IMMOBILIENVERWALTUNG 4.0

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "IMMOBILIENVERWALTUNG 4.0"

Gitta Kathrin Schneider
vor 6 Jahren
Abrufe

1 VOM PAPIERJUNKIE DER PRAXISBERICHT IMMOBILIENVERWALTUNG 4.0 ZUM VEGANER Frank Hillemeier Geschäftsführer der ImmoConcept

2 WAS SIE HEUTE ERWARTEN KÖNNEN BÜROALLTAG GESTERN UND HEUTE FÜR WEN MACHEN WIR DAS? UNSER WEG DAHIN

3 BÜROALLTAG Unser Büro von Gestern: = 10 Jahre Fax und Mails Telefonanlage / Anrufbeantworter Microsoft: Word / Excel / Outlook Verwaltungssoftware (HausPerfekt) Scannen des kompletten Posteingangs Externes DMS System 3

4 BÜROALLTAG Ist das für mich schon digitales arbeiten? NEIN! 4

5 BÜROALLTAG Wo stehen wir heute: Verwaltungssoftware mit integriertem DMS System Virtuelle Akten Virtuelle Post- und Rechnungsbearbeitung 5

6 WO STEHEN WIR HEUTE Tagespost / Rechnungen Posteingang Scannen Weiterverarbeitung über externen Postdienstleistung Automatische Zuordnung der Dokumente an Mitarbeiter Postbearbeitung Bearbeitung der Tagespost am PC Rechnungen kontieren, freigeben, bezahlen am PC 6

7 WO STEHEN WIR HEUTE Weitere Tagespost Fax nur noch digital Faxeingang Faxausgang s unverändert Outlook Verknüpfung der eingehenden / gesendeten Mails mit dem DMS System Mailabruf: 1 mal stündlich Kontrollmöglichkeit Ihres Maileingangs: Exchange Report: TOP 50 7

8 WO STEHEN WIR HEUTE Erreichbarkeit Telefonanlage Hosted PBX Netcologne Zentrale Übersicht über alle angemeldeten Mitarbeiter Direktes Verbinden Standortübergreifend (Home Office) Handy-App für jeden Mitarbeiter Steuerung Telefonanlage Anrufbeantworter: Integriert in der digitalen Telefonanlage Tapi / CTI-Schnittstelle 8

9 WO STEHEN WIR HEUTE Externer Dienstleister Bearbeiten von Heizkostenabrechnungen per Datenaustausch / ohne Papier Postausgang nicht im eigenen Haus Nutzung von Postdienstleistern 9

10 WAS HABEN WIR DAVON? Wir haben die Brücke geschaffen zwischen Mitarbeiterzufriedenheit Kundenzufriedenheit Wirtschaftlichkeit 10

11 HÖHERE MITARBEITERZUFRIEDENHEIT Keine Ablenkung durch störende Unterlagen auf dem Schreibtisch Ohne dicke unsortierte Papierstappel > kein optischer Arbeitsdruck Work Life Balance 11

12 KUNDENZUFRIEDENHEIT Schnellere Abwicklung der Anforderungen Freundlichere Kommunikation - Mail / Telefon Reduzierung Kundenbeschwerden 12

13 WIRTSCHAFTLICHKEIT Vermehrte Verwaltungsanfragen / Abschlüsse Abrechnung von Zusatzleistungen Steigerung der Umsatzrendite 13

14 TECHNISCHE AUSSTATTUNG Surface 4 mit Stift Verträge am PC per Stift unterschreiben Dokumente und Pläne bearbeiten, korrigieren, versenden Als 3. Bildschirm nutzbar Medienbruch vermeiden 14 14

15 TECHNISCHE AUSSTATTUNG Scanner Hochleistungsscanner (80/160 Seiten Duplex pro Minute) Scanpostfach pro Mitarbeiter 15

16 TECHNISCHE AUSSTATTUNG Professionelles Headset Telefonieren Voic s (digitaler AB) direkt abhören Briefe / Mails über Headset diktieren Komfortables Arbeiten 16

17 IST SCHWER ALLER ANFANG 17

18 WIR ÜBERDENKEN JEDEN EINZELNEN SCHRITT Jeder einzelne Prozess im Unternehmen muss überdacht werden! Das war schon immer so, Werte bewahren... aber nicht auf alte Strukturen verharren 18 18

19 UNSERE ANFANGSFEHLER Scannen/digitalisieren und trotzdem das Originalpapier in Akten ablegen Doppelte Arbeit / kostet viel Geld Keine Akzeptanz der Mitarbeiter aufgrund der doppelten Belastung Beide Ablagen (Digital und Papier) werden halbherzig behandelt 19

20 STARTEN MIT KLEINEN SCHRITTEN Alte Eigentümerakte Digitale Eigentümerakte Kaufvertrag Verwalterzustimmung SEPA Mandat 20

21 SIE HABEN NUR NOCH EINEN BESTEN FREUND 21

22 VETO! ABER MAN MUSS DOCH Vorschrift Das SEPA Mandat muss mit Originalunterschrift vorliegen Folge bei Verstoß 22

23 WIE KONSEQUENT SIND WIR WIRKLICH? So sollte es sein Eigentümermandate müssen im Original vorhanden sein! ABER tatsächlich Oft werden auch Unterlagen per akzeptiert Was kann passieren? DANN DOCH BITTE KONSEQUENT SEIN! 23

24 NICHT ALLES PASST 100% 24 24

25 LASSEN SIE RÜCKSCHLÄGE ZU 25

26 ImmoConcept Hillemeier Von der Wettern Str Köln FRANK HILLEMEIER Menschen mit einer neuen Idee gelten so lange als Spinner, bis sich die Sache durchgesetzt hat Mark Twain 26

Ähnliche Dokumente

inpoint PROCESSING s intelligent klassifizieren und einem Geschäftsfall zuordnen.

inpoint PROCESSING s intelligent klassifizieren und einem Geschäftsfall zuordnen. inpoint E-MAIL PROCESSING E-Mails intelligent klassifizieren und einem Geschäftsfall zuordnen. DAS WÄRE SCHÖN! Wenn Kunden E-Mails an ein allgemeines Postfach wie OFFICE, SUPPORT, INFO oder ähnliche Gruppenpostfächer