Stadtpolitik digital Die Archivierung von Ratsinformationssystemen. Session. 12. Juni 2013 Expertenworkshop des LWL-Archivamts für Westfalen

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1 Paulo dos Santos Stadtpolitik digital Die Archivierung von Ratsinformationssystemen am Beispiel von Session 12. Juni 2013 Expertenworkshop des LWL-Archivamts für Westfalen

2 Übersicht 1. Ratsinformationssysteme 2. Session als Ratsinformationssystem 3. Session im Einsatz bei der Stadt Köln 4. Archivische Sicht auf Session 5. Elektronische Langzeitarchivierung 6. Ausblick

3 Ratsinformationssysteme im allgemeinen Warum werden Ratsinformationssysteme eingeführt? -Vorteile für Mandatsträger: -Weniger Papier in den Sitzungen -Einfache Recherche im elektronischen Ratsarchiv -Keine Übergabe umfangreicher Registraturen beim Wechsel des Fraktionsvorsitzes -Transparenz gegenüber dem Bürger -Vorteile für die Verwaltung: -Einsparungen durch weniger Ausdrucke und weniger Portokosten -Einfache Recherche im elektronischen Ratsarchiv -Transparenz gegenüber dem Bürger -Vorteile für den Bürger: -Einfache Recherche im elektronischen Ratsarchiv -Transparenz gegenüber dem Bürger

4 Ratsinformationssysteme im allgemeinen Verbreitung von Ratsinformationssystem in NRW: -Rein digitales Ratsinformationssystem: -Schleiden (seit 2010) -Köln (seit 2011) -Jülich -Reken -Winterberg -Xanten -Digitales Ratsinformationssystem mit Papierausdrucken: -Kerpen -Elsdorf -Erftstadt -Testläufe: -Duisburg -Essen -Düsseldorf -Overath -Bergheim weite Verbreitung von Ratsinformationssystemen

5 Session im Überblick Session wird als Softwarelösung für den Sitzungsdienst von der Firma Somacos seit 2001 angeboten Mittlerweile wird Session von mehr als Institutionen verwendet Es besteht aus zwei Hauptmodulen: Session: Software zum Sitzungsmanagement -Vorlagenerfassung und -mitzeichnung -Sitzungsplanung -Tagesordnung -Einladung -Niederschrift -Beschlussverwaltung und -überwachung -Sitzungsgeld SessionNet: Verwaltungsinformationssystem (Intranet) / Gremieninformationssystem (Extranet) / Bürgerinformationssystem (Internet): -Integration in den Internetauftritt -Anpassung an das vorhandene Layout -Online-Recherche über Vorlagen und Beschlüsse -aktueller Sitzungskalender -Zugriff auf Einladungen und aktuelle Sitzungsunterlagen -Informationsbeschaffung über Gremien und Verwaltung

6 Session bei der Stadt Köln Vorgänger von Session: im Verbund mit anderen Kommunen (KDN) entwickelte Software KSD Eigenentwicklung nur für die Vorlagenerstellung hohe Entwicklungskosten und relativ veraltete Technologie Aufgabe von KSD

7 Session bei der Stadt Köln 2005 Erwerb der Software "Session" der Fa. Somacos 2006/07 Einführung und Produktivsetzung Modul Vorlagenerstellung - Schulung von ca Usern Ende 2007 Einführung und Produktivsetzung Modul Sitzungsbearbeitung 2008 Produktivsetzung Entschädigung Mandatsträger 2008/09 Produktivsetzung "SessionNet" 2009/10 Produktivsetzung Session Workflow

8 Session bei der Stadt Köln Weiterentwicklungen von Session bei der Stadt Köln: - Open Data - digitaler Druck - Einsatz von mobilen Politikerarbeitsplätzen - Beschlusscontrolling

9 Session aus technischer Sicht

10 Klassifikation der digitalen Unterlagen in Session -Einteilung der digitalen Unterlagen nach den Informationen: -Informationen zu Vorlagen: Vorlage, Anlagen, Aufgabenprotokoll (Sicht des Vorlagenerstellers) -Informationen zu den Gremiensitzungen: Einladungen, Niederschriften, Vorlagen (Sicht der Gremien) -Zusatzinformationen: Zusammensetzung der Gremien, Informationen zu den Mandatsträgern und ihrer Mitgliedschaft in den Gremien -Einteilung der digitalen Unterlagen nach den Akteuren: -Vorlagenersteller aus der Verwaltung -Vorlagenersteller aus der Politik -Mandatsträger -Gremien -Einteilung der digitalen Unterlagen nach der Art der Information: -Statisch: pdf-dokumente -Dynamisch: Informationen die aus der Datenbank von Session generiert werden (z.b. Zusammensetzung der Gremien, Historie der Mandatsträgers)

