Ablauf und Anleitung für Büromaterial Bestellungen

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1 Ablauf und Anleitung für Büromaterial Bestellungen 1. Anmeldung Nach Erhalt der Zugangsdaten (über das Einkaufsmanagement) für den Shop von Büro Mix, können Sie sich über den Link: In den Shop von Büro Mix einloggen. Folgende Seite werden Sie bei Ihrem ersten Shop Aufruf sehen: Individueller Shop Bevor Sie Ihren Shop betreten können, melden Sie sich bitte mit Ihrem Benutzernamen und dem Ihnen bekannten Passwort (init) an. Das was Sie dann dort sehen, tragen Sie bitte in diese Kästchen ein (Beispiel in rot angegeben) Benutzername: Vorname.Nachname (Groß- und Kleinschreibung und den Punkt dazwischen nicht vergessen) Passwort: Paßwort: init, als allgemeingültiges Passwort, anschließend werden Sie direkt aufgefordert ein neues Passwort zu vergeben. Einloggen Sollte dies nicht funktionieren, dann wenden Sie sich bitte, wie bisher auch, an das Einkaufsmanagement. Bitte überprüfen Sie bei der ersten Benutzung Ihre Benutzerdaten. Auf der Seite rechts befindet sich ein Reiter: Mein Konto - Verwaltung o Benutzerkonto Hier finden Sie die aktuell hinterlegte Liefer- und Rechnungsadresse o Kostenstellen Hier sollten Sie alle Kostenstellen sehen, für die Sie bestellberechtigt sind. Sollten Sie jedoch für mehrere Kostenstellen an verschiedenen Anlieferorten zuständig sein, dann erhalten Sie eine 2. Oder 3. Login-Adresse. Die dann lauten kann: Max.Muster2. Sind Sie für mehrere Kostenstellen an einem Anlieferort zuständig, dann werden einfach nur die Kostenstellen für Ihre Adresse hinterlegt. Diese können Sie dann bei der Bestellung entsprechend auswählen. (allerdings hat dies an dieser Stelle noch keine Auswirkung auf Ihr eigentliches Kostenstellen-Konto, bis dato nur auf dem Papier) Falls hier noch Daten geändert werden müssen oder sich nachträglich welche ändern, wenden Sie sich bitte an Frau Damm Frau Uhlschmid Tel , damm@em.uni-frankfurt.de oder Tel , uhlschmid@verwaltung.uni-frankfurt.de oder senden an uns das entsprechende Formular mit Ihren Änderungen. (siehe Formular Rahmenvertrag Büromaterial Bestellberechtigung) Stand Seite 1 von 7

2 2. Suchen und Bestellen Im Shop selbst finden Sie auf der rechten Seite die folgende Spalte: Das Kernsortiment enthält die ausgeschriebenen Artikel, man sollte damit in der Lage sein, die hauptsächlichen Bedarfe abzudecken. Sollten Sie jedoch Artikel benötigen, die nicht in der primären Shopsicht (primär wird nur das Kernsortiment im Shop angezeigt) enthalten sind, dann können Sie diese entweder über die Einblendung des Gesamtsortiments (Alles) im Webshop oder falls auch dort nicht zu finden, können Sie eine Anfrage bei Büro Mix stellen. Durch Eingabe ihres Suchwortes in das weiße Feld, erhalten Sie ein Auswahl der gefunden Artikel. Nach Eingabe der Bestellmenge und klicken auf den Warenkorb, füllen Sie den Warenkorb. Hier kann man jetzt durch die Markierung K, dass es sich um einen Kernsortimentsartikel handelt. Man kann auch über Hersteller-Nummern oder Hersteller suchen, und erhält dann eine entsprechende Anzeige. Man sieht in welchen Mengen zu bestellen ist und was es pro Mengeneinheit kostet. Im Feld Bestand, bekommen Sie immer sehr aktuelle Zahlen zu den derzeitigen Lagerbeständen in grün angezeigt. Sollte ein Artikel kurzfristig mal nicht verfügbar sein, so wird das mit einem roten Punkt gekennzeichnet. In der Regel sollte dieser Artikel aber innerhalb einer Woche wieder verfügbar sein. Oben rechts können Sie dann sehen, wie viele Artikel Sie bereits in den Warenkorb gelegt haben. Stand Seite 2 von 7

