FAQ: Neuer Einkaufsdienstleister bei der Amprion GmbH

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1 Kategorie Frage Antwort Umstellung Warum wird der Dienstleister gewechselt? Im Zuge des Unbundling wurde das Energierecht geändert. Gemäß EnWG 10a Abs. 3 haben vertikal integrierte Energieversorgungsunternehmen (z.b. RWE) oder eines seiner Tochterunternehmen (z.b. RWE Service) die Erbringung von Dienstleistungen für unabhängige Transportnetzbetreiber (Amprion) zu unterlassen. Um die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen, hat man sich entschieden, Accenture damit zu beauftragen, künftig die Dienstleistungen und Kreditorenrechnung für Amprion zu erbringen. Umstellung Was ändert sich durch die Umstellung des sdienstleisters? Die Amprion GmbH ist bemüht, die Anzahl und Tragweite von Änderungen, die sich durch den neuen Dienstleister ergeben für Lieferanten und Bedarfsträger weitestgehend zu begrenzen. Dennoch wird es kleine Änderungen geben. Konkret werden sich die Einkäufer ändern. Ihre Ansprechpartner im Hause Amprion bleiben gleich. Ebenso werden sich die Beschaffungsprozesse nicht ändern. Lediglich die Rechnungsanschrift ist künftig eine andere. Im Zuge der Umstellung müssen einige - Anwendungen abgelöst werden. Betroffene Lieferanten werden informiert. Dienstleister In welchem Verhältnis steht der Dienstleister zu Amprion? Accenture ist rechtlich und wirtschaftlich eigenständig. Accenture wird dienstleistend für Amprion tätig und beschafft im Namen und auf Rechnung von Amprion. Dienstleister Welche Aufgaben nimmt der Dienstleister, Accenture, wahr? Accenture wird sowohl die operative Beschaffung, als auch die Kreditorenrechnung für Amprion durchfürhen. Dienstleister Von wo aus erbringt der Dienstleister seine Dienstleistung? Es werden vier strategische Einkäufer vor Ort in Dortmund tätig sein. Der operative Dienstleister Dienstleister Sprechen Mitarbeiter des Dienstleisters, die im Ausland tätig sind, deutsch? An wen wende ich mich, wenn ich Fragen zum sdienstleister habe? und die Rechnungsprüfung werden in Bratislava (Slowakai) bearbeitet. Alle Mitarbeiter des operativen s und der Kreditorenbuchhaltung, die sie über das Helpdesk des Dienstleisters erreichen sprechen deutsch. Auch Bestellungen, Anfragen und sonstige Dokumente bzw. Kommunikation sind weiterhin in deutscher Sprache. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit der skoordination (ek.koordination@amprion.net) in Verbindung. Wir sind um eine partnerschaftliche Lösung bemüht. Seite 1/5

2 Wer sind meine Ansprechpartner/Kontaktpersonen? Ihre fachlichen Ansprechpartner im Hause Amprion bleiben bestehen. Seitens des s steht Ihnen das Helpdesk zur Verfügung Telefon: +49 (0) Amprion.@accenture.com Außerdem werden vier strategische Accenture-Einkäufer für Amprion vor Ort in Dortmund tätig sein. Deren Kontaktdaten werden zum späteren Zeitpunkt bekannt gegeben. Ferner steht Ihnen die Amprion-skoordination für folgende Rückfragen zur Verfügung: Änderung Ihrer Stammdaten (Bankverbindung, Adresse, etc.) Administration der -Tools Fragen zum Dienstleister Sie erreichen die skoordination unter folgenden Kontaktdaten: Telefon: +49 (0) ek.koordination@amprion.net Welche Aufgabe hat die Amprion-skoordination? Behalten laufende Bestellungen und Rahmenverträge ihre Gültigkeit? Eine Hauptaufgabe der Amprion-skoordination besteht darin, den Dienstleister zu steuern. Für Sie als Lieferant bedeutet dies in erster Linie, dass die skoordination für Sie als Ansprechpartner fungiert, wenn es zu Problemen mit dem Dienstleister kommen sollte. Darüber hinaus wird die lieferantenbezogene skommunikation durch die skoordination geplant, gesteuert und durchgeführt. Neben der Dienstleistersteuerung kommen der skoordination auch weitere, administrative Aufgaben zu. Zu diesen Tätigkeiten gehören u.a. die Kreditorenstammdatenpflege und die Administration der -Tools. Sowohl Rahmenverträge als auch Einzelbestellungen behalten ihre Gültigkeit. Im Zuge von Vertragsverlängerungen ist bei Bedarf eine sukzessive Anpassung bestehender Rahmenverträge vorgesehen. Bleiben Material-, Kontrakt-, Leistungs- und Bestellnummern dieselben wir bei RWE? Wie werden Anfragen/Ausschreibungen künftig durchgeführt? Bestehende Material-; Kontrakt-, Leistungs- und Bestellnummern und die dazugehörigen Dokumente behalten ihre Gültigkeit. Zukünftige Nummerierungen können von den bisherigen Systematiken abweichen. Große Ausschreibungen für Rahmenverträge und Projekte werden im Regelfall über das Auschreibungsportal easyrfx abgewickelt. Eine Ausschreibung per Post ist im Einzelfall auch möglich. Kleinere Anfragen finden i.d.r. per /FAX statt. Seite 2/5

