Apandia GmbH. Braucht mein Unternehmen ein eprocurement?

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1 Braucht mein Unternehmen ein eprocurement?

2 Agenda - eprocurement 1. Grundlagen des eprocurement 1.1 Beschreibung 1.2 Ziel 1.3 Varianten 2. Beispiele der Beschaffung 2.1 A-Teile: Ausschreibungs-Marktplatz 2.2 B-Teile: automatisierte Bedarfsmeldung 2.3 C-Teile: Beschaffungs-Marktplatz 3. Zusammenfassung

3 1. Grundlagen des eprocurement eprocurement = elektronische Beschaffung Was ist das für ein Prozess? Wie geht dieser bisher? Wie soll er den gehen, damit er besser wird?

4 1.1 Beschreibung Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet Bereich des betrieblichen, also des professionellen Einkaufs genutzt Über gesicherte Zugänge in Unternehmen => Durchgängiger elektronisch unterstützter Prozess mit mehreren beteiligten Unternehmen

5 1.2 Ziel Prozesskosten sparen Kein Medienbruch Prozesssicherheit Kontrolle Automatisierung

6 1.3 Varianten Lieferantensysteme Beschaffersysteme Marktplatzsysteme Apandia Wer GmbH legt die Spielregeln fest? Marktplatz Lieferant Kunde

7 2. Beispiele der Beschaffung Beschafft werden: A-Teile: Investitionsgüter (teuer + wichtig) B-Teile: bestandsgeführte Artikel (z.b. Zeichnungsteile) (wichtig) C-Teile: Verbrauchsgüter Sollen diese alle gleich behandelt werden? Ist der Prozess identisch?

8 2.1 A-Teile: Ausschreibungs-Marktplatz Einer stellt Apandia die Ausschreibung GmbH in den Marktplatz und die Anderen können dort anbieten! Marktplatz bietet Kunde stellt ein Auf Knopfdruck: - Bietervergleich -Preisvergleich (Produkt, Warengruppe etc.) - bester Bieter -etc. bietet bietet Kunde Lieferant Kunde

9 B-Teile: automatisierte Bedarfsmeldungen Das System ruft die Apandia Mengen GmbH aus Rahmenvereinbarungen ab. Meldemengenverfahren IT-Systeme sind direkt im Datenaustausch miteinander verbunden Lieferant sendet Abrufe Kunde schickt Avise

10 2.3 C-Teile: Beschaffungs-Marktplatz Am Beispiel etwas genauer!

11 C-Teile-Management - Warum? ABC-Analyse für Einkaufsvolumina Nutzen Aufwand Einstandspreise senken Einkaufsvolumen Anzahl Bestellungen Anzahl Lieferanten Produktoptimierung A-Artikel + B-Artikel Geringes Rationalisierungspotenzial C-Artikel 95% 5% 40% 60% 25% 75% Hohes Rationalisierungspotenzial Prozessoptimierung Beschaffungs- u. Bewirtschaftungskosten senken

12 Kostenszenario der C-Teile A-Teil C-Teil Einkaufspreis in EURO 127,- 2,- Beschaffungsprozess: Bedarfsfeststellung/ -meldung Überprüfung und Genehmigung Bestellauslösung Wareneingangskontrolle/ -buchung Rechnungsprüfung/ -buchung Prozesskosten in EURO Gesamtkosten in EURO 125, , ,- 125,- Anteil der Prozesskosten 4% 98,4%

13 Prozess im C-Teile-Beschaffungsprozess des Verbrauchers Beispiel: Der defekte Hammer ohne Management: Werker zerbricht den Hammer Bedarfsmeldung beim Meister Bedarfsmeldung beim Magaziner mit Management: Bedarfsmeldung an den Bestellberechtigten Elektronische Direktbestellung mit Artikelnummer (z.b. über Scanner, Katalog, Etikett) Bedarfsanforderung im Einkauf Anfrage verschiedener Lieferanten Teilweise Rückfragen bzgl. Ausführung und Qualität Angebotsauswertung Einkauf Wareneingang Versand an den Bedarfsträger Monatsrechnung Rechnungskontrolle Nachverhandlungen Bestellung Wareneingang - Magaziner - Meister - Werker Rechnungseingang Rechnungskontrolle

14 Gesucht: Das auf die Randbedingungen angepasste individuelle prozessorientierte und IT-technische Gesamtkonzept für den Verbraucher Dabei gilt: => Das einfachste System ist das beste!

15 Grundlegende organisatorische Elemente Lieferantenkonzentration Pflege Artikelstamm durch Lieferanten Rahmenvertrag über Artikel mit Festpreis oder Rabatt über eine Laufzeit Bestellung durch bestellberechtigte Personen (ohne Einkauf, ohne Preisanfragen/Preisvergleiche) Monatsrechnung mit Prüfbeleg (Kostenstelle, Besteller, Artikel, Wert, Budgetüberwachung)

16 Grundlegende IT-technische Elemente Individueller Katalog mit Barcode zum Scannen (Favoriten, Arbeitsplatzausstattung etc.) Regal als Handlager mit Scan-Etiketten auf Magnetträger E-Procurement-Plattform Lieferant versendet Lieferavise + erstellt Monatsrechnung inkl. Prüfbeleg + Buchungsdatei Verbraucher liest Buchungsdatei ein + Artikelgruppe Kostenart zuordnen + übergeben an Buchaltungssystem (Stapel) -> Datenaustausch über Standardformate (OpenTrans, EDI, BMEcat, eclass)

17 Der konventionelle Weg zum C-Teil Bestellanforderung Anfrage Der optimierte Weg zum C-Teil Rahmenvertrag Bestellanforderung Angebote auswerten Bestellung Auftragsbestätigung Wareneingang prüfen / buchen C-Teile-Management Rechnungsprüfung / -buchung Bezahlung Transport Verwender Transport Verwender

18 Projektvorgehen 1 Klären der Randbedingungen: strategische Ziele als Vorgabe der Leitungsebenen (z.b. Anzahl der Lieferanten, Produktspektrum, EDV-Technik etc.) EDV-technische Rahmenbedingungen (z.b. eigene Software betreiben, Warenwirtschaft anbinden etc.) Betreuung des Verbrauchers durch den Lieferanten (z.b. vor Ort, über Innendienst etc.)

19 Projektvorgehen 2 Abstimmung Verbraucher und Lieferant Gesamtkonzepterstellung Artikelaufnahme Klassifikation von Artikellisten Katalogbesprechung mit Anwendern Einarbeitung und Schulung etc.

20 Projektvorgehen 3 Bausteine individuell einsetzen/kombinieren Beispiel: Rahmenvertrag Regalsystem Scannerlösung mit Bestellsystem Werkzeugautomat

21 Zusammenfassung C-Teile-Management ermöglicht: massive Reduzierung der Prozesskosten bei Verbraucher und Lieferant => Mitarbeitern mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten C-Teile-Management benötigt: überzeugte Mitarbeiter erhöhten Aufwand in der Einführung erhöhten Aufwand in der Stammdatenverwaltung IT-technisches Wissen

22 WIN-WIN-Situation für Kunden und Lieferanten Verbraucher: Lieferant: sehr schlanke Beschaffung intensive Kundenkenntnis geringer Aufwand der Lieferantenpflege Kundenprodukte sind bekannt Controlling der C-Teile elektronische Bestellunterstützung erhöhte Kundenbindung => Aufbau einer gegenseitigen partnerschaftlichen Beziehung

23 Gemeinsam Potenziale entdecken und nutzen Thomas Bleeker Geschäftsführer Hermann-Köhl-Str Bremen T (0421) F (0421) Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.

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