Die Motivation Seite 4. Die Lösung Seite 5. Produkteigenschaften Seite 6. Systemanforderung Seite 7

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2 2 Die Motivation Seite 4 Die Lösung Seite 5 Produkteigenschaften Seite 6 Systemanforderung Seite 7

3 Arbeitserleichterung und Optimierung der täglichen Routine 3 "Finden anstatt suchen" Suchen Sie immer noch Unterlagen in Papierstapeln? InfoOffice vereinigt die Vorteile, die ein Unternehmen im digitalen Zeitalter benötigt: Eine zentrale und sichere Dokumentenverwaltung mit voller Zugriffskontrolle, umfangreichen Recherchemöglichkeiten und Revisionssicherheit. InfoOffice bietet Ihnen eine Unternehmenslösung mit umfangreichen Anwendungsmöglichkeiten und spart Ihnen auf diese Weise Ressourcen und Budget. InfoOffice ist zuverlässig, kostengünstig und effektiv. Darüber hinaus lässt es sich einfach in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren und erspart somit lange Umstellungs- und Einarbeitungszeiten.

4 4 Die Motivation "Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb" (Kurt Tucholsky) Sind auch Sie der Meinung mit dieser Arbeitsweise die Problematik zu lösen? Man verbringt ungefähr zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten. Rund 40% davon entfallen allein auf die Suche nach den gewünschten Informationen, wichtige Dokumente lassen sich oft gar nicht mehr auffinden. Jedes Dokument wird durchschnittlich fünf Mal kopiert! Wichtige Daten und Dokumente - das wertvollste moderner Unternehmen - liegen nicht in Safes, sondern auf Schreibtischen und in Archivräumen. Diese hochsensiblen Informationen werden durch InfoOffice vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Jedes Unternehmen muss zahlreiche Unterlagen nach dem Steuer- und Handelsrecht jahrelang aufbewahren. InfoOffice verwaltet ihre kaufmännischen Buchungsbelege, Kalkulationstabellen, technische Zeichnungen, Arbeitspläne, etc. nach den gesetzlichen Anforderungen. Ihre Unterlagen sind bei uns in den besten Händen. Wesentliche Gründe für die Einführung der elektronischen Archivierung sind die gesetzlichen Anforderungen, sowie die Notwendigkeit des einheitlichen Zugriffes auf alle Informationen ihres Unternehmens. Dies schafft Arbeitserleichterung und Sicherheit.

5 Die Lösung 5 Wir realisieren durch elektronische Archivierung und Dokumenten-Management für sie die papierlose Ordnung. Die elektronische Archivierung mit InfoOffice ermöglicht die Speicherung aller Informationen zentral mit sofortigem Zugriff für berechtigte Personen. InfoOffice archiviert beliebig viele Dokumente und das ohne Anpassung an eingesetzter Software. Erfassung Ausgehende Belege (z.b. Angebote, Rechnungen, Produktionsaufträge und Lohnjournale) werden vollautomatisch archiviert. Eingehende Belege werden über PDF-Scanner erfasst; eine hoch entwickelte PDF-Archivierung verarbeitet sämtliche Ausdrucke. Arbeitspläne, Werkstoffzertifikate, Briefe, etc. werden eingescannt und im elektronischen Archiv abgelegt. Ob vor oder nach der Bearbeitung, dem Verbuchen oder Prüfen bestimmen sie selbst. Interne Belege (z.b. Journale, Kontenblätter, Summenund Saldenlisten) werden ebenfalls automatisch archiviert. Selbstverständlcih können auch handschriftliche Aufzeichnungen jeder Art eingescannt und archiviert werden. Recherche Recherche kann von jedem Arbeitsplatz über die intelligente Volltextsuche ausgeführt werden. Verschiedene Such- und Selektierfunktionen über alle Datenfelder ermöglichen das Abrufen jeder gewünschten Information. Sie finden ihre Dokumente auf Knopfdruck sekundenschnell auf ihrem PC Arbeitsplatz wieder. Sie können diese betrachten, bearbeiten oder direkt per oder Fax versenden. Ein praktischer Aktenschrank direkt auf ihrem Bildschirm zur Verwaltung und Weitergabe ihrer Digitaldokumente. Wir senken ihre Archivkosten, erhöhen ihre Produktivität und schaffen freie Resourcen. Gehen sie mit uns technisch einen Schritt in die Zukunft - sicher, komfortabel und wirtschaftlich.

