Anwendertage WDV in Pferdingsleben

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1 Anwendertage WDV in Pferdingsleben Thema: Outlook-Integration vom Kalender zum Smartphone Office-Integration allgemein Referent: Lars-Uwe Heise PRAXIS-Consultant Alles ist möglich! 1

2 Inhalt Termin-Synchronisation WDV-Kalender Outlook Smartphone Office-Dokumente und WDV 2012 Hin und zurück Teil 2 Meine Kontakte bis zum mobilen Endgerät 2

3 Termine, Termine Der Wunsch: - Zu jeder Zeit aktuell - An jedem Ort zugreifbar - Auf jedem Gerät bearbeitbar - Das beste von Allem nutzen Die Realität: - Kalender-Systeme nicht kompatibel - Daten nie synchron - Manueller Abgleich zwischen den Geräten/Kalendern - Manuelle Nacherfassung - Verdammt, da war doch was 3

4 4

5 Vorteile Outlook/Exchange: - Etablierte Anwendung / Standard - Alle Anwender anbindbar unabhängig von ihrer spezifischen Softwarenutzung - Robustes Transport- und Verwaltungssystem - Bekannt - Web-Zugriff freischaltbar (Aktueller Exchange-Server) - Viele Geräte-Hersteller (z.b. Smartphone) liefern Programmschnittstellen zu Outlook mit - Teils geräteunabhängig per ActiveSync oder direktem Exchange-Zugriff abgleichbar Vorteile WDV-Kalender: - Direkte Anbindung an Vertriebssteuerung / Kundenmanagement - Abbildung in WDV-Workgroup-Oberfläche - Verbindung mit programminternen Daten (Kunden, Dokumente, Archivierung ) - Arbeiten innerhalb einer Oberfläche - Reporting-System verwendbar 5

6 Terminanlage in WDV Interne Anwender Mitarbeiterstamm - Externe Teilnehmer Zugriff auf den Kundenstamm - Anhänge Dokumente, Datensatzverweise - Öffnen der angehangenen Daten 6

7 Ziel-Szenario 7

8 Umsetzung PxServices als Vermittler - WDV als führendes System betrachten - Betrachtet Termine, deren Startdatum nicht älter als 1 Monat ist. - Ermitteln neue/geänderte WDV-Termine seit letztem Durchlauf - Ermitteln neue/geänderte Outlook-Termine seit letztem Durchlauf - Schreiben neuerer WDV-Termine nach Outlook - Schreiben neuerer Outlook-Termine nach WDV - Entfernen von in WDV gelöschten Termine aus Outlook 8

9 Einrichtung des Abgleichs - Outlook: Einen Nutzer bereitstellen, für welchen alle abzugleichenden Kalender zum Lesen und Schreiben freigeben sind - WDV: Einrichten der PxServices (Login, Datenbank) Der Dienst muss unter dem Konto des obigen Nutzers laufen. Der Nutzer darf auf diesem PC selbst nicht aktiv mit Outlook arbeiten. - WDV: Zuordnung des Outlook-Kontos im WDV-Mitarbeiterstamm 9

10 Bekannte Gerätetypen und deren Anbindung - Android-Systeme: Proprietäre Programme wie MyPhoneExplorer oder Herstellersoftware (Gerät mit PC verbunden) Direkter Exchange-Zugriff (Exchange veröffentlicht) Outlook-Web-Access (OWA) im Browser - ipad/iphone: itunes (Gerät wird mit dem PC verbunden) Apple-Cloudservice MobileMe bzw. icloud (kostenpflichtig) Direkter Exchange-Zugriff (Exchange veröffentlicht) Outlook-Web-Access (OWA) im Browser - Blackberry Blackberrypaket Andere kostenpflichtige Dienste Outlook-Web-Access (OWA) im Browser - Sonstige (Symbian ) Proprietäre Programme wie MyPhoneExplorer oder Herstellersoftware (Gerät mit PC verbunden) manchmal Direkter Exchange-Zugriff (Exchange veröffentlicht) Outlook-Web-Access (OWA) im Browser 10

11 Verfügbarkeit - OWA (Outlook Web Access) Online-Zugriff UMTS/GPRS-Verbindung unabdingbar Keine manuelle Anwenderaktivität erforderlich - Exchange-Zugriff Online-Zugriff mit Offline-Datenspeicherung Bei bestehender UMTS/GPRS-Verbindung Daten synchron Automatische Synchronisation sobald Verbindung verfügbar ist Keine manuelle Anwenderaktivität erforderlich - Abgleich mittels PC-Verbindung Offline-Zugriff Termine verfügbar und synchron bis zum letzten Abgleich Synchronisation erfordert immer die Aktivität des Anwenders 11

12 Office-Dokumente und WDV 2012 Übergabe in die WDV Drag & Drop beliebiger Dokumente in die WDV - Sofortiges Archivieren - Zuordnen zu Belegen/Lieferscheinen - Auf Termin legen - Alternativ: Postbox Datei-Anhangslisten 12

13 Office-Dokumente und WDV 2012 Übergabe in die WDV Archivierung beim Mailversand - Zuordnen zu Belegen/Lieferscheinen - Beliebige Mails per Office-Erweiterung in die WDV 2012 archivieren - Erweiterungen für Word, Excel, Visio, Powerpoint, Outlook, Mindmanager 13

14 Office-Dokumente und WDV 2012 Dokumente aus der WDV Mailversand via MAPI - Dokument-Management mit Vorlagenverwaltung 14

15 OneNote und WDV Notiz-Buch im Office - Über SkyDrive synchronisierbar über mehrere PC und mobile Geräte - OneNote-Inhalte können innerhalb der WDV ausgelesen werden und archiviert bzw. zugeordnet werden 15

16 Wir erinnern uns an gestern Es werden alle Daten vom Exchange-Server abgeglichen um alles andere kümmert sich die WDV!!! (siehe Vortrag Lars-Uwe Heise) Neben Mails & Terminen werden natürlich auch Kontakte aus der WDV synchronisiert 16

17 Spezialität - Kontakte!!! Über Ansprechpartner-Details kann gesteuert werden, welche Ansprechpartner nach Outlook bzw. dann über den Exchange- Server an die mobilen Endgeräte übermittelt werden können Das funktioniert mit jedem beliebigen Endgerät, also auch an die Smartphones oder PADs, in denen ein Exchange-Abgleich eingerichtet ist 17

18 Spezialität - Kontakte!!! Mit dem Abfragedesigner selektieren wir über den entsprechenden Vertriebscode alle Ansprechpartner, die auf die mobilen Endgeräte übermittelt werden sollen 18

19 Kontakte aus sozialen Netzwerken Über den XING bzw. Facebook Connector können die dort vorhandenen Kontakte ebenfalls in Outlook synchronisiert werden und gehen auf diesem Wege direkt mit auf die mobilen Geräte (Smartphone / Pad 19

20 Kontakte aus sozialen Netzwerken Komplett mit Fotos! in Zukunft integriert in die WDV??? 20

21 Kontakte aus sozialen Netzwerken So haben wir immer ein persönliches Bild von unserem Ansprechpartner!!! 21

22 Kontakte aus sozialen Netzwerken Und alle Infos zu den Aktivitäten 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG Lange Straße 35 D Pferdingsleben / Gotha Tel. (0049) Fax (0049)

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