11 Ratsunterlagen in Kölner Stadtarchiv Ratsprotokolle des reichsstädtisches Rates -von 1396 bis Rechtsgrundlage: Verbundbrief vom 14. September 1396 Unterlagen der Munizipalität -Von 1798 bis Trotz Ende der franz. Herrschaft keine Umsetzung der Steinschen Städteordnung von 1808 in Köln -1845: Gemeindeordnung für die Rheinprovinz Köln als Kommune: -1815: Köln wird preußische Kommune -Unterlagen der kommunalen Selbstverwaltung bis heute (Ausnahme Gleichschaltung )

12 Bewertung der digitalen Unterlagen in Session Bewertungsentscheidung: Stadtrat: -wichtigstes Element kommunaler Selbstverwaltung -Allzustängigkeit des Rates -höchstes politische Entscheidungsgremium in der Stadt -Ausdruck von Art. 28 Abs.1GG (Alle Staatsgewalt geht vom Volke aus) Durchgehende Überlieferung im Historischen Archiv seit 1396 Auch die digitale Informationen des Rates und der Gremien sind archivwürdig Digitale Informationen in Session sind verdichtete Informationen, d.h. sie haben einen Mehrwert gegenüber Papierüberlieferung Lediglich die Informationen zur Abrechnung der Sitzungsgelder sind nicht archivwürdig

13 Archivierung der digitalen Informationen aus Session Mögliche Ansätze für eine Archivierung: -Archivierung des Datenbankbereichs in regelmäßigen Schnitten mit einem Archivierungstool (SIARD) und parallel dazu Archivierung der pdf-dateien als pdf/a-dateien. -Erstellung einer generischen xml-schnittstelle, d.h. lediglich Name-Wert- Paare -Erstellung einer spezifischen xml-shnittstelle (XSD) -Übernahme der Daten des Datenbankbereichs im xdomea-standard -Erstellung einer Rahmen-xml-Datei, die die abhängigen xml-dateien und die abhängigen pdf/a-dateien als Akzession "einklammert -Ausbelichtung der Datenbankinhalte in eine pdf/a-datei und Archivierung mit den pdf/a-dokumenten aus Session (dabei Ablage in einer Ordnerstruktur) Übernahme der Ordnerstruktur mittels dem PIT (structure element)

14 Archivierung der digitalen Informationen aus Session Problem bei der Wahl der Archivierungsmethode: -Alle dargestellten Archivierungsmethoden sind taugliche Wege mit Vorund Nachteilen -vielmehr spätere Darstellung bzw. Zugänglichmachung der Informationen

15 Session bei der Stadt Köln -Volumen des Speichers von Session wächst stark an -Alternativen: -Anbindung von Session an das DMS -Aussonderung von Datensätzen an das elektronische Langzeitarchiv ela über eine Schnittstelle Schnittstelle für ela -Somacos signalisiert Interesse zur Schaffung einer Schnittstelle -Mitte Mai: Vorlage eines ersten Konzepts zur Gestaltung einer Schnittstelle: -Sicht der Vorlagenersteller: Übernahme über xdomea 2 Modul 503 Schnittstelle -Gremiensitzungen: Übernahme über xdomea 2 Modul 503 Schnittstelle -Informationen zur Gremienzusammensetzung und zu den Mandatsträgern als pdf-dateien -Geplant: Workshop mit Dienstleistern HP/SER (elektronisches Langzeitarchiv) und Somacos (Session)

16 Ausblick -Offene Fragen: -Aufbewahrungsfrist der Ratsunterlagen im Büro des Sitzungsdienstes -Archivische Schutzfristen bei den Informationen aus der Sicht der Vorlagenersteller (Verwaltungsunterlagen) -Workshop mit HP/SER und Somacos zur Schnittstellengestaltung -Schnittstelle soll noch dieses Jahr erstellt werden -Masterarbeit über die Archivierung von Ratsinformationssystemen Stefanie Korthyla

17 Ansprechpartner für Fragen: Amt für Informationsverarbeitung Historisches Archiv der Stadt Köln Thorsten Preuss Manfred Huppertz Telefon: 0221/ Telefon: 0221/ Kernprojektgruppe ela