Verwaltungstag 2017 in Tübingen

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1 Verwaltungstag 2017 in Tübingen

2 Der Landkreis Tuttlingen Daten und Fakten Landkreis in Baden-Württemberg Bildet zusammen mit den Kreisen Rottweil und Schwarzwald-Baar die Region Schwarzwald-Baar-Heuberg 35 Gemeinden ca Einwohner 734,35 km² Seite 2

3 Das Landratsamt Tuttlingen Landrat Stefan Bär 5 Dezernate 23 Ämtern 8 Stabsstellen Ca. 850 Mitarbeiter 5 kreiseigene Schulen Seite 3

4 Hintergrund und Rückblick wie alles begann Organisationsamt gegründet mit dem Auftrag zentrale Beschaffung und zentrale Ausschreibung für die Verwaltung 2005 Verwaltungstag Lörrach 2006 Start elektronischer Einkauf 2007 Kombination e-einkauf mit Ausschreibung 2008 Ausbau Sortimente 2009 Integration Schulen 2015 Einführung Gutschriftverfahren 2016 Ausbau Gutschriftverfahren und OCI-Schnittstelle zu Conrad mit rund Artikeln Seite 4

5 Der elektronische Beschaffungsprozess Elektronischer Einkauf Rechnungsbearbeitung / Papier ca. 530 Rechnungen p.a. im operativen Tagesgeschäft Elektronischer Einkauf über Webservices der TEK- Service AG. Jährliche Abwicklung: 220 Tsd, Bestellpositionen, 39 Reklamationen, 300 Artikelanfragen bei 10 Lieferanten und 57 Bestellern Prüfung Aufwändige manuelle Bearbeitung Zeitaufwand: 5 Minuten Arbeitszeit ca. 30 Minuten inkl. Postlauf in der Ausschreibungsphase Vorbereitung Ausschreibung effizient Aufwand Verwaltung für die Aufbereitung von Leistungsbeschreibungen: 0 Minuten, da diese durch TEK erstellt werden. Überarbeitung Leistungsbeschreibung ca. 2-3 Tage, Referenzwerte anderer Kommunalverwaltungen 6 Wochen Buchung Aufwändige manuelle Bearbeitung Zeitaufwand: 10 Minuten Laufzeit der Rechnung bis zu 2 Wochen Steuerung Transparenz, auf Basis von Monats- und Jahresberichten Effizienz auf Basis einer einheitliche Bestellplattform Vergabekonform, da Rahmenverträge regelmäßig und umfassend ausgeschrieben werden Anordnung Aufwändige manuelle Bearbeitung Zeitaufwand: 5 Minuten bei ca. 530 Rechnungen im Jahr von einem Lieferanten Seite 5

6 Ziel: optimierte Abrechnung und Verkürzung des Rechnungslaufs Effizienz Digitalisierung Statt manueller, papiergestützter Rechnungsbearbeitung Transparenz Elektronische Prüfung und Freigabe von Wareneingängen Statt manuellem abzeichnen und ablegen von Lieferscheinen Automation Elektronischer Import von Belegdateien in das Finanzsystem CIP Statt manueller Kontierung und Eingabe von Belegdaten in das Finanzsystem CIP Seite 6

7 Die Lösung Besteller erstellt Auftrag im TEK-Shop LRA importiert in das Finanzsystem (CIP), übermittelt die Gutschriftsdatei an den Lieferanten und zahlt den fälligen Betrag aus. Das Gutschriftverfahren TEK bündelt und leitet die Aufträge des LRA an den Lieferanten weiter TEK übermittelt die Gutschirftsdatei an das LRA und stellt Gutschriftspositionen elektronisch zur Verfügung Besteller bestätigt Wareneingang im TEK- Shop Lieferschein erfassen TEK erstellt monatlich eine Gutschriftsdatei auf Grundlage des bestätigten Wareneingangs Seite 7

8 Was bringt s Vorteile allgemein Vorteile für Lieferant Vorteile Auftraggeber Transparenter Bestellvorgang Korrekte Datenübermittlung Ausschluss von Mengen- und Preisabweichungen Vermeidung von Skontoverlust Reduktion von Mahnungen zügiger Zahlungseingang Keine Papier- und Portokosten Reduzierung des Mahnwesens Termingerechte Zahlung der Wareneingänge Zeitnahe Information bei Differenzen Die Gutschrift erfolgt gemäß Rahmenvertrag Elektronische Übermittlung der Gutschriftspositionen in das Kassensystem der Behörde Beschleunigung und maßgebliche Vereinfachung des Rechnungslaufes Seite 8

9 Es ist nicht genug zu WISSEN Man muss auch ANWENDEN Es ist ncht genug zu WOLLEN Man muss auch TUN Johann Wolfgang von Goethe Seite 9

10 Das Gutschriftverfahren Voraussetzungen für die Einführung Unterstützung aus der Kämmerei und dem Rechnungsprüfungsamt Kooperation zwischen den Beteiligten Partnern (Rahmenverträge, die die rechtlichen Grundlagen regeln) Einbindung des Lieferanten - systemgetriebene Übermittlung des elektronischen Lieferscheines Einbindung der Besteller - Jeder Wareneingang ist per Mausklick zur Gutschrift anzuzeigen Seite 10

11 Einführung des Gutschriftsverfahren im LRA TUT Phase I Hausinterne Überzeugsarbeit bei der Kämmerei und RPA Projektverantwortlichen finden Phase II September 2015 Phase III Oktober 2015 Phase IV 01.November 2015 Feinabstimmung der Katalogstammdaten zwischen TEK und Lieferant Abstimmung der Schnittstelle zwischen LRA und TEK Abstimmung der Abläufe zum Lieferant Abstimmung der organisatorischen Abläufe innerhalb LRA Einbindung der Besteller in künftige Verfahrensabläufe Schulung aller Besteller Start Echtbetrieb Abwicklung der ersten Gutschriftsdatei zum 7. Dezember 2015 (5. Werktag des Monats = vertraglich vereinbart) Phase V Planung und Ausbau weiterer Produktbereiche und Lieferanten (Conrad Electronic, ) Seite 11

12 Ziel erreicht eine runde Sache E- Einkauf E- Vergabe E- Finanzen Seite 12

13 S o llte n S ie n o c h F ra g e n h a b e n L a n d ra ts a m t T u ttlin g e n Bahnhofstraße T u ttlin g e n G a b rie la Wöhlert T e le fo n : / em a il: g. w o e h le rt@ la n d k re is-tu ttlin g e n. d e L is a Drössel Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! T e le fo n : / em a il: l. d ro e s s e l@ la n d k re is-tu ttlin g e n. d e Seite 13