ADNOVA+ - So geht Zukunft: Aktueller Stand und nächste Schritte Referenten: Torsten Rielich, Christian Urban, LAND-DATA GmbH

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1 Konferenz 2014 ADNOVA+ - So geht Zukunft: Aktueller Stand und nächste Schritte Referenten: Torsten Rielich, Christian Urban, LAND-DATA GmbH 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 79

2 Die digitale und mobile Strategie der LAND-DATA Internet Mit ADNOVA+ ein Netzwerk zu schaffen! 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 80

3 ADNOVA+... Strategien Analyse der Kunden und deren Prozesse - Entstehung des LAND-DATA Bezugsrahmen Geschäftsprozessmodells Neue einheitliche Ergonomie-optimierte Oberfläche Eine gemeinsame Plattform für alle Benutzer Direkter digitaler Informationsaustausch zwischen Benutzern Hochsicherer, performanter und wartungsarmer Betrieb der Anwendung Ein Kontenrahmen mit Wahl von vordefinierten Profilen für verschiedene Geschäftszweige Sukzessive Umstellung der Altanwendung und der Kunden 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 81

4 ADNOVA+ die digitale und mobile Strategie 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 82

5 ADNOVA+ Versionen Entwicklungsschritte ADNOVA+ ADNOVA+ 2013/14 - Plattform - Informationsman. - Kassenbuch - Kommunikation ADNOVA Kanzlei-/ Mitgliederverwalt. - Fakturierung - Informationsman. ADNOVA+ 2016/17 - Finanzbuchhaltg. - Jahresabschluss 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz

6 ADNOVA+ 2014: 2-Faktor-Authentifizierung Benutzername + Passwort ADNOVA Card Zugang zu ADNOVA+ 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 84

7 ADNOVA+ Single-Sign-On für ADNOVA+ Wissensportal LAND-DATA Homepage (interner Bereich) LAND-DATA Akademie 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 85

8 ADNOVA+ 2014: Kassenbuch Bisher: Kassenbuch auf Papier Elektronisches Kassenbuch auf Basis von Excel: ADNOVA cash ADNOVA+: Für Einsteiger und fortgeschrittene Anwender Sowohl Hauptkasse des Betriebes als auch weitere offene Ladenkassen Buchungserfassung analog zu ADNOVA finance Übergabe der Kassenbuchungen an ADNOVA finance über die Datendrehscheibe 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 86

9 ADNOVA+ 2014: Kassenbuch Sachbearbeiter Buchungsvorschläge Kontierassistent Stammdaten Kassenbuchungen Mandant 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 87

10 Erste Schritte zur Nutzung des Kassenbuchs ADNOVA finance Betriebsindividuelle Aktivierung der Schnittstelle zwischen ADNOVA finance und ADNOVA+ für das Kassenbuch Einmalige Datenübergabe an ADNOVA+ ADNOVA+ Einmaliger Import der Betriebe in ADNOVA+ 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 88

11 Informationsmanagement Ablösung des ADNOVA Archivs in ADNOVA finance Optional zu DATEV DMS, etc. parallele Archivierung in ADNOVA+ möglich Sicherer und komfortabler Austausch von Dokumenten, bspw.: Selektive Bereitstellung von Auswertungen an Mandanten Bereitstellung von Belegen von Mandanten Benachrichtigung über ein bereitstehendes Dokument durch Versenden eines Links auf dieses Dokument 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 89

12 Erste Schritte für das Informationsmanagement ADNOVA finance Zentrale Aktivierung der parallelen Archivierung in ADNOVA+ Bei der Archivierung den Ablageordner in ADNOVA+ auswählen sowie optional das Leserecht für den Mandanten setzen ADNOVA+ Auswertung steht bereit 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 90

13 Die digitale Mandantenakte mit ADNOVA+ ggf. Dritte Sachbearbeiter Steuerberater Mandant 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 91

14 ADNOVA Funktionsumfang Controlling Aufträge Leistungen Postbuch Fristen Termine Beratung Kostenrechnung Fakturierung Finanzbuchhaltung Jahresabschluss Steuern Geschäftspartner Benutzermanagement Informationsmanagement Kommunikation 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 92

