ibo Aufbau-Manager für eine klare und strukturierte Aufbauorganisation

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1 ibo Aufbau-Manager für eine klare und strukturierte Aufbauorganisation

2 Ihr Gesprächspartner Kai Böhning Key-Account-Manager / Berater Organisationsmanagementsystem ibo Software GmbH Im Westpark 8 D Wettenberg T: M: F: kai.boehning@ibo.de Seite 2

3 ibo Software GmbH intuitiv wertschöpfend branchenneutral Seite 3

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5 ibo Aufbau-Manager Was ist der ibo Aufbau-Manager? er entlastet die Mitarbeiter bei der Aufbereitung und systematischen Abbildung der Unternehmensstrukturen. An einer zentralen Stelle verwalten Sie somit Ihre gesamten Stellendaten, deren Aktualisierungen bzw. Anpassung und halten Ihre Ergebnisse daraus auf einem aktuellen Stand. Wobei unterstützt Sie der Aufbau-Manager? klare und strukturierte Pflege und Verwaltung der Stellendaten Erstellung, Pflege und Aktualisierung von: Organigrammen Stellen-/ Funktionsbeschreibungen Anforderungsprofilen Geschäftsverteilungsplänen Aufbauanalysen / Funktionendiagrammen / Komptenzmatritzen ibo Alea ibo Software GmbH Seite 5

6 ibo Aufbau-Manager Schritte beim Einsatz Daten hinterlegen Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen, Aufgaben, Anforderungen u.v.m. ibo Alea ibo Software GmbH Seite 6

7 ibo Aufbau-Manager Schritte beim Einsatz Daten hinterlegen Zuordnungen vornehmen Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen, Aufgaben, Anforderungen u.v.m. Zuordnung der relevanten Informationen an die Stellen (Mitarbeiter, Funktionen, Anforderungen, Aufgaben, u.v.m.) ibo Alea ibo Software GmbH Seite 7

8 ibo Aufbau-Manager Schritte beim Einsatz Daten hinterlegen Zuordnungen vornehmen Ergebnisse darstellen Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen, Aufgaben, Anforderungen u.v.m. Zuordnung der relevanten Informationen an die Stellen (Mitarbeiter, Funktionen, Anforderungen, Aufgaben, u.v.m.) Generierung von Organigrammen, Stellenbeschreibungen, Funktionsbeschreibungen, Geschäftversteilungsplänen, Anforderungsprofilen ibo Alea ibo Software GmbH Seite 8

9 Workflows Seite 9

10 ibo Aufbau-Manager Workflows Durch die Workflowfunktion des ibo Aufbau-Manager.NET gehören aufwändige Abstimmungs- und Freigabeprozesse für Dokumente der ibo-datenbank (Organigramme, Stellenbeschreibungen, etc.) der Vergangenheit an. Die frei definierbaren Workflows können direkt aus dem System gestartet werden und begleiten das ibo-dokument auf dem Weg von der Stellungnahme bis zur Freigabe und darüber hinaus bis hin zu regelmäßig wiederkehrenden Überprüfungen. Durch den automatisierten Mailversand werden die entsprechenden Workflowbeteiligten über neue Aufgaben informiert und können diese direkt über den Browser erledigen. Zusätzlich können im System Erinnerungs-/Eskalationsstufen angelegt und nach einem gewählten Zeitraum automatisch ausgeführt werden. Workflows auf einen Blick Beliebig viele Schritte definierbar (mehrstufig) paralleler oder sequenzieller Durchlauf von Workflows Erinnerungs- und Eskalationsstufen definierbar Automatisierter Mailversand Historisierung aller Informationen innerhalb der Workflows SingleSignOn für Workflow-Beteiligte Seite 10

11 ibo Aufbau-Manager Workflowkomponenten Stellungnahme Der Stellungnahmeworkflow ermöglicht eine unkomplizierte Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen oder Personen. Die entsprechenden Abteilungen oder Personen werden automatisch per Mail informiert und können ihre Stellungnahme direkt über den Browser abgeben. Freigabe Mit den frei definierbaren Freigabeworkflows kann die Freigabe eines Organigramms oder einer Stellenbeschreibung direkt aus dem System beantragt werden. Die definierten Workflow- Beteiligten erhalten per Mail eine neue Aufforderung zur Annahme oder Ablehnung. Prüfung Die Prüfworkflows ermöglichen eine regelmäßig wiederkehrende Überprüfung eines ibo-dokuments. Der Workflow startet automatisch zu einem am Dokument definierten Zeitpunkt und informiert die entsprechenden Workflowbeteiligten. Diese können das Dokument auf Aktualität prüfen und ggf. erforderliche Hinweise hinterlegen. Seite 11

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17 Dezentrale Stellenbeschreibungen Seite 17

18 ibo Aufbau-Manager dezentrale Stellenbeschreibungen Neben der zentralen Erstellung von Stellenbeschreibungen lassen sich die Inhalte der Stellenbeschreibung nun auch dezentral direkt in den Fachbereichen bearbeiten. Die Führungskräfte können die Inhalte der Stellenbeschreibung (Aufgaben, Anforderungen, etc.) aus einer von zentraler Stelle vorgegebenen Auswahl direkt über den Browser zusammenstellen. Nach erfolgter Bearbeitung wird die zentrale Stelle (Organisation, Personal, etc.) automatisiert über die Bearbeitung informiert und kann die Auswahl ebenfalls im Browser überprüfen. Die Informationen für die Stellenbeschreibung können dann per Mausklick in die ibo Aufbau-Manager.NET Datenbank übertragen werden. Dezentrale Stellenbeschreibung auf einen Blick Dezentrale Bearbeitung der Stellenbeschreibungen direkt in den Fachbereichen Zentrale Datenhaltung im Bereich Organisation/Personal Bereitstellung von Stellenbeschreibungen über den Browser Automatisierter Mailversand Bearbeitungs-Beteiligte nutzen den Browser SingleSignOn für Bearbeitungs-Beteiligte Seite 18

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22 Ihre Fragen? Seite 22

23 Ihr Gesprächspartner Kai Böhning Key-Account-Manager / Berater Personalbemessung ibo Software GmbH Im Westpark 8 D Wettenberg T: F: kai.boehning@ibo.de Seite 23