Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Einfach machen. Referent: Matthias Schoßnick, Leitender Verwaltungsbeamter

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1 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems Einfach machen Referent: Matthias Schoßnick, Leitender Verwaltungsbeamter Amt Heider Umland Kirchspielsweg Heide Tel.: Fax: Mail: info@amt-heider-umland.de

2 Vorstellung LVB und Amt seit neuer Chef Zentrale Dienste/IT seit 2000 vormals beim Amt Eiderstedt 40 Mitarbeiter 11 Gemeinden Einwohner Region Heide Stadt und Amt gemeinsam in der Kreisstadt Dithmarschens Folie 2

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4 Vortrag KomFIT - Messe 2018 Punkte Ausgangslage und Ziele Harte und weiche Faktoren DMS als Basis für medienbruchfreie Geschäftsprozesse DMS als Grundlage für ein zukunftsfähiges E-Government +Prozessoptimierung +Digitalisierung Aktives Akzeptanzmanagement Power-User Ausblick Folie 4

5 Ziele und gesunder Menschenverstand Schritt für Schritt zur eakte - Digitalisierung - Prozessoptimierung Finden statt suchen Ordnung statt Chaos System statt Zufall DMS als führendes Ablagesystem Integration statt Insellösung Explorer war gestern, ab heute wird gemanagt! Folie 5

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7 Cockpit Start von REGISAFE Alle wesentlichen Funktionen bei der täglichen Arbeit aus einer Hand Folie 7

8 Projektvoraussetzungen Ausgangslage - IT-Infrastruktur Microsoft Office/Windows Explorer Exchange/Outlook Finanzsoftware: CIP Sitzungsdienst: ALLRIS Aktenpläne: unterschiedlich Damals: Eine Person in der IT ( von der Serverinstallation bis zum Papierstau ) Heute: Stabsstelle DIPO mit zwei Personen ( Strategie trifft Operation ) Folie 8

9 Projektstruktur - Projektzeitplan - Projektstand Einfach machen! Folie 9

10 Auswahl eines DMS Entscheidung: Regisafe 1. Regisafe: Aus der Verwaltung für die Verwaltung! Aktenplan Kommunalverwaltung SH 2. Zentrale Adressverwaltung (EU-DSGVO-konform) 3. Modular erweiterbar, daher schrittweise Einführung möglich Folie 10

11 Projekt-Team keiner kann es alleine schaffen Kernteam: begleitend: Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste Kämmerer/stellv. LVB Stabsstelle Digitalisierung/Prozessoptimierung Anja Mauch Projektbetreuung Personalrat Power-User Georg Kruse technische Betreuung Folie 11

12 Projektzeitplan Zeitraffer eines spannenden Projektes 05. Oktober 2016 KomFIT Messe Kiel ein bleibendes Erlebnis 22. März 2017 CeBIT Hannover Produkt und Hersteller - Marktbeobachtung 10. Mai 2017 Präsentation für alle Mitarbeiter der Verwaltung (offene Kommunikation) 22. Juni 2017 Gremienbeschluss zur Einführung von Regisafe - Beteiligung und Überzeugung Juli 2017 Auslieferung Aktenplan zur elektronischen Überarbeitung September 2017 Aktenplan und technischer Workshop (Georg Kruse) November 2017 Organisations-Workshop (Anja Mauch) und Installation Dezember 2017 Schulung Power-User - Echtbetrieb in kleinem Kreise Januar 2018 Schulung Gesamtverwaltung Start: 15. Januar 2018 seitdem: alle Anwender im Echtbetrieb März 2018 Nachbetreuung und Analyse durch Anja Mauch Planung weiterer Schritte Juni bis September 2018 Nachlese Korrekturen - Schulungen Folie 12

13 Projektstand Erste Meilensteine sind geschafft Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten flächendeckend mit Regisafe Aktenplan und Adressverwaltung grundlegend integriert Alte Dateiablagen wurden zum gesperrt ( nur lesend ) Regelmäßiger Austausch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dynamische Entwicklung / stetiger Prozess Folie 13

14 DMS als Grundlage für ein zukunftsfähiges E-Government oder: Ohne Fundament kein Haus eakte? elektronische Verwaltungsleistungen? erechnung? Portal? Z-Generation und Papier? Datenschutz Informationssicherheit? Folie 14

15 Aktives Akzeptanzmanagement Erfolgsfaktoren Information, Kommunikation und Motivation Einbindung aller Mitarbeiter vor Produktentscheidung Ausbildung Power-User (die ersten Ansprechpartner für die Kollegen) Transparenz der Geschäftsführung Vorbildfunktion Stetigkeit im Einführungsprozess Starke Partner: Danke Anja Mauch und Georg Kruse Folie 15

16 Ausblick Wie geht`s weiter? Folie 16

17 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Amt Heider Umland Kirchspielsweg Heide Tel.: Fax: Mail: info@amt-heider-umland.de ENTWICKLUNGSAGENTUR REGION HEIDE Hamburger Hof Heide tel.: fax: info@region-heide.de