3 Sobald Sie einen Artikel in den Warenkorb legen, können Sie ihn auch in Ihr persönliches Sortiment legen. Hier können Sie Ihre Artikel reinlegen, die Sie permanent benötigen, um sich die Suche zu ersparen. Hilft aber auch für Artikel, die man nicht so häufig benötigt, um Sie dann bei erneuter Bestellung schneller zu finden. Klickt man dann auf Büro Mix Büromaterial va1, dann erhalten Sie die Baumstruktur des Shops Hier lässt sich auch manchmal einfacher suchen, wenn man sich über die Hauptgruppen durchklickt. Ganz unten finden Sie auch den Punkt Kataloge, hier gelangen Sie zu dem Papierkatalog, den Sie dann einfach Ihrer Bestellung zufügen können, falls Sie einen neuen Katalog benötigen. Er wird nicht automatisch versendet. Einfach als kostenlose Position Ihrer nächsten Bestellung zufügen. Der Katalog beinhaltet keine Preise mehr, da die Shops sehr individuell auf die Kunden zugeschnitten werden, dadurch würden Preise auch verwirren. Den Artikel sollten Sie im Online Shop finden, falls er nicht unter eine Kategorie fällt die wir komplett ausgeschlossen haben (z.b. Büromöbel = separater Rahmenvertrag) Erst rechts auf Kataloge klicken, dann können Sie entweder einen Papierkatalog bestellen oder auch nur Online zu blättern. Stand Seite 3 von 7

4 3. Bestellen von Freitextpositionen Sie können nun auch sogenannte Freitextpositionen beauftragen. Das ist für solche Artikel gedacht, die Sie im Shop nicht gefunden haben, aber dennoch gerne bei Büro Mix bestellen möchten (z.b. Toner für Drucker (der nicht über Open Storage beschafft werden kann), Etiketten, sonstige Artikel von Markenherstellern die nicht alle im Online-Shop verfügbar sind, ) Sie können aber auch hier Sonderanfragen über besonders große Abnahmemengen an Büro Mix richten. Evtl. ist ja hier am Preis, dann auch noch etwas möglich. Einfach Büro Mix Anfrage anklicken. Sie können diese Anfragen auch auf der rechten Seite finden unter: Das Angebot zu Ihrer Anfrage erhalten Sie ebenfalls elektronisch zurück. Auf diese Antwort von Büro Mix können Sie dann direkt bestellen. Anschließend ist auch dieser Artikel in Ihr persönliches Sortiment übertragbar. Stand Seite 4 von 7

5 4. Ergänzungen in einer Bestellung zusätzliches Textfeld Es wurde jetzt noch ein zusätzliches Feld in den Bestellpositionen eingefügt, damit Sie die Möglichkeit haben, in einer Bestellposition weitere Informationen zu vermerken z.b. für wen Sie den Artikel bestellt haben. Zu dieser Ansicht gelangen Sie über den Warenkorb. Zu diesem Bild noch folgende Erklärung (Sprechblase): Sie sehen in dem obigen Bildabschnitt, dass ich in dieser Testbestellung für verschiedene Kostenstellen etwas bestellt habe. Zu jeder dieser Kostenstellen wird separat der Mindestbestellwert bewertet. Wenn Sie also für eine Kostenstelle unter 4,90 bestellt haben, dann wird diese Bestellung nicht ausgelöst. Deswegen steht hier kein Versand möglich. Hier gilt also für jede Kostenstelle muss der Mindestbestellwert erreichen werden, dann klappt es auch mit der Bestellung. 5. Informationen zum Bestellen auf mehrere Kostenstellen - Ablauf 1. Sie machen zunächst Ihre komplette Bestellung und schicken die Artikel in den Warenkorb. 2. Dann auf zum Warenkorb klicken. Dann erscheint Ihre Bestellung und unterhalb der Position geht ein Feld mit der entsprechenden Kostenstelle auf. Wollen Sie jetzt zum Beispiel die 10 Ordner aufteilen auf verschiedene Positionen dann geben Sie die entsprechende Kostenstelle und Menge ein und Sie sehen die Aufteilung der Positionen. Wollen Sie die komplette Menge auf eine andere Kostenstelle als Ihre Standardkostenstelle bestellen, dann wählen Sie auch hier die Kostenstelle aus und geben die komplette Menge ein. Stand Seite 5 von 7

