eprocurement-services

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1 eprocurement-services PROZESSKOSTENERSPARNIS e COMMERCE BMEcat e C ss EDI

2 eprocurement mit Optimierungspotential bei Einkaufs- und Beschaffungsprozessen Prozesse schlanker machen In Zeiten dynamischer Veränderungen und sich wandelnder Märkte ist es für alle Unternehmen unerlässlich, Abläufe und Prozesse zu optimieren und freigewordene Kapazitäten sinnvoll einzusetzen, um im Markt erfolgreich agieren zu können. In der Folge wächst in der Einkaufsorganisation die Bedeutung des strategischen Einkaufs und die Frage steht im Raum: wie mehr Kapazitäten für diese wichtigen Aufgaben bereitgestellt werden können. Die Effizienz der Beschaffungsprozesse muss auf den Prüfstand. Erstreckten sich diese Bemühungen bisher meist auf die Optimierung bei A- und B-Teilen, so rücken die C-Teile mittlerweile immer mehr in den Mittelpunkt des Interesses. Oftmals stellen MRO-Artikel nur einen geringen Wertanteil dar, sind aber für den Produktionsprozess unverzichtbar. Aber während diese Güter meist nur ca. 10% der Werte im Materialfluss repräsentieren, entfällt auf sie oft weit mehr als die Hälfte der Bestellungen im Einkauf. Strenge zeigt Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie zeitintensive Routinearbeiten und hohe administrative Kosten senken und somit freie Kapazitäten für strategische Beschaffungsaufgaben schaffen. Der normale Einkaufsprozess Bedarfsanforderung genehmigen weiterleiten Daten prüfen genehmigen weiterleiten Auftragsverfolgung Wareneingang prüfen verteilen = 105 Minuten = 129,57 EUR Kosten Bestellung faxen Rechnungsverarbeitung Zahlungsfreigabe x 500 = EUR Einkaufen mit eprocurement Bedarfsanforderung genehmigen weiterleiten Wareneingang prüfen verteilen = 36,5 Minuten = 45,04 EUR Kosten Rechnungsverarbeitung x 500 = EUR

3 2 3 eprocurement Instrument zur Prozesskostenoptimierung 3 gute Gründe Mit Hilfe von eprocurement-systemen lassen sich Beschaffungsabläufe für C-Teile optimieren. Für diese Güter mit geringer strategischer Bedeutung und hohem Automatisierungspotential bietet sich die Abwicklung betrieblicher Bestellvorgänge vom Arbeitsplatz aus an. eprocurement-systeme erlauben durch ihre hohe Benutzerfreundlichkeit die Bedienung durch jeden Mitarbeiter und entlasten dadurch den Einkauf. Der operative Einkauf vollzieht einen Rollenwechsel, weg von klassischen Bestellabläufen, hin zu strategischen Aufgaben wie Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung. kostenreduktion zeitersparnis qualitätssteigerung Reduktion der Prozesskosten Reduktion der Einstandspreise Optimierung von Rahmenverträgen Neue Preisbildungsmechaniken Verkürzung von Prozessen Automatisierung von Prozessen Reduktion operativer Tätigkeiten Verbesserung der Reaktionsfähigkeit Stärkung des strategischen Einkaufs Erhöhung der Markttransparenz Optimierung der Lieferantenbeziehung

4 Strenge Shop der WebShop mit eprocurement Tool Mit dem Strenge Shop stellen wir Ihnen unser Lieferantensystem (Sell-Side-Lösung) zur Verfügung Der Strenge Shop zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus, bietet Ihnen viele zusätzliche Funktionen und garantiert eine Vereinfachung Ihres Bestellvorgangs. Nutzen Sie die umfangreiche Produktsuche, erstellen Sie eigene Favoritenlisten und stellen Sie Artikel in der Vergleichsfunktion gegenüber.mit der Zubehörfunktion verweisen wir direkt auf Artikel, die zu dem ausgewählten Produkt passen. Ihre Workflow-Hilfe Mit unserem eprocurement-tool, dem Einkäufer-Cockpit, legen Sie eigene User an, weisen Ihnen Kostenstellen und Budgets zu und behalten durch den Genehmigungsworkflow alle Transaktionen im Überblick. Genehmigungsworkflow Bestellungen laufen zentral beim Gruppenadministrator auf, welcher diese per Maus-Klick genehmigen oder (mit Kommentar) ablehnen kann.