15 ADNOVA+ 2015: Informationsmanagement 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 93

16 ADNOVA : Prozesskette Dokumente Postein-/ausgang Importordner Drag/Drop Scannen Fakturierung Postbuch Klassifizierung Verschlagwortung Informationsmanagement Archivierung Frist Termin Aufgabe Bearbeitung Leistung erbringen und erfassen 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 94

17 ADNOVA+ 2015: Informationsmanagement Posteingang und Postausgang Bei der (automatischen) Ablage von Dokumenten im Posteingangs-/- ausgangsordner werden automatisch Postvorgänge im jeweiligen Postbuch erzeugt. 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 95

18 ADNOVA+ 2015: Archivierung im Informationsmanagement 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 97

19 ADNOVA+ 2015: Übersicht Fristen und Termine 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 98

20 ADNOVA Informationsmanagement digitales Belegbuchen mit ADNOVA finance ADNOVA finance Rechnung 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 100

21 ADNOVA+ 2015: Informationsmanagement - Mobil 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz

22 ADNOVA+ 2015: Informationsmanagement - Mobil 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz

23 Geschäftspartnermanagement - Geschäftspartner Geschäftspartner Heinz Meier Mandant Landwirtschaftsbetrieb H. Meier Mandant Photovoltaik H. Meier Verbandsmitglied Heinz Meier Geschäftspartner Karl Müller Mandant Landwirtschaftsbetrieb K. Müller Mandant Hofladen K. Müller 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 103

24 Geschäftspartnermanagement Beinhaltet die Pflege von Adressinformationen Kommunikationsinformationen Bankdaten Stammdaten zu Buchführung/Steuerberatung Stichwörtern allgemeinen Daten zu Mandanten und Verbandsmitgliedern 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 104

25 Geschäftspartnermanagement - Stichwörter 1/3 Stichwörter ermöglichen das Gruppieren von Mandanten bzw. Verbandmitgliedern mit identischen Eigenschaften können in beliebiger Anzahl von den Systemverantwortlichen vorgegeben werden befinden sich immer in einer frei definierbaren Kategorie Bsp.: Kategorie Rundschreiben mit den Stichwörtern Rind, Schwein und Geflügel können je Mandant und Verbandsmitglied in beliebiger Anzahl vergeben werden 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 105

26 Geschäftspartnermanagement - Stichwörter 2/3 Stichwörter können genutzt werden, um beispielsweise bei Fakturierungsläufen oder Auswertungen auf eine bestimmte Gruppe von Mandanten oder Verbandsmitgliedern einzugrenzen dabei ist auch eine Kombination von mehreren Stichwörtern möglich 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 106

27 Geschäftspartnermanagement - Stichwörter 3/3 Bsp.: Kennzeichnung aller Biogas-Betriebe Stichwort: Biogas Bsp.: Kennzeichnung aller A-Kunden/-Mandanten Stichwort: A-Kunden Bsp.: Kennzeichnung aller Verbandsmitglieder die regelmäßig das Rundschreiben rund um die Rinderhaltung erhalten Stichwort: Rundschreiben Rind 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 107

28 Geschäftspartnermanagement Zusatzfelder 1/2 Zusatzfelder dienen der Erfassung von Werten (Mengen, Beträge, etc.) befinden sich immer in einer frei definierbaren Kategorie Bsp.: Kategorie Bearbeiter mit den Zusatzfeldern Buchführungssachbearbeiter, Steuersachbearbeiter und Lohnsachbearbeiter können in beliebiger Anzahl von den Systemverantwortlichen angelegt werden 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 108

29 Geschäftspartnermanagement Zusatzfelder 2/2 Zusatzfelder sind in verschiedenen Formaten (numerisches Feld, Datumsfeld, etc.) verfügbar können auch als Pflichtfeld definiert werden können beispielsweise im Produktkatalog als Quelle für einen Gegenstandswert in der Fakturierung definiert werden stehen als Restriktion bei der Erstellung von Auswertungen zur Verfügung 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 109

