Das papierlose Büro. Wunsch? Fiktion? Wirklichkeit?

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Gabriel Schumacher
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1 1 Das papierlose Büro Wunsch? Fiktion? Wirklichkeit?

2 2 Situation vor einigen Jahren? Heutige technische Möglichkeiten Wie verhält sich der Papierbedarf real? Ursachenforschung Erstaunliches Dokumentenmanagement/-archivierung Gesetzesvorgaben

3 3 Situation in der Vergangenheit Internet in den Kinderschuhen Langsame Geschwindigkeit Geringe Akzeptanz Sämtliche Informationen lagen in Papierform vor Anleitungen zu Geräten und Produkten Kataloge Dokumente Elektronische Kommunikation nahezu nicht vorhanden Brief anstelle Fax anstelle Systemfax Begriff Online war ein Fremdwort Onlinebanking Onlineshop

4 4 Heutige technische Möglichkeiten Grundwerkzeug Internet Akzeptable Geschwindigkeit Hohe Akzeptanz/Verbreitung bei Kunden und Lieferanten Informationen stehen elektronisch zur Verfügung Anleitungen zu Geräten und Produkten Datenbanken Dokumente Intranet Organzier/Handheld anstelle von TimeSystem Elektronische Kommunikation in allen Bereichen anstelle Brief Systemfax anstelle Fax Groupware, z.b. Exchange Server

5 5 Wie verhält sich der Papierbedarf real? Sinkend oder steigend? 1970 wurden in Deutschland noch 126 kg Papier pro Kopf und Jahr verbraucht Der PC ist der größte Baumkiller seit Erfindung der Axt'' (Steve Blanc von Pacific Gas and Electric zitiert in Financial Times) 2001 wurden in Deutschland 225 kg Papier pro Kopf verbraucht (WDR, Studio Wuppertal v ) Die Zeitschrift Öko-Test'' rechnete aus, dass wenn jeder Chinese den Papierverbrauch eines Deutschen hätte, kein Baum mehr auf der Erde stünde.

6 6 Ursachen Schnelle und bequeme Drucker sind der Hauptgrund für den Anstieg des Papieraufkommens. Mehr als 50% der Gesamtmenge werden von Computerdruckern verbraucht. (Statistisches Bundesamt, Veröffentlichung März 2002) Papier wird von den meisten Menschen als Medium zur Informationsaufnahme und -weitergabe bevorzugt. (Minolta Deutschland, Studie ) Lesen am PC wird emotional anders empfunden wie das Lesen von gedruckten Schriftstücken. Eingefahrene Abläufe und Strukturen halten sich standhaft.

7 7 Erstaunliches In der heutigen EDV Landschaft von Unternehmen wäre theoretisch ein nahezu papierloser Ablauf möglich. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Benötigte Informationen sind auf Festplatte, CD oder auf anderen Medien (Internet/Intranet) abgelegt. Bei Bedarf werden trotzdem Ausdrucke angefertigt. Das Magazin "Börse Online" schreibt in Ausgabe 33/00 ( ): "Das papierlose Büro ist eine Utopie. Noch immer stapeln sich auf vielen Schreibtischen Berge von Unterlagen und Akten. Zehn bis 15 Prozent der Kosten eines Unternehmens entfallen auf die Erstellung, Bearbeitung und Verteilung von Vorgängen."

8 8 Dokumentenmanagement Problematik 1: Unterschiedliche Dokumente -Papier (Kundendokumente, Handzettel, Notizen) -elektronische Dokumente (Word,Excel,Outlook, ) - s Problematik 2:Duplikate -Rechnung beim Sachbearbeiter, Finanzbuchhaltung -> mehrfache physikalische Ablage Problematik 3: s -Flut von täglichen s, die oft kundenspezifisch abgelegt und archiviert werden müssen. -Bei späteren (tel.) Kontakten müssen alle Details, ggf. mit Volltextsuche sofort verfügbar sein.

9 9 Dokumentenmanagement Die 6 V s des papierlosen Büros: Verarbeiten, verwahren, verhindern, verfügen, verändern, vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet werden, muss gepflegt und verwaltet werden und zu einem bestimmten Zeitpunkt evtl. gelöscht werden.

10 10 Ausführliche Präsentation Sollten Sie Interesse an der ausführlichen Vorführung von ELO Office, bzw. ELO Professional haben, so erhalten Sie auf Wunsch eine Einladung zum nächsten Termin. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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