der erste wichtige Schritt ist die gesicherte Identifizierung des Antragstellers über den neuen Personalausweis, Zertifikate oder ähnliche Authentifizierungsmöglichkeiten. Im zweiten Schritt können die Anträge online gestellt und direkt in der Fachabteilung vom jeweiligen Sachbearbeiter weiterverarbeitet werden. Der Bescheid wird dem Bürger dann entweder zum Download angeboten oder über eine rechtssichere Kommunikationsverbindung wie D oder auf Wunsch auch per Brief zugestellt. Typische Anwendungsfälle für elektronische Antragsverfahren sind: An-, Um- und Abmeldungen (z. B. Gewerbe, Wohnsitz, Fahrzeuge, etc.) Auskünfte (z.b. Melderegister, Liegenschaftskataster, etc.) Genehmigungen (z.b. Absperrungen, Baugenehmigungen, Containerstellung, etc.) Anträge (z.b. Parkausweis, Wohngeld, Beglaubigungen, Namensänderung, Bauanträge etc.) Dazu ist eine Integration der bisher existierenden alten Welt, insbesondere der Posteingangs- und Postausgangs- sowie der Zahlungsverfahren notwendig, damit auch verwaltungsintern eine medienbruchfreie und einheitliche Verarbeitung gewährleistet werden kann.

3 E-Government Portal Die Verwaltung der Zukunft Die Lösung: Ein E-Government Portal, welches den Kommunen ermöglicht, jegliche Prozesse, deren Antragsdaten bisher auf Papier in der Verwaltung eingehen, bzw. die derzeit das persönliche Erscheinen eines Bürgers in einer Behörde erfordern, zu digitalisieren. Das E-Government Portal bietet eine neue Art der Interaktion zwischen den Bürgern und der jeweils zuständigen kommunalen Verwaltung. Zur Gewährleistung der Sicherheit müssen die Bürger bei der ersten Nutzung ein persönliches Konto, das sogenannte Bürgerkonto, anlegen. Der neue Personalausweis (npa) kann mit dem dazugehörigen Lesegerät für die Registrierung genutzt werden. So werden nicht nur die Daten automatisiert eingelesen, sondern auch potentielle Fehler einer manuellen Eingabe vermieden. Für die Behörden bedeutet dies automatisch eine höhere Qualität der Daten. Zudem authentifiziert sich der Antragsteller mit seinem Ausweis, so dass der Sachbearbeiter sicherstellen kann, dass hinter dem Antrag ein echter Anwendungsfall steckt. Im nächsten Schritt wählt der Bürger den Service aus, den er online nutzen möchte. Er trägt die noch fehlenden Daten in das entsprechende Formular ein und signiert es, beispielsweise mit dem npa. Der Antrag wird auf direktem Wege, ohne Zeitverzug, an das zuständige Fachamt weitergeleitet und landet in der Aufgabenliste der zuständigen Sachbearbeiter. Dort wird der Antrag wie gewohnt bearbeitet. Nach Abschluss wird der Bürger auf dem von ihm gewünschten Informationsweg benachrichtigt. Zudem werden sämtliche Dokumente in elektronischen Fachakten abgelegt. So können die Sachbearbeiter im E-Government Portal übergreifend in Prozessen und Dokumenten nach Namen recherchieren. Das heißt, sie können auch im Vertretungsfall jederzeit umfängliche Auskünfte erteilen. Ein weiterer Vorteil der digitalisierten Verwaltungsprozesse ist, dass den Bürgern im Portal intelligente Formulare zur Verfügung gestellt werden können, in denen beispielsweise die Daten aus der Registrierung bereits hinterlegt sind. Das spart Zeit und erhöht die Qualität der Daten, da sie nicht noch einmal separat eingegeben werden müssen. Zudem bieten diverse Ausfüllhilfen eine wichtige Grundlage, damit die Online-Dienste barrierearm angeboten werden können. Vor dem Absenden der Daten werden diese automatisch auf formelle Fehler geprüft. So werden ausschließlich valide Daten an die Fachämter übermittelt. Das führt bereits in den ersten Bearbeitungsschritten zu einer verbesserten Datenqualität. Im E-Government Portal kann jeder beliebige Verwaltungsprozess digitalisiert werden. Von der KITA-Verwaltung, über die Beantragung eines neuen Personalausweises bis hin zu Gewerbean- und ummeldungen ist alles denkbar. Jede Verwaltung kann entsprechende Online-Services für Ihre Bürger und die in der Kommune angesiedelten Unternehmen zur Verfügung stellen. Die Realisierung läuft über den Informatik-Dienstleister der Kommunen, beispielsweise das krz in Lemgo, in Zusammenarbeit mit ihrem Integrationspartner, der agentbase AG. Vorteile eines E-Government Portals für die Kommunen: Das elektronische Antragsverfahren ermöglicht ein schnelleres Bearbeiten diverser Verwaltungsprozesse. Die automatisierte Datenübernahme verbessert die Datenqualität in jedem einzelnen Bearbeitungsschritt. Die Prozesse werden transparenter, denn jeder Sachbearbeiter kann jederzeit Auskunft erteilen. Das Einbinden des npa für die digitale Signatur neuer Anträge bietet den Benutzern ein hohes Maß an Sicherheit. Zusammenarbeit über Organisations- und Applikationsgrenzen hinweg Verschiedene Anwendungen lassen sich ohne große Aufwände integrieren.

