Die Schweriner Lösung

Transkript

1 Praxisbericht zum Einsatz von SESSION Die Schweriner Lösung anlässlich der KOMCOM 2007 in Leipzig November 2007

2 Die Stadt Schwerin - ist die Landeshauptstadt von M V - hat ca Einwohner - hat 130 km² Fläche, davon 37,7 km² Wasserfläche - ist idyllisch gelegen inmitten von sieben Seen und Wäldern - Stadtvertretung mit 44 Mitgliedern - Stadtverwaltung mit ca Mitarbeitern in der Kernverwaltung

3 Ausgangslage - Stadtverwaltung fast vollständig mit PC-Arbeitsplätzen ausgestattet - keine einheitliche Lösung im Bereich Sitzungsdienst und Vorlagenwesen Vorlagen - Vorlagen wurden auf den Computer der Vorlagenverfasser abgespeichert - jeder Mitarbeiter mit seinem grafischen Layout Sitzungen - dezentraler Sitzungsdienst keine Vernetzung untereinander - Sitzungsunterlagen jeweils bei den Sachbearbeitern abgelegt - kein einheitlicher Aufbau von Dokumenten

4 In der Stadtverwaltung führte diese Situation - zu zunehmend mehr und erheblichen Koordinationsschwierigkeiten, - zur steigenden Unzufriedenheit in der Zusammenarbeit mit dem politischen Raum, - damit zur steigenden Unzufriedenheit in der Verwaltungsspitze - keine gezielte Öffentlichkeitsarbeit für die Arbeit der Stadtvertretung möglich - Anfang 2003 Festlegung des Oberbürgermeisters zur Überprüfung der Strukturen und Prüfung der Einführung einer EDV-gestützten Lösung mit dem Ziel, deutliche Rationalisierungseffekte zu erzielen

5 Statistische Daten aus dem Sitzungsdienst - Einführung Session mit Beginn Wahlperiode Gremien zzgl. Aufsichtsräte und Betriebsausschüsse der städt. Unternehmen - 44 Stadtvertreter, 171 sachkundige Einwohner - ca. 190 Sitzungen vollständige Bearbeitung in Session zzgl. ca. 190 Ortsbeiratssitzungen (teilweise) jährl Beschlussvorlagen plus 130 Anträge jährl Nutzer (Vorlagenbearbeiter), 16 Sitzungsbearbeiter

6 Gliederung Session und Session-Listen Juli 2004 dezentrale Vorlagenbearbeitung Workflow - Erstellung Beschlussvorlage - Stellungnahmen beteiligter Fachbereiche - Mitzeichnung - verwaltungsinterne Beratung - Beratungsfolge im politischen Raum - Sitzungsablauf bis zur Genehmigung der Niederschrift - Beschlusskontrolle - Sitzungsgeldabrechnung

7 SessionNet AIS Amtsinformationssystem Nov FIS Führungsinformationssystem Nov RIS Ratsinformationsystem Mai 2005 BIS Bürgerinformationssystem Okt alle Systeme dynamisch (intern ASP, extern PHP)

8 AIS - Amtsinformationssystem - nur öffentliche Daten und Dokumente - keine Zugangskennungen, Zugriff für alle Intranet-Nutzer - Veröffentlichungszeitpunkt Freigabe für interne Beratungsfolge - Zugriff in Echtzeit Nutzung der Session-Datenbank und SESSION-Dokumente

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10 FIS Führungsinformationssystem - Spezialfall des AIS - zusätzlich nicht öffentliche Daten und Dokumente - Kennwortgeschützt im Intranet - eingeschränkter Nutzerkreis (Führungskräfte der Verwaltung und kommunaler Unternehmen, ca. 50) - Vorbereitung der Dezernentenberatung - Zugriff in Echtzeit

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12 RIS - Ratsinformationssystem - Mandatsträger, Fraktionsgeschäftsführer und sachkundige Einwohner - öffentliche und nicht öffentliche Daten und Dokumente im Internet - Freigabe nach Genehmigung der Verwaltungsleitung - Webserver im Internet (Provider) - Synchronisation erfolgt täglich über Nacht - Zugriff ist kennwortgeschützt - SSL-Verschlüsselung

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14 BIS - Bürgerinformationssystem - ausschließlich öffentliche Daten und Dokumente im Internet - Zugriff für alle Internetnutzer, integriert in die städtische Web- Präsentation - Synchronisation erfolgt täglich über Nacht

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16 Session Net - alle Informationssysteme im Layout der städtischen Webpräsentation - Umstellung auf Layout 3.0 in 2007 (Anforderungen der Barrierefreiheit)

17 Elektronische Gremienarbeit in der Praxis - Januar 2006 Bereitstellung von Laptops für die Mandatsträger durch kommunalen IT-Dienstleister SIS GmbH - Sitzungsunterlagen auf CD-ROM - Ausstattung der Beratungsräume im Verwaltungsgebäude und Rathaus mit Funknetz-Technik (Wireless-LAN) - Zugriff auf RIS auch während einer Sitzung gewährleistet - Zugriff auf RIS in den Fraktionsbüros oder via Internetzugang zu Hause

18 Vorteile - durch Workflow ist Ablauf im Vorlagen- und Sitzungsdienst optimiert - qualitative Verbesserung der Vorbereitung einer Sitzung für Verwaltung und Mandatsträger - sehr gute Recherchemöglichkeiten - Einsparungen Druck- und Kopierkosten sowie Personalaufwand für Erstellung der Sitzungsunterlagen - Verbesserung der Transparenz der politischen Aktivitäten

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20 Ausblick - interne Testphase für Zusatzkomponente Mandatos Anfang Ziel: schrittweise Einführung von Mandatos für die Mandatsträger - Optimierung des Stadtvertreterarbeitsplatzes durch eine Offline-Version des RIS auf den Laptops - papierlose Gremientätigkeit

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Systembetreuung über Carmen Dau SIS Schweriner IT- und Service GmbH - Ein Unternehmen der Stadtwerke Schwerin - Eckdrift Schwerin TEL: / FAX: / carmen.dau@sis-schwerin.de Anwendungsbetreuung über Frank Czerwonka Landeshauptstadt Schwerin Hauptverwaltungamt / Am Packhof Schwerin TEL: / FAX: / Fczerwonka@schwerin.de

22 AUF WIEDERSEHEN ZUR BUGA 2009 IN SCHWERIN