E L A K Elektronischer Akt für Gemeinden

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1 E L A K Elektronischer Akt für Gemeinden Die digitale Gemeindeverwaltung ist Wirklichkeit ELAK GOVERNMENT VERBUND Verein zur Förderung kommunaler Zusammenarbeit A 3542 Gföhl, Bezirk Krems, Niederösterreich Obmann: Ök. Rat Bgm. Karl Simlinger Geschäftsführer: STADir. Anton Deimel und der Abteilung für Raumordnung und Regionalpolitik unterstützt 1 ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Geschf. Dir. Anton Deimel Projektpräsentation 2007 Gföhl Kleine Stadt mit großem Herz EW: Bezirk Krems, Waldviertel, NÖ Fläche: 80 m² Orte: 18 Budget: 7 Mio Schulstadt Standesamt Einkaufsstadt 2 ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Geschf. Dir. Anton Deimel Projektpräsentation

2 Agenda Projektinfo Analyse Verwaltungsabläufe (Prozessanalyse) Government Office GO ELAK Technologie Systemaufbau / i DMS und Gemeinde ELAK Schnittstellen Vorteile, Lieferobjekte Der Weg zum Gemeinde ELAK Demo Vorführung 3 Projektinfo Stadtamtsdirektor Anton Deimel, Stadt Gföhl E Government, 3/2002 5/2004 Intensive Zusammenarbeit mit Bund, Land, GVV, WKO Prozessanalyse 11/2004 6/ Verwaltungserledigungen untersucht (Fa. UNISYS) Regionalmanagement Niederösterreich Wissenschaftliche Begleitung durch die Donau Universität Krems, Mag. Dr. Peter Parycek, MAS Zentrumsleiter für E Government ELAK für Gemeinden 11/05 03/07 seit April im Echtbetrieb! GO ELAK elektronische Gemeindeverwaltung; Kooperation von 7 Gemeinden im Bezirk Krems und Amstetten (Stadt Amstetten) ELAK für Einwohner! 4 2

3 Prozessanalyse vor ELAK Einführung Gföhl Gedersdorf Rohrendorf 11/ / Verfahren aus 10 Bereichen o Bauanzeige o Bauverfahren (9) o Kindergartenanmeldung (6) o Vorschreibungen (4) o Todesfall (2) o Förderungen o Allgemeine Anbringen (4) o Straßenbauten (3) o Raumordnung (3) o Veranstaltungen (2) 5 Technologie Verfahrensdokumentation Abbildung der Verfahren als Workflow in Government Vergbe GZ Office Abbildung Sachgebiete gemäß Produktund Leistungskatalog Posteingang Protokollierung Bearbeitung Postausgang Scanning Outlook Drag & Drop Vergabe GZ Zuteilung DMS Workflow PDF XPS Open XML EDIAKT II 6 3

4 Erledigungsworkflow Registrierung Protokollierung Verfahrensworkflow Abfertigung 7 Schnittstellen Registrierung Übernahme von EDIAKT Dokumenten Übernahme von Daten elektronischer Formulare (HELP.GV, AFS-Formularserver) Abfertigung EDIAKT Dokumente erstellen und versenden Bescheide mit digitaler Signatur versehen Zustellung mittels Zustellserver 8 4

5 DMS für Städte und Gemeinden i DMS, Dokumentenmangementsystem NEU Beschlagwortung mit 3 Schwerpunkten o Beschlagwortung der Dokumente mit System (1. VRV, 2. Leistungsbereiche, 3. Leistungsgruppen) Intelligente Aktenablage o Sachbearbeiter wird elektronisch geführt 9 Aktenplan Registratur / Abfertigung Office 2007 MOSS 2007 WF Aufbau GZ nach Leistungsbereichen: VRV Gruppe Verfahrensnummer 1 - BWBV ( ) Jahr fortlaufende Nummer Einzigartig o Aktenzahlvergabe nach dem Leistungskatalog des Länderarbeitskreises Dokumentenzahl Leistungs- Aktenzahl bereich Beispiel Bauverfahren (Bauanzeige): 1-BWBV-010-( ) fortlaufende Jahr Nummer 10 5

