ELAK und E-Government. in der Gemeinde Engerwitzdorf

Transkript

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2 ELAK und E-Government in der Gemeinde Engerwitzdorf

3 Die Gemeinde Engerwitzdorf Eckdaten Stadtrandgemeinde zu Linz Einwohner 41 km² 30 Ortschaften Voranschlag 2014: Ordentl. HH: E und A je ,00 Ao HH: E und A je ,00

4 ELAK-Selbstverständliches Seit langem geübte Praxis: Eingangspost gelangt ausschließlich in digitaler Form zum Sachbearbeiter Steuerung erfolgt über Aktenzahl Zuständiger Sachbearbeiter, Prozess, Produkt Beschleunigung der Prozessabläufe Ausnahmslos elektronische Bearbeitung auch Einholen von Gremialbeschlüssen

5 ELAK-Selbstverständliches Elektronische Dokumentenmappen werden an Fachanwendungen (Fachprogramme) weitergegeben Jede Fachanwendung verfügt über elektronische Dokumentenmappe Amtssignatur direkt im ELAK-System Jede Erledigung wird amtssigniert Seit Mai 2013 wird Amtssignatur auf allen Förderanträgen des Landes OÖ anerkannt Programmanwendung: ÖKOM Rathausmanager

6 ELAK-Selbstverständliches

7 ELAK - neu Duale Zustellung direkt aus der Dokumentenmappe (Übermittlung und Zustellung) EDIAKT Einsatz im Schriftverkehr mit Behörden ELAK bei Landesregierung

8 Elektronische Führung der Produkte Über 100 Produkte der Gemeinde Strategische Zielvorgaben des Gemeinderates Steuerung der Produkte über Kennzahlen Wirtschaftlichkeit (Kosten- und Leistungsrechnung) Kundenzufriedenheit (Befragung) MA-Zufriedenheit (Befragung) Leistungserfüllung (Qualität) Prozesse liegen Produkt zugrunde Prozessbeschreibung in elektr. Dokumentenmappe

9 Elektronische Personalakte Personalakt mit direkter Verbindung zur Personalverrechnung Personalakte sämtlicher aktiven MA werden elektronisch geführt Elektronische Dokumentenmappe in der Fachanwendung

10 Elektronischer Bauakt Elektronische Weitergabe des Bauansuchens an die Fachanwendung Elektronische Dokumentation interner fachlicher Beurteilungen Amtssignatur und elektronische Zustellung

11 Verwaltung Bauhof Auftragserteilung an den Bauhof nur elektronisch Daueraufträge Einzelaufträge Beispiel: Bürgeranliegen über E-Government Sachbearbeiter erhält Geschäftsstück und erteilt elektronisch Auftrag an den Bauhof Kostenschätzung, Terminsetzung etc. Elektronische Verständigung des Beschwerdeführers Künftig: Einbindung der App Hilf mit!

12 Elektronische Zustellung Duale Zustellung der Vorschreibung der Gemeindeabgaben (Partner HPC dual) 30 % aller Abgabenpflichtigen (ca. 750 Haushalte) In Umsetzung: Elektronische Briefzustellung aus der Dokumentenmappe Signieren und versenden

13 Elektronische Zustellung Verstärkte Aktivitäten: Zustimmungserklärung im Bürgerservice Zustellung bzw. elektronisches Postfach Freischalten Handysignatur am Gemeindeamt Gezielte Artikel in den Gemeindenachrichten Schwerpunkt mit Aktion 2013 gesetzt

14 Elektronische Zustellung Aktion 2013: Für jede Registrierung zur e-zustellung Für jede Registrierung zu einem elektr. Postfach Gutscheine für regionale Wirtschaft LED Leuchten Chance auf Gewinn Smartphones Tablets

15 Elektronische Zustellung Ergebnis der Aktion 2013: 908 zusätzliche Registrierungen für e-zustellung Bisher zusätzliche Registrierungen eines elektronischen Postfaches bisher 46

16 E-Government Grundsatz der Gemeinde Engerwitzdorf: E-Government muss jedenfalls mehr sein, als Daten in ein PDF eintragen zu können

17 E-Government Aktuell 21 Anwendungen Beispiele: Anforderung einer Wahlkarte über 40% elektronisch angefordert Eintrittskarten für Kulturhaus Im Schöffl Bürgerstimme Hundeanmeldung Antrag auf Straßenbenützung Wohnungssuche Kontoabfrage Eingabe verfolgen

18 E-Government

19 E-Government

20 E-Government

21 E-Government Automatisch erstelltes ÖKOM-Geschäftsstück

22 E-Government Mitarbeiter erhalten automatisch das GS

23 E-Government ÖKOM erstellt automatisch Geschäftsstück Bürgerantrag landet direkt im elektronischen Posteingang des zuständigen Sachbearbeiters Bearbeitung erfolgt ausschließlich im ELAK

24 Elektronische Befragungen Bestehende Gemeindesoftware um umfangreiches Befragungstool erweitert Künftig können anstehende kommunale Themen elektronisch abgefragt werden

25 Elektronische Befragung

26 Elektronische Befragung

27 Elektronische Befragung

28 data.engerwitzdorf.gv.at Zusammenarbeit mit dem KDZ Wien Bereitstellung im Oktober 2012 mit 96 Datensätzen Derzeit 126 Datensätze Vorwiegend offene Formate

29 data.engerwitzdorf.gv.at

30 Auszeichnung Free Document Award 2013 Verleihung durch Free Software Foundation Europe (FSFE) Aufmerksamkeit durch Verwendung von vorwiegend Offenen Formaten Im Verhältnis zur EW-Zahl stellt Engerwitzdorf österreichweit die meisten Daten zur Vorreiterrolle und Vorbildfunktion für andere Gemeinden

31 data.engerwitzdorf.gv.at 1. OGD-Stammtisch am Ziel ist direkter Export von Daten aus den unterschiedlichen Fachanwendungen in offene Formate Beispiel: Voranschlag, Rechnungsabschluss, Sitzungsprotokolle App4Engerwitzdorf- Wettbewerb im Rahmen eines österreichweiten Wettbewerbes

32 Elektronische Sitzungsverwaltung Sitzungsverwaltung Elektronische Freigabe der Sitzungsvorbereitung (Amtsvortrag) durch Vorgesetzte Derzeit werden Amtsvorträge und erklärende Dokumente in ein Intranet gestellt Künftig erhalten Gemeinderatsmitglieder die Möglichkeit, eigenen Bereich des Sitzungsprogrammes einzusehen

33 Politik-Intranet Sitzungsunterlagen im Intranet Differenzierte Berechtigungen werden künftig mit Bürgerkarte gesteuert ÖKOM-Sitzungsverwaltung stellt Sitzungsakte über Intranet zur Verfügung

34 Politik-Intranet Übereinkommen mit politischen Fraktionen Unterlagen (auch Voranschläge und Rechnungsabschlüsse) nur noch elektronisch Adaptierung des Sitzungssaales Jeder GR-Arbeitsplatz verfügt über Internetzugang Stromversorgung

35 Die nächsten Ziele Steigerung der e-government-angebote Bürger vom Nutzen e-government (noch mehr) überzeugen Nächste Bürgerbefragung 2016 auch in elektronischer Form Steigerung der elektronischen Zustellungen data.engerwitzdorf.gv.at intensivieren

36 Kontakt Alfred Watzinger Gemeindeamt Engerwitzdorf