4 E-Government Portal Erfolgsbericht: KITA-Verwaltung online Der Kreis Lippe bietet als eine der ersten Kommunen einen voll funktionsfähigen Online-Service in einem E-Government Portal: die KITA-Verwaltung. Nachdem anfangs zuerst die Kindertageseinrichtungen und Träger Anmeldungen und Änderungsmitteilungen komplett elektronisch an die Verwaltung übermitteln konnten, steht mittlerweile auch ein Bürgerkonto für die Abgabe von Erklärungen bereit. Die Eltern im Kreis Lippe konnten somit über ihren persönlichen Zugang alle notwendigen Schritte zur Festsetzung der Kita-Beiträge komplett elektronisch vornehmen. Nach einmaliger Registrierung geben die Eltern ihre Einkommens- Selbsteinschätzung ab. Anhand dieser Angaben wird der vorläufige Elternbeitrag für die Kindertageseinrichtung festgelegt und der Bescheid vom zuständigen Sachbearbeiter elektronisch zugestellt. Das E-Government-Portal wird vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zur Verfügung gestellt. Mit ihrer Anwendung Elternbeiträge Online macht das krz es erstmals möglich, alle für die vorläufige Festsetzung der Elternbeiträge erforderlichen Schritte von der Meldung der Kindertageseinrichtung bis hin zur Zustellung des Bescheids und Abbuchung komplett elektronisch abzuwickeln. Es ist die erste Anwendung innerhalb des Verbandsgebiets, die zudem die eid-funktion des neuen Personalausweises (npa) nutzt. Das heißt, dass der Registrierungsprozess mit dem neuen Personalausweis samt Lesegerät voll automatisiert durchgeführt werden kann. Die aufwändige Eingabe der personenbezogenen Daten bleibt damit den Inhabern des npa erspart. Bei der Entwicklung ihrer Online-Services im E-Government Portal setzt das krz auf den IT-Dienstleister agentbase AG, der ihre Anforderungen stets kompetent und zuverlässig in die Realität umsetzt. Über das krz Lemgo: Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo besteht seit 1971 und ist somit seit über 40 Jahren der Informatik-Dienstleister der hiesigen Kommunen. Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen sowie professioneller Rechenzentrumsbetrieb bilden die traditionellen Schwerpunkte. Durch die sich immer rasanter verändernde IT-Landschaft und die zunehmende Kundenorientierung des krz steht heutzutage verstärkt die Erbringung von Dienstleistungen im Vordergrund. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netz- und PC-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit. Das krz ist der erste kommunale Service-Provider in Deutschland, der durch das BSI zertifiziert wurde. Über 200 hochmotivierte und durch ständige Weiterbildung qualifizierte Mitarbeiter von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele.

5 Kontakt agentbase AG Eggertstraße Paderborn Fon: Fax: Internet:

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