5 4 5 Einkäufer-Cockpit das Strenge eprocurement Tool Userverwaltung n Einzelne User können zentral im Einkäufer-Cockpit angelegt werden Kostenstellenverwaltung n Ermöglicht die Verwaltung und Budgetierung Ihrer Kostenstellen n Gibt Auskunft über noch offene Bestellungen oder noch verfügbare Budgets Bestellübersicht n Im Einkäufer-Cockpit können Sie alle offenen, abgelehnten und bereits abgeschlossenen Bestellungen zentral einsehen

6 Einkäufer-Cockpit das Strenge eprocurement Tool Rechteverwaltung n Über das Einkäufer-Cockpit können dem User unterschiedliche Rechte zugewiesen werden Statistikfunktion n Detaillierte Umsatzabfragen über verschiedene Zeiträume

7 6 7 OCI Connector die schnelle Anbindung an Ihr ERP-System Bestellen Sie direkt aus dem ERP-System Die Einbindung in Ihre Warenwirtschaft ist dank der im Strenge Shop integrierten OCI-Schnittstelle ohne weiteres möglich. Der Inhalt des Warenkorbes wird vom Shopsystem direkt an das ERP-System übertragen. Dies ermöglicht TradePro gleichzeitig an verschiedene Kunden oder Plattformen zu koppeln. Ihre Vorteile n Keine Artikeldatenpflege von Ihnen nötig n Vereinbarte Preise und Artikel werden im Shop dargestellt n Der Bestellablauf aus dem ERP-System erfolgt für Sie wie gewohnt n Geringer Integrationsaufwand Kunden ERP System OCI Strenge Shop Bestellung Auftragsbestätigung Lieferavisierung EDI-Connector Strenge ERP-System

8 BMecat standerisiertes BMEcat standardisiertes Austauschformat für ekataloge Austauschformat für ekataloge Der BMEcat ist ein XML-basierter Standard zur Übertragung elektronischer Produktkataloge. Er wurde auf Initiative des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), des Dachverbandes der deutschen Einkäufer und Logistiker, in enger Zusammenarbeit mit der Praxis und Wissenschaftlern entwickelt und basiert auf den Erfahrungen der Anwender und der Mitarbeit in internationalen Standardisierungsinitiativen. Strenge stellt Ihnen, Ihren individuellen BMEcat zur Verfügung. Unsere BMEcats sind hochwertig aufbereitet und erfüllen allen Anforderungen wie Mediadaten, Referenzierungen und Merkmale. Diese elektronischen Kataloge können, als Beispiel, für folgende Systeme bereit gestellt werden: kundensysteme (Buy-side-lösung): etc. Marktplätze: etc.

9 8 9 EDI (Electronic Data Interchange) elektronischer Dokumentenaustausch Gängige Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavisierungen oder Rechnungen können elektronisch übergeben werden. Unsere EDI-Software ist zuständig für die Umsetzung der Daten aus einem beliebigen Inhouse-Format in ein standardisiertes EDI-Format (EDIFACT, ODETTE, VDA oder auch XML-EDI etc.) und umgekehrt. Die so konvertierten Daten werden dann über ein Netz an den Geschäftspartner versandt. Durch diese Optimierung der Geschäftsprozesse können sie erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse realisieren. EDI Workflow Kunde Bestellung Bestellung Strenge Purchase Order Waren- Eingang Eingangs Rechnung Auftragsbestätigung Lieferavisierung Rechnung EDI-KONVERTER Auftragsbestätigung Lieferavisierung Rechnung Sales Order Lieferung Rechnung

10 standardisierte Klassifizierung Standardisierte Klassifizierung ist ein hierarchisches System zur Gruppierung von Materialien, Produkten und Dienstleistungen nach einem logischen Schema in einer Detaillierung entsprechend der produktspezifischen Eigenarten, die sich mittels normenkonformer Merkmale beschreiben lassen. Produkte und Dienstleistungen lassen sich der vierstufigen, numerischen Klassenstruktur von zuordnen. Suchbegriffe und Synonyme ermöglichen ein zielgerichtetes Auffinden von Produkten und Dienstleistungen innerhalb der Klassifikation. Merkmalleisten mit genormten Merkmalen und Wertetabellen ermöglichen eine exakte Beschreibung und spätere Identifikation von Produkten und Dienstleistungen. Strenge stell jedem Kunden die gewünschte zur Verfügung. Sachgebiete Hauptgruppen Gruppen Untergruppen Merkmale zur Produktbeschreibung Standardmerkmalleisten und Schlagworte

11 10 11 Gutschriftsverfahren Gutschriftsverfahren - Gegenstück zur klassischen Rechnungsabwicklung Beim Gutschriftsverfahren wird nach erfolgter Eingangsbuchung einer Warenlieferung eine Gutschrift für die gelieferte Ware vom Empfänger an den Lieferanten gesendet. Der Vorteil dieser Variante liegt in der vollen Kostenkontrolle bei gleichzeitig reduziertem administrativen Aufwand. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung wird damit an den Lieferanten übertragen und der interne Verwaltungsaufwand reduziert. Vorraussetzungen für dieses Verfahren sind eine enge Kooperation zwischen den beteiligten Partnern sowie oftmals Rahmenverträge, die die rechtlichen Grundlagen regeln. Das Gutschriftsverfahren kommt häufig im Zuge von EDI (Electronical Data Interchange) zum Einsatz, da dies die Kommunikation zwischen den Unternehmen standardisiert, vereinfacht und beschleunigt.

12 Haben Sie noch Fragen? Ihr Ansprechpartner: Thomas Venne / t.venne@strenge.de Strenge GmbH & Co. KG Nordhorner Str Gütersloh Tel: / Fax: / info@strenge.de