Einstieg in die Digitalisierung

Transkript

1 Einstieg in die Digitalisierung Ein praxisorientierter Leitfaden DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

2 Agenda Thema 1 Der DVPT 2 Grundbegriff Digitalisierung 3 Informationslogistik 4 Statements zur Digitalisierung 5 Entscheidungsfindung 6 Voruntersuchung 7 Entscheidungsvorlage 8 Grundsätze 9.. Wie kann der DVPT unterstützen DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

3 Der DVPT DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

4 Auftrag und Angebote Weiterbildung Netzwerk Future Beratung Mitgliedschaft DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

5 Themen und Fokussierung ITK Informations - logistik Postbearbeitung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

6 Zahlen Daten - Fakten > 400 Mitglieder und Business-Kunden > Führende Akademie im Bereich Informationslogistik 170 Schulungsteilnehmer jährlich 15 Workshops und Inhaus-Seminare jährlich > 260 Projekte im Bereich Post und ITK Beratung Ausschreibung Projektmanagement Benchmarking und Zertifizierung > Messen, Ausstellungen, Foren 350 Teilnehmer und Besucher jährlich > Future-Themen Datenbank mit über 950 Innovationsprojekte DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

7 Definition Digitalisierung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

8 Digitale Transformation Strategisch: Transformation Operativ: Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

9 Informationslogistik Prozesse der Informationslogistik physischer Input Brief, Fax, usw. Input- Management Fachprozesse Output- Management physischer Output elektronischer Input , Portal, usw. Geschäftsprozesse elektronischer Output Organisatorische Sicht der Informationslogistik - Poststelle - Schadensbearbeitung Registratur - Kundencenter - Digitalisierungszentrum - Druckzentrum - Buchhaltung - Copyshop - Personalabteilung - Hausdruckerei DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

10 Informationslogistik Prozesse der Informationslogistik physischer Input Brief, Fax, usw. Input- Management Fachprozesse Output- Management physischer Output elektronischer Input , Portal, usw. Geschäftsprozesse elektronischer Output Prozessuale Sicht > Analyse und Bewertung von Vorgängen > Bearbeitung einer Police > Versand eines Kundenschreibens > Antwort auf eine Kundenanfrage > Bearbeitung einer Rechnung Prozessuale Sicht DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

11 Statements zur Digitalisierung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

12 Digitalisierung Statements Digitalisierung ist ein fach- und bereichsübergreifendes Organisationsthema Die Optimierung wird im Wesentlichen erzielt bei Bearbeitungsprozesse: Zeit, Qualität, Transparenz, Automatisierung, Dunkelverarbeitung Infrastruktur: Raumkosten, Archivkosten Flexibilität: Antwortzeiten, Reaktionsgeschwindigkeit und nicht in der Poststelle! DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

13 Entscheidungsfindung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

14 Digitalisierung - Entscheidung Strategische Unternehmensentscheidung Formulierung der Zielsetzung Zeit und Geld für: Pilot, Voruntersuchung, Entscheidungsvorlage DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

15 Digitalisierung - Voruntersuchung Postlogistik Wo kommen Dokumente an, wo werden sie verarbeitet Dokumentenstruktur Art, Menge Öffnungsregeln und rechtliche Fragestellungen Archivierung und Vernichtung Werbepost Private Post und private s Vorhandene Infrastruktur Software, Hardware, Workflow, Archive DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

16 Digitalisierung - Entscheidungsvorlage Grobplanung Formulierung der Zielsetzung Organisatorisch Fachlich Infrastrukturell Beschreibung der Auswirkungen Erste Kosten- Nutzenabschätzung Empfehlung Pilot Feinplanung Projektstart DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

17 Digitalisierung - Grundsätze 1. Digitalisierungsprojekte bedürfen einer Grundsatzentscheidung und der Unterstützung durch das Management 2. Ganzheitliche Betrachtung des Ablaufs von Poststelle bis Fachbereich bis Kundenschnittstelle 3. Zentralisierung der Tätigkeiten und Digitalisierung so früh wie möglich im Bearbeitungsprozess 4. Beginn mit den Low Hanging Fruits = Quick Wins 5. Nicht die Ausnahmen den Prozess bestimmen lassen! 6. Einbeziehung von Betriebsrat und Personalabteilung 7. IT ist Unterstützer und nicht der Bereich, der die Prozesse festlegt 8. Nutzung von externem Know-How DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

18 Digitalisierung - Grundsätze Digitalisierung ist ein fach- und bereichsübergreifendes Organisationsprojekt in dem die Poststelle als erste Instanz und als zentrale Dienstleistungseinheit eine entscheidende Rolle spielen muss, damit Ressourcen gespart und Flexibilität der Organisation erhöht werden können! DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

19 Unterstützung durch den DVPT Nutzen Sie unsere Experten mit praktischer Umsetzungserfahrung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

20 Arbeitskreise DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

21 Arbeitskreise Arbeitskreis Digitalisierung startet am DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

22 Akademie 19/20. September: Seminar Digitale Postbearbeitung DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung

23 Deutscher Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e. V. (DVPT) Aliceplatz Offenbach Tel.: Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart Mobil: Die dargestellten Ausführungen sind nach bestem Wissen und Gewissen auf Basis der aktuellen Informationslage erstellt worden. Sie erheben keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit und stellen keine Rechtsberatung dar. Es gilt das gesprochene Wort. Copyright: Kopien auch in Auszügen und Weitergabe an Dritte sind ohne Einverständnis der Autoren nicht erlaubt. DVPT e.v. Webinar - Einstig in die Digitalisierung