6 6 Produkteigenschaften Archivierung mit InfoOffice auf einen Blick: Revisionssichere und effektive Archivierung von Dokumenten, Vorgängen, Zeichnung, Akten, etc. Auch bei hohem Durchsatz und Zugriffsraten Archivierung der Belege über Standarddruckfunktion der Anwendungen Unterstützung Windows-basierender Plattformen Unterstützung jeder Software mit Druckfunktion ohne Anpassungsaufwand, damit Archivierung beliebiger Dokumentenarten möglich Zentrale Verwaltung mit Rechtestruktur Onlinerecherche über den Gesamtdatenbestand mit Hilfe intelligenter Volltext-Suchfunktion Branchenneutral Frei definierbare Ordnungsmerkmale Sofort einsetzbar - einfache Bedienung Scannen Wahlweise USB- oder Netzwerk gestützte PDF-Scanner Langzeit-Archiv Im Langzeit-Archiv werden die Dokumente auf optischen Speichermedien revisionssicher archiviert. Consulting Vor jeder Einführung eines InfoOffice-Archivs steht die umfassende Analyse des Belegflusses und die Beratung bei der Optimierung der Ablagehierarchien. Beratung in Sicherheitsfragen und Zugriffsregelungen Anwendungsgebiete Zentrales und effizientes Unternehmensarchiv für Dokumente aus verschiedenen Anwendungsprogrammen Abteilungsarchive, z.b. in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung GDPdU-konforme Archivierung für digitale Betriebsprüfungen

7 Systemanforderungen 7 Umgebungssoftware für Server und Client: Betriebssysteme: ab Windows 2000 Professional SP4 IE6SP1, Windows XP Professional Windows 2003/R2 Server Windows 95, 98 und ME werden nicht mehr unterstützt! Festplatten- / Speicherbedarf, Netzwerk und Prozessorleistung: (Client) Freier Festplattenplatz min. 150 MB Arbeitspeicher empfohlen ab 512 MB Prozessor ab P4 2,66 GHz / AMD Athlon Netzwerkkarte 100 MBit Die detaillierten Anforderungen für den Archivserver erfragen Sie bitte über unsere Projektleitung Umgebungssoftware für Server und Client: Microsoft.Net 2.0 Acrobat Reader ab Version 5 oder äquivalent mit Vorschau im InternetExplorer Empfohlen: Acrobat Reader ab Version 8.x Microsoft Word ab Version 2000 IrfanView ab Version 4 FreePDF XP in der Version 1.6 ODBC Client Zusätzlich Empfohlen / Hilfreich: Client ( Outlook / Tobit ) Faxanbindung Laserdruckeranbindung Dual-Screen Bildschirmlösung Zusätzlicher Flachbettscanner für sperrige Scanobjekte Unterstützung von Remoten Arbeitsplätzen: InfoOffice unterstützt uneingeschränkt die Microsoft Terminalservices über RDP 5.x Für gewisse Bereiche des Servers sind hier erhöhte Zugriffsrechte erforderlich. (Schreiben/lesen von Konfigurationsdateien etc.) Entwicklungsumgebungen InfoOffice: Microsoft Visual Studio C++ / Visual Basic Microsoft Visual Studio 2005 /.NET C++ / Visual Basic Technische Änderungen, die dem Fortschritt dienen behalten wir uns vor.

8 Das zeitraubende Suchen hat ein Ende! InfoOffice bringt Sie schnell ans Ziel: Verwalten Sie Ihre gesamten Dokumente zentral und sparen Sie Zeit und Geld. InfoOffice schafft höhere Effizienzen für Ihr Unternehmen. Überzeugen Sie sich selbst! Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen unser kompetentes Vertriebs Team gerne telefonisch oder per zur Verfügung. SETRONIC Oosstraße Waldbronn Telefon: / Telefax: / info@setronic.net Überreicht durch unseren Vertriebspartner: Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Stand 03/ SETRONIC. Bilderquelle: Fotolia, Titelbild:Photocase(Alex- : nur einen Augenblick bitte... ). Alle Rechte vorbehalten.