30 Fakturierung Produktkatalog 1/2 Je Firma ein individueller Produktkatalog Mehrere Produkte können zu einer Produktgruppe und mehrere Produktgruppen zu einem Produktbereich zusammengeführt werden Umfasst Produkte für die Einzelfakturierung, für Abschlagszahlungen sowie für Mitgliedsbeiträge Verschiedene Berechnungsregeln sind möglich: StBVV, Gebührentabelle, Menge * Einzelpreis, Festbetrag, Staffelpreise, etc. 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 110

31 Fakturierung - Produktkatalog 2/2 Als Quelle für einen Gegenstandswert kann angegeben werden: Ein Zusatzfeld in den Stammdaten eines Mandanten/Verbandsmitglieds Ein importierter Gegenstandswert aus ADNOVA finance Ein importierter Gegenstandswert aus ADNOVA e.tax 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 111

32 Fakturierung - Fakturierungsbücher Fakturierungsbücher ermöglichen eine Differenzierung bei den Absender-Adressen dem Fakturierungstyp Z. B.: Abschläge, Rechnung den verwendbaren Produkten den zugeordneten Mandanten/Mitgliedern den Auftrags-/Rechnungsnummernkreisen den Erlöskonten in ADNOVA finance 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 112

33 Fakturierungsbücher - Beispiel A Fakturierungsbuch Einzelfakturierung Fakturierungsbuch Abschläge Verrechnen von Abschlägen 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 113

34 Fakturierungsbücher - Beispiel B Sachb. Buchführung am Standort Ulm Fakturierungsbuch Buchführung/Steuern Ulm Sachb. Buchführung am Standort München Fakturierungsbuch Buchführung/Steuern München Geschäftsführung in der Zentrale Sachb. Lohn+Gehalt in der Zentrale Fakturierungsbuch Lohn+Gehalt Gesamt 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 114

35 Fakturierungskette Angebot Wiederkehr. Auftrag anlegen Auftrag duplizieren Rechnung schreiben Leistungen erfassen Rechnungsposten freigeben Auftrag abschließen Rechnungsposten generieren 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 115

36 Fakturierung - Vom Angebot zur Rechnung 1. Jahr Daten aus der Leistungserfassung Importierte Gegenstandsw. aus ADNOVA finance/e.tax Prod Prod Prod Angebot Prod Prod Prod Auftrag VZ 2014 Prod Prod Prod Rechnung zum Jahr Auftrags- oder Rechnungspositionen duplizieren Prod Prod Prod Auftrag VZ 2015 Prod Prod Prod Rechnung zum März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 116

37 Exkurs: Leistungserfassung Standard-Vorgehen für die Leistungserfassung: 1. Auftrag anlegen 2. In diesem Auftrag die relevanten Produkte (zu erbringenden Dienstleistungen) erfassen 3. Leistungen in Zeiteinheiten oder in Std./Min. gegen ein bestehendes Produkt eines Auftrags verbuchen 4. Nach Abschluss aller Tätigkeiten den Auftrag abschließen und Rechnungsposten generieren 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 117

38 ADNOVA Funktionsumfang Controlling Aufträge Leistungen Postbuch Fristen Termine Beratung Kostenrechnung Fakturierung Finanzbuchhaltung Jahresabschluss Steuern Geschäftspartner Benutzermanagement Informationsmanagement Kommunikation 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 123

39 Weitergehende Informationen zu ADNOVA März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 124

40 Weitergehende Informationen zu ADNOVA ADNOVA+ Online-Produktvorstellungen finden statt am: Montag, den :00 Uhr bis 15:00 Uhr Freitag, den :00 Uhr bis 11:00 Uhr 18. März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 125

41 Weitergehende Informationen zu ADNOVA Eine Anmeldung zu den ADNOVA+ Online- Produktvorstellungen ist möglich über: Accountmanagement der LAND-DATA: Telefon: März 2014 LAND-DATA Konferenz 2014 Folie 126