Asset.Desk VERTRAGSMANAGEMENT

Transkript

1 Asset.Desk VERTRAGSMANAGEMENT

2 Ihr Ziel ist: Die volle Kontrolle all Ihrer Verträge? Sämtliche Verträge und Assets in einem System zu verwalten, z.b. Kauf-, Leasing-, Wartungs- und Lizenzverträge? Alle Vertragsmerkmale strukturiert und übersichtlich zu speichern und zu bearbeiten? Eine schnelle und einfache Zuordnung Ihrer Assets (Mobiliar, Hardware, Software) zu den entsprechenden Verträgen und die Darstellung von Vertragsrelationen? Die wichtigen Fristen und Vertragspflichten stets im Blick zu haben und somit Ihr Risiko von Vertragsbrüchen und Fristüberschreitungen zu verringern? Ab der Erfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt zu werden? Die Arbeit für alle beteiligten Abteilungen gleichzeitig zu vereinfachen? Das Sparen von Zeit und Geld?

3 Vertragsmanagement mit Asset.Desk 01 Ein System Sämtliche Verträge in einem System. Vorgegebene Vertragsgruppen wie Kauf, Leasing, Lizenz, Wartung, Abonnement können beliebig erweitert werden. 02 Keine Beschränkung Durch die Anlage eigener Vertragsgruppen und Verknüpfung beliebiger Assets mit Verträgen lässt sich das Vertragsmanagement beliebig erweitern und individuell nutzen, z.b. auch für Mobilfunkverträge. 07 Änderungshistorie Die Änderungshistorie zu den Verträgen zeigt, wer wann welche Vertragsdaten geändert hat (Revisionssicherheit).. 04 Berechtigungskonzept Verträge können von ganzen Anwendergruppen oder nur speziell berechtigten Personen gesehen und bearbeitet werden (z.b. nach Standort, Abteilung, Kostenstelle oder Vertragstyp). 05 Vertragsrelationen Durch Verknüpfungsmöglichkeiten von Verträgen wird die Abbildung von Rahmenverträgen oder die Kennzeichnung von z.b. Abhängigkeiten von Leasingverträgen und Mietscheinen ermöglicht. 03 Liquiditätsplanung / Cash-Flow Das System ermittelt auf Basis der hinterlegten Zahlungspläne automatisch den zu erwartenden Cash- Flow für die kommenden Monate. Sie sind bestens informiert darüber, welche Zahlbeträge auf Sie zukommen. 08 Wiedervorlage und Kalender Sie verpassen keinen Vertragstermin mehr durch die Anzeige sämtlicher Termine im Kalender und die Wiedervorlage. 06 Workflow Jeder Vertrag erhält einen Status, beginnend mit "Entwurf", so dass der Workflow für Verträge abgebildet werden kann.

4 Vertragsmanagement mit Asset.Desk 09 Auswertungen Die grafische Auswertung ermöglicht einen schnellen Überblick über alle wichtigen Vertragskennzahlen.

5 Neu: Aktennotizen Vertragsdaten Interne Nummer, Vertragsnummer, Vertragsgruppe, Vertragsart, Bezeichnung des Vertrags, Vertragspartner, Risikoklasse, Gesamtbetrag und Zahlbetrag, Kostenstelle und Buchungskreis, Status des Vertrags Laufzeit Vertragsdauer definiert oder unbegrenzt möglich Manuelle oder automatische Verlängerung Wiedervorlage (allgemein oder personalisiert) Zahlungsplan Beliebige Zahlungspläne und Perioden definierbar Garantie Automatische Ermittlung des Garantieendes und der Wiedervorlage zum Garantieablauf Sonstiges Erfassung weiterer Daten wie SLA-Reaktionszeit, Buchungsnummer oder Bemerkung Benutzerdefinierte Felder, Dokumente / Links zum DMS sowie Vertragsrelationen Neu: Aktennotizen

6 Wiedervorlage und Kalender Die Wiedervorlagefunktion erinnert Sie an wichtige Termine und Deadlines Ablauf Kündigungsfrist Ablauf Vertrag Wiedervorlage bei unbegrenzten Verträgen Ablauf Garantie Personalisierte Wiedervorlage: die Erinnerung für diesen Vertrag erhalten nur die im Vertragsdialog hinterlegten zuständigen Mitarbeiter. Verschiedenste Filtermöglichkeiten: z.b. können über eine Klickbox auch die schon gelesenen Einträge nochmals angezeigt werden. Aus der Wiedervorlageliste kann direkt in den Vertragsdialog verzweigt werden, um einen einzelnen Vertrag zu bearbeiten. Druckbar und exportierbar. Optional kann auch eine Reminder- an alle Vertragsmanager oder selektiv nur an die zuständigen Bearbeiter gesendet werden.

7 Wiedervorlagefunktion

8 Zahlungsplan Reiter Zahlungsplan: Bildet die Zahlungen zum Vertrag ab Es können eine oder mehrere Positionen mit unterschiedlicher Gültigkeit und Zahlweise erfasst werden. Somit lassen sich z.b. Abschlussgebühren und monatliche Kosten sowie auch Staffeln abbilden. Positionswerte und Gesamtwert werden errechnet und ausgewiesen. Die Reihenfolge einer Position lässt sich über Schaltflächen (auf- und ab-) ändern. Unterschiedliche Eingabemöglichkeiten: - Zahlweise: "Einmalig", "Monatlich", "Quartal", "Halbjährlich" und "Jährlich - 1. Zahlung: wann jeweils pro Zeitraum gezahlt wird, z.b. ob am Anfang des Monats oder am Ende des Monats gezahlt wird. - Gültigkeit einer Position: über Felder von bis

9 Liquiditätsplanung/Cashflow Liquiditätsplanung/Cashflow Aufgrund des Zahlungsplans werden vom System die zu erwartenden Kosten und Erträge ermittelt. Grafischer Verlauf des Cashflow wird über die Monate dargestellt. Zukünftige Gesamtkosten. Liste der fälligen Zahlungen und Erlöse pro Vertrag zum jeweils angeklickten Monat: - Spalten können sortiert werden. - Aus der Liste kann in den Vertrag verzweigt werden. Sie sind immer bestens informiert, welche Zahlungbeträge wann auf Sie zukommen, und können sich entsprechend finanziell vorbereiten.

10 Mit der neuen Vertragsmanagement APP Asset.Desk Vertrag+ haben Sie stets den Überblick über Ihre Verträge.

11

12