E-Government-Projekt. Medienbruchfreies elektronisches Verwaltungsverfahren zur Einrichtung eines technischen Bürgerbüros. Datum:

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1 E-Government-Projekt Medienbruchfreies elektronisches Verwaltungsverfahren zur Einrichtung eines technischen Bürgerbüros Datum:

2 Themenübersicht 1. Ziele des Projektes Technisches Bürgerbüro 2. Projektbeschreibung 3. Projekt Status quo 4. weitere Arbeitsschritte Strukturanpassung Ämterbeteiligung TBB als ze t a e 2

3 Ziele des Projekts Technisches Bürgerbüro 1. Durchführung eines medienbruchfreien Verwaltungsverfahrens 2. Einrichtung eines Technischen Bürgerbüros als zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger zum Thema Bauen 3. Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Optimierung von Prozessen im Amt für Bauordnung und Denkmalpflege 3

Projektbeschreibung Technische Dimension Informieren & Beteiligen Ämter der

LibreOffice Kassenschnittstelle digitale Signatur (Signaturkarten,

Sachbearbeitung ProBAUG/ ProBAUG/WP, ProDenkmal Zentral: Fachanwendung

4 Projektbeschreibung Technische Dimension Informieren & Beteiligen Ämter der Stadtverwaltung Leipzig Bauportal Bauinteressenten/Öffentlichkeit LibreOffice Kassenschnittstelle digitale Signatur (Signaturkarten, Kartenleser, Software) Instrumente der medienbruchfreien Sachbearbeitung Sachbearbeitung ProBAUG/ ProBAUG/WP, ProDenkmal Zentral: Fachanwendung Datenaustausch/ -speicherung OS ECM Dokumentenmanagementsystem der Stadt Leipzig korrespondierende Systeme 4

5 Projektbeschreibung Organisatorische Dimension 1. Postmanagement Nachvollziehbarkeit des Postlaufs im Amt und in der Verwaltung, Sammeln, Verteilen (Was? Wie? Wohin?) und Zuordnen des physischen und digitalen Posteingangs (Wer bekommt Was?), Kontrolle durch die Leitungsebene 2. Beispiele: Bearbeitungsbogen und Ämterbeteiligung Straffung der Stellungnahmen, Regelungen des Datenschutzes (Wer darf Was lesen/bearbeiten?) Standards digitale Signatur Berechtigung zum (De )Aktivieren der Signaturkarten (D Trust), Rechte und Pflichten der Karteninhaber Umgang mit qualifizierten elektronischen Signaturen 3. Kooperationen personelle Besetzung des TBB (fachübergreifende Kompetenzen > Kooperation?), Abstimmung mit IT Anbietern etc. zur Anpassung und Pflege der IT Infrastruktur 5

6 Status quo des Projektes Produktivstart von ProBAUG/ProDenkmal im ABD am 05.Januar 2015 Eröffnung Technisches Bürgerbüro am Anpassung des IT Sicherheitskonzeptes Implementierung des Posteingangsscan (Digitalisierung aller eingehenden Dokumente bis A3) Etablierung weiterer Schnittstellen (DMS, SAP) Fachanwendung ist einsatzfähig und wird weiter angepasst 2 3 Bauen Online und TBB als zentrale Bauservicestelle Einführung der elektronischen Ämterbeteiligung und TBB mit weiteren Funktionen, wie Vorprüfung und Baulotse Einführung Fachanwendung und TBB als Servicestelle für Auskunft, Antragsannahme, Verfahrensinformation 6

7 Weitere Arbeitsschritte A Veränderung in Prozessabläufen Standarisierung einheitliche Regelungen zur Bearbeitung/Entscheidung von Themen Standards für qualifizierte Erstberatung Verschlankung höhere Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen Subsidiaritätsprinzip Zugangssteuerung Vorberatung Verteilung von Unterlagen, Beteiligungsverfahren Koordination von Anfragen und Rückfragen Störungsfreie Arbeitszeit Wissensmanagement Checklisten Wissensdatenbank 7

Weitere Arbeitschritte B2 Ämterbeteiligung

schreibt im Denkmalpflege Freigabe erteilt

: - Standards der Nutzung des BAB - Standards

Stellungsnahme anfordern Bearbeitungsbogen

Mögliche Informationen - Stellungnahme mit

Mögliche Aktivitäten - empfangen relevanter

8 Weitere Arbeitschritte B2 Ämterbeteiligung Status quo Bearbeitungsbogen (ProDenkmal) schreibt im Denkmalpflege Freigabe erteilt Notwendige Regelung, z.b.: - Standards der Nutzung des BAB - Standards zur Qualität und Quantität der Stellungnahmen Stellungsnahme anfordern Bearbeitungsbogen (ProBAUG) schreibt im Bauaufsicht BAUPORTAL Mögliche Informationen - Stellungnahme mit Fristsetzung - Unterlagennachforderungen - etc. Mögliche Aktivitäten - empfangen relevanter Unterlagen - Eingabe der Stellungnahme Organisatorische Regelung datenschutzund personal rechtlicher Belange! 8

9 Weitere Arbeitsschritte C1 TBB Status quo Zentrale Antragsannahme und allgemeine Bauberatung TBB teil sich die Räumlichkeiten mit dem Bauaktenarchiv an deren Servicezeiten gebunden Zu Servicezeiten: Entgegennahmen von Bauantragsunterlagen Allgemeine Beratung zu Verfahrensfragen, planungs und bauordnungsrechtliche Anforderungen sowie Baurechtszuständen Lotsenfunktion Kontakt per E Mail, Telefon, persönlich möglich Zielvorstellungen derzeit noch nicht vollständig erfüllt! 9

10 Weitere Arbeitsschritte C2 Perspektive des TBB Bürger: Infomaterial und Formulare Antragsannahme und 1. Prüfung der Unterlagenvollständigkeit Auskünfte zu Verfahren und Verfahrensständen Entwurfsverfasser / Investor: Digitale Antragstellung sowie Online Verfahrensauskunft Grundstücksbezogene Informationen, Baurechtsauskünfte Elektronische Terminvereinbarung Beratung aus einer Hand Mitarbeiter: Zentrale Antragserfassung Hohe Qualität der Unterlagen / weniger Unterlagennachforderung Schnelle Verfügbarkeit relevanter Unterlagen und Informationen Störungsfreie Zeiten 10

11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 2017? Bauen Online und TBB als zentrale Bauservicestelle 2016 Einführung der elektronischen Ämterbeteiligung und TBB mit weiteren Funktionen, wie Vorprüfung und Baulotse 2015 Einführung Fachanwendung und TBB als Servicestelle für Auskunft, Antragsannahme, Verfahrensinformation 11

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