Neu Wulmstorf: Geschäftsprozessoptimierung mit der E-Post Business Box
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- Melanie Elisabeth Krämer
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1 DStGB-Lounge Oldenburg 10. April 2013 Neu Wulmstorf: Geschäftsprozessoptimierung mit der E-Post Business Box
2 Agenda Struktur Eckdaten Neu Wulmstorf E-POSTBUSINESS Box Kontext DMS Verwaltungsmodernisieru ng Warum Einsatz Business PostBox Voraussetzungen und nächste Schritte Ergebnisse Fazit Schlagworte E-Akte Elektronische Vorgangsbearbeitung Digitaler Posteingang Prozessoptimierung Vorteile Pläne
3 Lage Neu Wulmstorf Gemeinde Neu Wulmstorf, Landkreis Harburg, Niedersachsen Ca Einwohner
4 Verwaltungsstruktur - 3 Fachbereiche / Bürgermeister - 85 PC-Arbeitsplätze - Netzinfrastruktur über Kreisnetz - 3 Standorte vernetzt (Rathaus, Baubetriebshof und Jugendzentrum)
5 E-POSTBUSINESS BOX Gegenstand papiergebundene Ausgangspost IST - Drucken und kuvertieren am Arbeitsplatz -Frankieren und Transport Ausgangspost Poststelle SOLL - Druckaufbereitung vom Arbeitsplatz -Drucken, kuvertieren, frankieren Zustellung durch
6 Funktionsweise Brief erstellen (MS Word) Brief frei geben (je nach Unterschriftsbefugnis) Brief drucken Auswahl -Drucker Anmeldung
7 Funktionsweise V
8 Funktionsweise V
9 Gemeindlicher Nutzungsumfang E-POSTBUSINESS BOX Einseitige Briefe mit / ohne Anlage(n) mehrseitige Briefe mit / ohne Anlage(n) Optionen schwarz/weiß oder Farbausgabe Optionen papiergebundene Zustellung oder elektronisch als E-Postbrief (wenn Adressat registriert ist und dieser Zustellkanal gegenüber der Behörde erklärt ist) Serienbriefe
10 DMS-Anforderungsprofil Flächendeckendes, modernes Steuerungs-, Informations-, Dokumentations- und Arbeitsinstrument
11 Ziele des DMS-Einsatzes Reorganisation Aktenablage Gemeinsamer belastbarer Datenzugriff Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter modernes Arbeitsumfeld Unterstützung der Doppik-Einführung Reorganisation von Abläufen / Geschäftsprozess Ausschöpfung von Effizienz-potentialen (Zeit, Ressourcen, Mitteleinsatz) Vermeidung von Redundanzen Beschleunigte, erfolgreiche Recherche
12 DMS: Einsatz / Nutzung E-Akte Akte wird im DMS geführt Ablage aller vorgangsrelevanten Dokumente DMS ist das führende System Elektronische Vorgangsbearbeitung Dokumente in Bearbeitung beim Vorgang Workflow: Interne Mitzeichnung über das DMS
13 Verwaltungsmodernisierung Ziele Ausbau des Bürger- und Unternehmensservices Steigerung Verwaltungseffizienz Mitarbeiterorientierung ( Schaffung moderner Arbeitsplätze) Höhere Wirtschaftlichkeit Wege und Mittel Ausbau Einsatz von Informationstechnologie Aktivere Einbindung / Beteiligung Mitarbeiter Kooperationen mit Entwicklungspartnern: u.a. Klimaschutz / Optimierung Ökobilanz
14 Verwaltungsmodernisierung Umfeld / Voraussetzungen Seit 1999 Entwicklung innovativer Landkreis Projekterfahrung E- Government Interkommunale Zusammenarbeit
15 Verwaltungsmodernisierung Strategische Neubestimmung 2009 Beispiele Konzentration auf Verwaltung Ergreifung organisatorischer Maßnahmen Neuausrichtung der IT und des Einsatzes von Informationstechnologie Pragmatische und zielorientierte Geschäftsprozessoptimierung DMS Druckerkonzept Postausgang Vorlagewesen Ratsinformationssystem Bewerbermanagement Unterstützungssysteme Mitarbeiter Mitarbeiterportal Internes Buchungssystem
16 Motivation Einsatz E-POSTBUSINESS BOX Reduzierung Druckereinsatz Höhere Wirtschaftlichkeit Konzentration auf Kernaufgaben / Entlastung Mitarbeiter Kostenersparnisse Ökobilanz optimieren Im Jahresmittel 50 Briefe täglich Serienbriefe (tlw. interne Versandvorbereitung)
17 Voraussetzung Einsatz E- POSTBUSINESS BOX Anpassung Dokumentenvorlagen Einweisung / Schulung Einrichtung der User in Box-Infrastruktur
18 Fazit E-POSTBUSINESS BOX unterstützt die Zielerreichung Weiterer Baustein im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung realisiert
19 Herausforderung Herausforderung E-Governmentgesetz Elektronische Zustellung mittels E-POSTBRIEF Zugangseröffnung und Administration Adressaten (Bürger, Gewerbetreibende, Institutionen, Vereine etc.
20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Downloadangebot: Suchwort: EPostbrief Kontaktdaten: Gemeinde Neu Wulmstorf Fachdienstleiter Strategische Steuerung & Entwicklung Tel Kooperationspartnerschaft mit
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