Elektronisches Belegwesen leicht gemacht. Ing. Lars-Uwe Heise PRAXIS-Consultant. PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

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1 Thema: Elektronisches Belegwesen leicht gemacht Autor: Ing. Lars-Uwe Heise PRAXIS-Consultant 1

2 Ein- und ausgehende Belege im Unternehmen W Angebote Aufträge Lieferscheine Rechnungen Mails Notizen Dokumentationen u.v.m. Applikationen *.txt Report Workflow *.doc Unternehmen pcl *.tif COLD HOST *.tif Scanner Datenbank Drucker Fax 2

3 Belegfluss heute Rechnungserstellung per Software Ausgabe auf Drucker Kopie in Aktenablage einsortieren Postversand an den Kunden 3

4 Belegfluss heute Belegeingang per Post Belegeingang per Fax Belegeingang per Mail Ausgabe auf Drucker Kopien für Mitarbeiter erstellen Original in Aktenablage einsortieren 4

5 Belegfluss heute Akte suchen Beleg in der Akte suchen Beleg verwenden Akte wieder zurückstellen 5

6 Belegfluss heute Nachteile Vielzahl von Ordnern und Registern vorhanden teilweise gigantische Papierflut Lagerräume und kosten Personalkosten durch Ablegen, Suchen Finden, Verteilen keine Postlaufzeiten/Wegezeiten 6

7 Die Lösung? Belege in digitaler Form bereitstellen erfassen vorhalten 7

8 Belegfluss morgen Rechnungserstellung per Software Elektronische Übergabe an den Kunden Per Mail Per PC-Fax Elektronische Archivierung 8

9 Belegfluss morgen Belegeingang per Post Belegeingang per Fax Belegeingang per Mail Digitalisieren Elektronische Archivierung 9

10 Belegfluss morgen Beleg im Archiv suchen Beleg verwenden 10

11 Vorteile des elektronischen Belegwesens Zeitvorteile Schnellere Bearbeitung Eingang/Ausgang/Verteilung Keine zusätzliche separate Belegaufbereitung (kopieren, sammeln, sortieren) Schneller Zugriff, effektive Suche keine Postlaufzeiten/Wegezeiten Sicherheit Effektive und sichere Ablage Kostenvorteile geringer Lagerraum, geringe Lagerkosten geringere Ablaufkosten (realisierte Zeitvorteile) geringere Handlingkosten für Belege Sonstige Dezentrale Erfassung / Auswertung möglich Gleichzeitige Sichtmöglichkeit durch viele Personen 11

12 Grundsätzliches zum digitalen Beleg Aufbewahrungspflicht: Was originär digital ist, muss auch digital reproduzierbar sein Ablage und Zugriff: Vorhandensein eines unveränderbaren Indexes Keine Veränderungen im Rahmen eines Nur-Lese-Zugriffs Dokumentation der Historie Überprüfbarkeit des Originalzustandes bzw. Ab 2013 entfällt die Pflicht zur elektronischen Signatur von digitalen Rechnungen andere Kontrollmechanismen, die die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleisten sind dann erlaubt 12

13 Vorteile der Integration in die WDV 2010 Arbeitet unauffällig im Hintergrund Keinerlei Software-Schnittstellen nötig Vollständiger Zugriff auf alle WDV-Daten mittels Matchcode-Funktionen Automatische Verschlagwortung im Hintergrund Dokumente sind auch ohne Archiv-Suche dort zugreifbar, wo sie benötigt werden (z.b. unterschriebener gescannter Lieferschein aus der Liefererfassung heraus zugreifbar) Keine Programmwechsel zum Zugriff auf die archivierten Daten Vermeidung von Medien- und Indexbrüchen Eine Zentraldatenbank für alle Daten Geringere Software-Pflege-Kosten 13

14 Technische Realisierung Lieferschein-Erstellung Erfassung des Lieferscheins an der Waage Unterschreiben des Beleges mittels digitalem Stift Ausgabe des unterschriebenen Kunden- Beleges per Drucker Elektronische Archivierung des unterschriebenen Beleges Optional Bereitstellung des Lieferdatensatzes im Lieferscheinportal 14

15 Technische Realisierung Rechnungs-Erstellung Erfassung der Rechnung Übergabe der Rechnung an den Signatur- Server Versand der signierten Rechnung per Mail Bereitstellung zur elektronische Archivierung der signierten Rechnung beim Rechnungsausgang 15

16 Technische Realisierung Mail-Eingang (Outlook) Entgegennahme der Mail im Outlook Direkte Übergabe der Mail an die Archivierung mit Verschlagwortung und Zuordnung zu Datenbereichen per Office-PlugIn 16

17 Umsetzung in der WDV 2010 Funktionalitäten Automatische Archivierung von Belegen im Hintergrund Verwaltung beliebiger (elektronischer) Dokumente in einem zentralen System mit Versionsverwaltung, Zugriffsschutz, Suchen/Finden mittels Verschlagwortung Einfache Workflow-Möglichkeiten über Postbox-Funktionalität Automatisches Archivieren, Verschlagworten und Anheften über Windows-Dienst in Verbindung mit OCR-Technologie Mail-Archivierung beim Versand/Empfang aus MS Outlook heraus mit der Möglichkeit, das Dokument an Datensätze anzuheften Archivierung gängiger Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, Visio 2002/2003/2007/2010) aus der Office-Anwendung heraus Integrierte Viewer-Technologie und optional OCR-Technologie 17