3 Wie sehen künftig die Verhandlungen aus? Verhandlungen bzw. Vergabegespräche werden künftig, wie Sie es gewohnt sind, durch den zuständigen Einkäufer (vom sdienstleister Accenture) gemeinsam mit dem bekannten Bedarfsträger aus dem Hause Amprion geführt. Wo erfahre ich mehr? Im Zuge der Umstellung werden Sie über die für Sie relevanten Schritte jeweils per Post oder informiert. Ferner werden auf der Amprion-Homepage unter wichtige Informationen für Lieferanten bereitgestellt und aktualisiert. Bisher war der zentrale Rechnungseingang der Amprion GmbH in Trier? Wohin sind künftig die Rechnungen zu schicken? Ab wann sind Rechnungen an den neuen zentralen Rechnungseingang zu versenden? Der zentrale Rechnungseingang der Amprion GmbH wird sich durch den Wechsel zum neuen sdienstleister ändern. Der neue zentrale Rechnungseingang wird künftig wie folgt lauten: Amprion GmbH Zentraler Rechnungseingang Postfach Köln Von dort werden die Rechnungen an den Dienstleister weitergeleitet und bearbeitet Rechnungen sind ab dem an den neuen, zentralen Rechnungseingang zu verschicken. Die Rechnungen werden dann von dem neuen sdienstleister bearbeitet. Rechnungen, die nach dem beim bisherigen zentralen Rechnungseingang in Trier eingehen, werden vorübergehend noch an die neue Adresse weitergeleitet. Verzögerung sind hierbei möglich. Von daher bitten wir Sie in Ihrem eigenen Interesse, die Rechnungsanschrift rechtzeitig umzustellen. Wie werden Rechnungen künftig bearbeitet? Rechnungen, die im Postfach eingehen, werden an den Dienstleister weitergeleitet, wo Sie gescannt und archiviert werden. Die Bearbeitung der Rechnung erfolgt dann ebenfalls durch den Dienstleister. Die Rechnungsbearbeitung erfolgt im Falle von Unklarheiten immer in enger Abstimmung mit den Bedarfsträgern. Rechnungen, die nicht im zentralen Rechnungseingang eingehen, können nur mit erheblicher Verspätung bearbeitet werden. Deshalb bitten wir Sie in Ihrem eigenen Interesse, Rechnungen ausschließlich an den zentralen Rechnungseingang zu adressieren. Wer ist Ansprechpartner für Fragen zum Bearbeitungsstand von Rechnungen? Bei Fragen zur Bearbeitung der von Ihnen gestellten Rechnungen wenden Sie sich bitte ausschließlich an das Helpdesk von Accenture: Telefon: +49 (0) Seite 3/5

