KOMMUNALE POSTSTELLE 2020 TRADITIONELL UND VIRTUELL?!
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- Kora Schmitz
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1 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT, MITTELSTANDSFORSCHUNG UND ZUKUNFTSPLANUNG KOMMUNALE POSTSTELLE 2020 TRADITIONELL UND VIRTUELL?! WILFRIED KRUSE PROF. DR. FRANK HOGREBE KERNERGEBNISSE DER BUNDESWEITEN STUDIE 2013, EFFIZIENTER STAAT Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH
2 Expertenumfang und -verteilung Untersuchung im Auftrag der Deutschen Post AG Anzahl der befragten Kommunalen Experten 40 Kommunale Experten 15 Themenexperten wurden vom bis (4 Mon.) befragt Experten der obersten Entscheiderebene 23 Ober-/Bürgermeister, Fachdezernenten 13 Geschäftsführer kommunaler IT-Dienstleister sowie 4 Leiter Zentrale Dienste, IT und Poststelle Beteiligungsquote lag bei 50 %! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 2
3 Expertencluster Clusterfokussierung Hauptfokus Kommunale Top-Entscheider Kommunale IT-Dienstleister Verbände IT/ Verwaltung/ Wirtschaft Wissenschaft Themenspezialisten Bund/Länder Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 3
4 Prozessuale Perspektive Technische Perspektive Personalspezifische Perspektive Untersuchungsergebnisse Perspektivenkontext Kundenbezogene Perspektive Kooperative Perspektive Organisatorische Perspektive Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 4
5 Kundenperspektive (KE) Bedeutung nimmt durchgängig zu! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 5
6 Kundenperspektive (KE) Bedarf steigt an gesicherter Kommunikation! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 6
7 Kundenperspektive (KE) Wichtigkeit von Investitionen steigt deutlich von 42,5 % in 2012/13 auf 70,0 % in 2020! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 7
8 Kundenperspektive (KE) ROI-Erwartungen werden realistisch eingeschätzt! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 8
9 Vergleich (Größenklassen) Welche Aspekte sind für eine Kommunale Poststelle besonders wichtig? [Flexibilität] [aus heutiger Sicht] Kommunen mit > (8) Kommunen mit < (19) Abweichung in % Für Kommunen unter Einwohner ist Flexibilität besonders wichtig! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 9
10 Kooperative Persp. (KE) Datenschutz und Wirtschaftlichkeit spielen die größte Rolle! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 10
11 Kooperative Persp. (KE) Gesichert gewinnt deutlich an Bedeutung! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 11
12 Organisatorische Persp. (KE) Ordnungs- und Finanzverfahren für elektronischen Versand besonders geeignet! Mehrfachnennungen waren möglich! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 12
13 Prozessuale Persp. (KE) Numerische Fragen (Antworten): Frage 26: An wie vielen Prozessen ist die Kommunale Poststelle beteiligt? Frage 27: Wie viele Ihrer Prozesse sind dokumentiert? Frage 28: Wie viele Ihrer Prozesse sind medienbruchfrei umgesetzt? Kommunale Experten (40) 11 Antworten (27,5 %) 14,82 Prozesse (im Ø) 18 Antworten (45 %) 14,67 Prozesse (im Ø) 16 Antworten (40 %) 11,38 Prozesse (im Ø) Mit Blick auf das umfassende Kommunale Aufgabenspektrum ist die Anzahl der dokumentierten und umgesetzten Prozesse äußerst gering! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 13
14 Prozessuale Persp. (KE) Bedeutung nimmt durchgängig zu! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 14
15 Prozessuale Persp. (KE) Deutliche Erwartungen an Mehrwerte! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 15
16 Technische Persp. (KE) 93 % 91 % Medienbruchfreie Prozesse und Anbindung an Fachverfahren besonders notwendig! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 16
17 Technische Persp. (KE) Kommunalebene sieht 2020 den neuen elektronischen Personalausweis (npa) als Identitätsnachweis führend! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 17
18 Technische Persp. (KE) Garantierte Zustellung und Kosten je Zustellung deutliche Hauptaspekte für Kommunen! Mehrfachnennungen waren möglich! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 18
19 Personalspezifische Persp. (KE) Freitextfrage (Antworten): Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten derzeit in der Kommunalen Poststelle? Antwortquote = 80 % (32 von 40) Kommunale Experten Durchschnitt Minimum Maximum Personal (laut Stellenplan) Ø 7,26 Stellen 1 Stelle 43 Stellen davon besetzt Ø 6,81 Stellen 1 Stelle 41 Stellen Kommunale Poststellen haben eine sehr unterschiedliche personelle Ausstattung! Sie erwarten dazu korrespondierende und individuell passende Angebote! Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 19
20 10 Kernergebnisse (1 von 2) Prozesse und Investitionen In medienbruchfreien Prozessen wird durchgängig für 2020 die Prozess- Zukunft aus Sicht der Kommunen gesehen DMS als wesentliche Bestandteile der Prozessmodernisierung wird aktuell als zu teuer und kaum herkömmlich kommunal finanzierbar eingestuft Kommunen erwarten die Bereitschaft von Anbietern zur (Mit)Investition und darauf basierend kommunal passende Finanzierungsmodelle Kommunen erwarten eine Kommunikation auf Augenhöhe und die Erstellung belastbarer Wirtschaftlichkeitsberechnungen bzw. nachvollziehbare Prognosen für den Return of Invest (ROI) in Prozessinvestitionen Die Bedeutung medienbruchfreier Prozesse nimmt bis 2020 deutlich zu. Es wird ein Mehrwert besonders bei der Wirtschaftlichkeit erwartet Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 20
21 10 Kernergebnisse (2 von 2) Trends und Erwartungen Die Kommunalebene sieht 2020 den neuen elektronischen Personalausweis als Identitätsnachweis führend Die Kommunalebene sieht die klaren Notwendigkeiten, Papierpost zu reduzieren und wirtschaftlicher abzuwickeln Die Bedeutung der traditionellen Kommunalen Poststelle nimmt bis 2020 durchgängig ab, die der virtuellen Komm. Poststelle nimmt durchgängig zu Der Bedarf an Produkten zur gesicherten Kommunikation steigt bis 2020 deutlich, die Produkte sollen durchgängig flexibel und kompatibel sein Kommunen unterhalb von Einwohnern erwarten flexible und modulare Lösungen, die die örtliche Situation berücksichtigen Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 21
22 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT, MITTELSTANDSFORSCHUNG UND ZUKUNFTSPLANUNG VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! WILFRIED KRUSE PROF. DR. FRANK HOGREBE Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH
23 Industrie 4.0 braucht Verwaltung 4.0 Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH 23
VERWALTUNG 4.0 KORRESPONDENZ ZUR BUNDESINITIATIVE INDUSTRIE 4.0
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