18 Für jedes in irgendeiner Verschlagwortungs-Maske verwendete Schlagwort ist ein Datensatz für das Schlagwort anzulegen Dieser Datensatz beschreibt und steuert das Verhalten des Schlagwortes (Typ des Eingabefeldes in der Maske, Art der erfassbaren Daten Umsetzung in der WDV 2010 Einrichtung der Archivierung - Schlagwörter 18

19 Bestimmen, welche Schlagwörter bei der Archivierung eines Dokumentes abgefragt werden. Ermöglichen das Definieren von Pflichtfeldern Für verschiedene Programmbereichen können unterschiedliche Masken verwendet werden Umsetzung in der WDV 2010 Einrichtung der Archivierung - Masken 19

20 Umsetzung in der WDV 2010 Archivierung von Rechnungsbelegen Erstellung einer PDF-Datei unmittelbar nach dem Ausdruck des Beleges Übergabe der PDF-Datei an die Archivierung während der Durchführung des Rechnungsausgangs mit automatischer Verschlagwortung anhand der Belegdaten Die zu übergebenden Schlagwörter richten sich nach der hinterlegten Schlagwortmaske Das archivierte Dokument wird an den Beleg-Datensatz angeheftet 20

21 Umsetzung in der WDV 2010 Postbox Dokumente Ordnerstruktur Schnellansicht Zusatz-Infos 21

22 Umsetzung in der WDV 2010 Postbox Anordnung der Dokumente in einer baumartigen Ordnerstruktur Ordner können öffentlich oder privat sein Private Ordner können mit Zugriffsberechtigungen für andere Mitarbeiter versehen werden Beliebige Dokumente können aus dem Datei-System oder per Scannen eingefügt werden Kann über Windows-Dienst automatisch bestückt werden (z.b. elektron. Fax-Eingang) Dokumente können anderen Datenbereichen zugeordnet (angeheftet) werden (z.b. eine Reklamation an den betreffenden Rechnungsbeleg anheften) Dokumente können an andere Postboxen weitergegeben werden (manuell gesteuerte Dokumenten-Workflows ermöglicht) Stellt eine Ordnungsstruktur dar, aber bewirkt selbst keinen Dokumenten-Zugriffsschutz 22

23 Umsetzung in der WDV 2010 Versionskontrolle / CheckIn / CheckOut Mitarbeiter B Nur Lesezugriff Lese- und Schreibzugriff Version 1 Version 2 Archiv Check-Out Check-In Version 1 Z-Version 2 Mitarbeiter A Ändernder Zugriff z.b. MS Word 23

24 Umsetzung in der WDV 2010 Suchen und Finden Die Suche im Archiv erfolgt normalerweise mit Hilfe der abgelegten Schlagwörter Es können die unterschiedlichen Verschlagwortungs-Masken als Suchfilter herangezogen werden Es ist wahlweise eine UND/ODER-Suche möglich Es ist je Filterfeld-Typ ein suchmaschinen-ähnlicher Filtersyntax möglich Direkter Zugriff auf die Daten der WDV

25 Umsetzung in der WDV 2010 Office-Integration Über sogenannte COM-Addins kann eine Archivierung von Office-Dokumenten aus der jeweiligen Anwendung heraus realisiert werden Unterstützte Anwendungen: Word, Excel, Powerpoint, Visio, Outlook (jeweils 2002 SP3, 2003, 2007, 2010) Mindmanager X5Pro, 8 Vorteil: Direkter Zugriff auf die Stammdaten der WDV 2010 zur Verschlagwortung Dokumente liegen zentral im Archiv und nicht mehr in willkürlichen Ablagebereichen 25

26 Umsetzung in der WDV 2010 Office-Integration Spezialfall Mail-Versand Beim Mail-Versand erfolgt automatisch eine Abfrage, ob das Mail sofort archiviert werden soll. Dabei ist auch sofort ein Zuordnen (Anheften) an Datensätze möglich Bei Erstellung von Mails aus der WDV heraus werden die möglichen Schlagwörter entsprechend dem aktuellen Programmkontext bereitgestellt 26

27 Umsetzung in der WDV 2010 Automatisches Archivieren über Windows-Dienst (COLD) Ermöglicht die unbeaufsichtigte und stapelbezogene Übergabe von Dokumenten in die Archivierung Möglichkeit der sofortigen Zuordnung zu Datensätzen Beispiele: Unterschriebene Lieferscheine werden im Stapel gescannt und automatisch verschlagwortet und an den jeweiligen Datensatz angeheftet (erfordert OCR) Eingegangene elektronische Faxe werden direkt an die Postbox in einen wählbaren Ordner übergeben 27

28 Integration in die WDV Ihr Nutzen Verbesserung der Gewinnsituation Kostenreduzierung Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Schnellerer Zugriff / höhere Flexibilität Qualitätsverbesserung Effizienterer Ressourceneinsatz Kürzere Durchlaufzeiten 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Noch Fragen? PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG Langestrasse 35 D Pferdingsleben / Gotha Tel. (0049) Fax (0049) info@praxis-edv.de 29