4 Meine Adress- oder Bankdaten (Stammdaten) haben sich geändert. An wen wende ich mich? Mitteilungen über die Änderung von Stammdaten sind der skoordination zuzuleiten. So erreichen Sie die skoordination: Per Post: Amprion GmbH, skoordination F-IE, Rheinlanddamm 24, Dortmund Per Fax: +49 (0) Per Wird das Gutschriftsverfahren beibehalten? Das Gutschriftverfahren wird übernommen. Soweit es sich anbietet, wird Amprion zukünftig auch mit weiteren Lieferanten das Gutschriftsverfahren vereinbaren. Mir ist es als ausländischer Lieferant nicht möglich Rechnungen an ein deutsches Postfach zu versenden. Was kann ich tun? Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit uns in Verbindung Wir sind bemüht, eine Regelung zu finden. Welche -Systeme werden künftig bei der Amprion zum Einsatz kommen? Wird eine Schulung auf den neuen -Systemen durchgeführt? An wen wende ich mich, wenn ich Probleme mit einer -Anwendung habe? Wer ist für die Administration zuständig? Amprion wird künftig -System von Wallmedien einsetzen. Konkret werden die folgenden Tools zum Einsatz kommen: Katalog: APS (bzw. WPS) Katalogverwaltung: Catscout Ausschreibungsplattform: easyrfx Dienstleistungsmodul Leistungserfassung (Ablösung JDEA): SPE Lieferantenschnittstelle SPE/easyRFX: MDE Eine spezielle Lieferantenschulung auf den einzelnen Systemen ist nicht vorgesehen. Jedoch werden Ihnen Schulungsunterlagen zum Selbststudium zur Verfügung gestellt. Die Systeme sind übersichtlich und strukturiert aufgebaut, sodass Sie wenig Mühe haben sollten, sich in den Systemen zurecht zu finden. Bei Problemen können Sie sich zudem an den zuständigen Einkäufer oder die skoordination von Amprion wenden. Die Administration wird durch die skoordination wahrgenommen. Der technische Support wird in Abstimmung mit dem Softwarehersteller ebenfalls durch die skoordination wahrgenommen. Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen an die skoordination. Telefon: +49 (0) Seite 4/5

5 Was ist unter der MDE zu Verstehen? Wozu wird diese Plattform benötigt? Wie kann ich mich dort registrieren? Welches Medium wird künftig für e-auctions verwendet? Bleibt JDEA bestehen? Wird der Zugang zur JDEA-Nachfolgeanwendung SPE kostenlos sein. Die MDE ist eine webbasierte Lieferantenschnittstelle für einige - Anwendungen, die bei Amprion eingesetzt werden. MDE stammt ebenfall aus dem Hause Wallmedien. Die MDE ist u.a. Ihre Schnittstelle zur Ausschreibungsplattform easyrfx. Darüber hinaus wird die MDE auch bei der JDEA-Nachfolgeanwendung zum Tragen kommen.um die MDE nutzen zu können, müssen Sie auf der MDE registriert sein. Wir nehmen die Registrierung im Bedarfsfall (z.b. wenn Sie an einer elektronischen Ausschreibung von uns teilnehmen sollen) für Sie vor. Sollten Sie bereits auf der MDE registriert sein (z.b. weil Sie die Anwendung auch für einen anderen Kunden nutzen), bitten wir Sie uns das kurz mitzuteilen (ek.koordination@amprion.net). Nach erfolgter Registrierung können Sie die Verwaltung Ihres Zugangs selbstständig vornehmen. Es ist Ihnen möglich einzelne Ansprechpartner sowie die Nachrichtensteuerung selbstständig zu organisieren. Die Verwendung von e-auctions ist vorerst nicht geplant. Dennoch behalten wir uns vor, künftig wieder e-auctions stattfinden zu lassen. JDEA wird übergangsweise bestehen bleiben. Allerdings sind im Zuge der Umstellung einige Änderungen in dem Programm vorzunehmen. Wenn Sie betroffener Lieferant sind, werden Sie im September separat informiert. Die Anwedndung JDEA wird aber Anfang 2013 abgelöst werden. Dafür wird die Nachfolgeanwendung SPE implementiert. Bei der Nachfolgeanwendung SPE handelt es sich um eine webbasierte Anwendung, die für Sie kostenlos ist. Voraussetzung ist, dass Sie auf der Wallmedienplattform MDE registriert sind. Sollten Sie dort registriert sein, bitten wir Sie darum, uns dieses mitzuteilen, da dies auch im Zusammenhang mit elektronischen Ausschreibungen relevant ist. Falls Sie betroffener Lieferant sind, werden Sie durch Amprion zu gegebener Zeit informiert. Seite 5/5