6 11 Go elak = Weg zur Intelligenten elektronischen Verwaltung Information auf Knopfdruck 12 6

7 GO ELAK enger Kontakt zum BKA Mit E Government wollen wir die Verwaltung immer Näher zum Bürger heranbringen. 13 Vorteile des GO ELAK Rasche Abwicklung von Amtsgeschäften Rund um die Uhr Zeitersparnis für Bürger, Landw., Unternehmer Bürgermeister Amtsleiter und Mitarbeiter Aktualität und Transparenz Tagesaktuell, 100%-ig Dokumentenerfassung Information auf Knopfdruck 14 Höhere Servicequalität 50 % Zeitersparnis bei der Aktensuche Geringe Kosten Software MS Office (Word, Excel...) MS Share Point Server % Einsparung Ordner Archivraum Reduktion Kurze Einschulung 10 ELAK Handgriffe (1 Tag) Testbetrieb vor Echtbetrieb 7

8 Der Weg zum GO ELAK 15 GO ELAK Lieferumfang GO ELAK Projektinhalt / Lieferobjekte ELAK Dokumentation Bedienung Protokollierung Verfahrensabläufe Berechtigungen ELAK (Elektronischer Akt) i-dms (intelligentes DMS) Mitgliedsgemeinden aktueller Stand EW: Gföhl Gedersdorf Rohrendorf Furth/G Paudorf Albrechtsberg GUV Krems Seit Mai 07 Stadt Amstetten im ELAK Government Verbund! 16 8

9 Wie kommt man zum go elak Vereinsbeitritt Einfacher Gemeinderatsbeschluss Vertragliche Vereinbarung Beitrittsgebühr oder Gegenleistung Festlegung der Rahmenbedingungen Beitrittsgebühr pro EW oder Lieferung neuer Prozesse und ELAK s 17 Zeitaufwand für Go ELAK Einführung ELAK Prozesse Vorhandene Prozesse 1-2 Tage validieren (abstimmen) abstimmen für die Beitrittsgemeinde 1-2 Tage ELAK freischalten und einrichten Organisationsstruktur, Rechteverwaltung 1Tag ELAK und i-dms Echtbetrieb Schulung Gemeindemitarbeiter für den Echtbetrieb 18 9

10 Rechtsform ELAK Government Verbund (ELAK Dachverband) ELAK Gemeindeverbund I ELAK Gemeindeverbund II ELAK Gemeindeverbund III Gemeinde A Gemeinde A Gemeinde A Gemeinde B Gemeinde B Gemeinde B Gemeinde C Gemeinde C Gemeinde C 19 Vertragsverhältnis ELAK Government Verbund (ELAK Dachverband) Nutzungsvereinbarung Verfahrens- Dokumentation Government Office (DMS) Kooperations- Vereinbarung ELAK Gemeindeverbund I Gemeinde A Gemeinde B Gemeinde C 20 10

11 GO ELAK für Städte & Gemeinden Kooperationen Unterstützung durch das Regionalmanagment Niederösterreich i Donau Universität Krems (wissenschaftliche Begleitung) Mag. Dr. Peter Parycek, MAS Zentrumsleiter für E-Government Vernetzung mit help.gv.at medienbruchfreie Schnittstelle in den go-elak 21 GO ELAK für Städte & Gemeinden Kooperationen 22 11

12 ELAK GOVERNMENT VERBUND Verwaltungskooperation bewährter Weg für Gemeinden 23 Government Office Die Zukunft hat bereits begonnen! Information auf Knopfdruck Kontextbezogene Informationsbereitstellung durch elektronische Abbildung von Verfahrensabläufen statt Suche nach Akten Einfache Handhabung durch Abbildung österreichweit einheitlicher Schnittstellen und Standards - Mit ZEHN Handgriffen hat man den ELAK im Griff Mehr Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger Einsparungen bis 50% Technologischer Quantensprung für Verwaltungsorganisationen 24 12

13 Danke für ihre Aufmerksamkeit! 25 13