6 Zu beachten ist an dieser Stelle nur, dass auch hier die Bestellungen pro Kostenstelle 4,90 übersteigen müssen, damit eine Bestellung ausgelöst werden kann. Dies kann man sehr schnell feststellen, wenn dann unter der aufgeteilten Menge auch der Button zur Kasse steht. Nur dann ist es auch möglich diese Position zu bestellen. Falls es auf jeden Fall unter dem Wert von 4,90 bleiben soll, dann bestellen Sie es evtl. wie gewohnt auf Ihre Standardkostenstelle oder auf die Kostenstelle die den Betrag erreicht hat und verteilen es im Nachgang bei der Kontierung der Rechnung auf die entsprechende Kostenstelle. Falls es mal wieder zu solchen Fragen kommt, dann können Sie selbstverständlich mich kontaktieren oder Sie versuchen es auch über die Hilfe-Funktion im Shop. Hier sind die einzelnen Schritte hervorragend erklärt. 6. Druck der Bestellung Da Sie auf jeden Fall per Mail eine Bestellquittung erhalten, können Sie diese auch, falls nötig ausdrucken, oder einfach an andere Kollegen weiterversenden. Ansonsten ist dies sicher nicht nötig, da die Bestellung über Mein Konto, Bestellarchiv, Ihre Bestellungen einsehbar ist. 7. Hinweis zu Rücksendungen an Büro Mix Wenn Sie einen Rückholauftrag für Büro Mix erstellen, dann holt der Fahrer die Ware bei Ihnen ab. Hierzu benötigt der Fahrer einen sogenannten Retoure-Schein, den er von seinem Hause aus ausgestellt bekommt. Ohne diesen Retoure-Schein darf der Fahrer keine Ware mitnehmen. Da diese Rückholung evtl. nicht gleich am nächsten Anliefertag erfolgen kann, bitte ich Sie entsprechend zu warten und keine eigenmächtigen Rücksendungen vorzunehmen. Das stört den weiteren Rückabwicklungsprozess bei Büro Mix und führt nur zu Verzögerungen in der Bearbeitung Ihrer Gutschrift, oder Umtausch. Zu dem Formular gelangen Sie auf der Startseite Stand Seite 6 von 7

7 8. Informationen zum Thema Entsorgung: Für die Verwaltung besteht die Möglichkeit Tinte und Toner im HRZ abzugeben, damit diese dann ordnungsgemäß der Entsorgung zugeführt werden können, und gleichzeitig erhält man neuen Toner für seinen Drucker. Für die Fachbereiche besteht die Möglichkeit der Entsorgung an den Pforten für: Tinte und Toner und Batterien Hier stehen extra Behälter zur Verfügung die dem ordnungsgemäßen Entsorgungs-Kreislauf zugeführt werden. Falls Sie hierzu noch Fragen haben, können Sie sich gerne auch an Frau Wollmerscheidt (IMM) Tel: wenden Weitere Hilfen zum Online-Shop finden Sie im Online-Shop unter Hilfe. Stand Seite 7 von 7