Status der ELAK-Einführung in Österreichs Gemeinden Mag. Bernhard Krabina, Elvira Stöckler

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1 Zentrum für Verwaltungsforschung Managementberatungs- und WeiterbildungsGmbH Status der ELAK-Einführung in Österreichs Gemeinden Mag. Bernhard Krabina, Elvira Stöckler Villach,

2 Vorstellung KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung 1969 als Kommunalwissenschaftliches Dokumentationszentrum gegründet Kompetenzzentrum für Public Management/Public Governance, Finanzwirtschaft und Stadtwirtschaft Forschung, Beratung und Weiterbildung Know-how-Transfer Wissenschaft -> Praxis E-Government, Wissensmanagement, Bürgerservice Forschungs- und Beratungsprojekte Internet-Technologien, Web 2.0, semantische Technologien in der öffentlichen Verwaltung 2

3 ELAK-Studie ELAK-Umfrage Befragung von Gemeinden ab EW über den Status der Einführung von ELAK-Systemen Befragungszeitraum 12/ /2010 Diplomarbeit Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ELAK in Österreichs Gemeinden Elvira Stöckler, Institut für Informationswirtschaft, WU Wien Fertigstellung September 2010 ELAK-Studie Zusammenfassung der Ergebnisse von Umfrage und Diplomarbeit Fertigstellung Herbst 2010 Weitere Schritte noch offen 3

4 ELAK-Umfrage KDZ Online-Umfrage Zeitraum Dezember 2009 Jänner 2010 Gemeinden ab Einwohner (219 Gemeinden) -Einladung an AmtsleiterInnen/ StadtamtsdirektorInnen 86 vollständige Ergebnisse ~ 40 Prozent Beteiligung Beteiligung an der Befragung nach Gemeindegröße bis Einw ohner zw ischen und Einw ohner 1% 56% zw ischen und Einw ohner 24% zw ischen und Einw ohner 1 mehr als Einw ohner 5% keine Antw ort 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 4

5 Bekanntheit von ELAK-Systemen 1/2 Welche ELAK-Systeme kennen Sie? KIM DMS/KIM Workflow (Data Systems Austria) 12% 4 26% 9% K.I.M. ELAK (Gemdat NÖ) 1 38% 29% 12% Fabasoft egov (Fabasoft, BRZ) 6% 15% 34% 35% 10% EASY (Gemdat OÖ) 10% 8% 31% 42% 8% EASY (Kufgem) 6% 31% 45% 10% Acta Nova (Rubicon/IT-Kommunal/T-Systems) 2% 19% 22% 4 14% Rathausmanager (ÖKOM) 8% 6% 29% 4 10% Go Elak (Unisys/ELAK Government Verbund) 2% 15% 24% 42% 16% Docuware (Comm-Unity) 1% 8% 26% 50% 15% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% setzen wir bereits ein kenne ich näher ist mir zumindest nament - lich bekannt kenne ich nicht keine Antwort 5

6 Bekanntheit von ELAK-Systemen 2/2 Weitere Nennungen OTS e-akte Domea Consolidate ELO Professional SW 21 Insgesamt immerhin 14 Produkte am Markt Bekanntheit eher gering: Bandbreite zwischen 35 und 65 Prozent (Ø 48%) Bekanntheit der Unternehmen durchwegs besser: (Ø 74%) 6

7 Kriterien für Anbieterauswahl Aufgrund welcher Kriterien entscheiden Sie bei der Auswahl des IT-Anbieters? Leistungsfähigkeit des Anbieters 59% 3 1% 2% Mit dem Anbieter bereits zusammengearbeitet 36% 4 16% 1% Anderes System vom Anbieter bereits im Einsatz (z. B.: Fachanwendung) 31% 45% 19% 2% keine Antwort Anbieter wurde von einem Anwender weiterempfohlen 14% 5 21% 5% nicht wichtig weniger wichtig wichtig Größe des Anbieters 5 31% 5% sehr wichtig Anbieter wurde von einem Berater weiterempfohlen 2% 40% 38% 16% Anbieter kooperiert mit einer Interessensvertretung 8% 30% 42% 16% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mit Anbieter bereits zusammengearbeitet: < EW 86 Prozent sehr wichtig/wichtig > EW 53 Prozent sehr wichtig/wichtig Anderes System vom Anbieter bereits im Einsatz < EW 83 Prozent sehr wichtig/wichtig > EW 53 Prozent sehr wichtig/wichtig 7

8 Kriterien für Systemauswahl Aufgrund welcher Kriterien entscheiden Sie bei der Auswahl des ELAK-Systems? Sicherheit des Systems 65% 3 1% Flexibilität des Systems 5 4 2% 1% Integration mit anderen Anwendungen (z. B. Fachanwendungen) 66% 30% Kosten des Systems 42% 5 1% Offene Schnittstellen 5 3 6% Verbreitung des Systems 22% 59% 15% Systemvoraussetzungen 28% 5 16% 2% Einführungszeitraum (Projektlaufzeit) 16% 62% 19% 1% 2% Service-Orientierte Architektur (SOA) 19% 38% 2 5% 12% Verfügbarkeit als Open-Source-Anwendung 12% 29% 3 15% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig keine Antwort 8

9 Wichtigkeit von Funktionen Wie wichtig sind Ihnen folgende Aspekte eines ELAK-Systems? Dokumentenmangagement 59% 32% 5% 1% Workflow 3 46% 1 2% Records Management 39% 41% 15% 1% 4% Kollaboration 36% 4 15% Web Content Management 41% 3 20% 2% E-Government 29% 38% 2 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig keine Antwort 9

10 Status der ELAK-Einführung Status der ELAK-Einführung nach Einwohnerzahl bis Einwohner 30% 11% 2 30% 1% ab Einwohner % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% ELAK ist bereits im Echtbetrieb. ELAK ist bei uns erst in Zukunft ein Thema. Wir sind derzeit in der Evaluierungsphase von Systemen. ELAK ist für uns kein Thema. Wir planen das Thema in den nächsten 12 Monaten in Angriff zu nehmen. In welchem Jahr wurde mit der Einführung begonnen? Echtbetrieb: große bereits 5, kleine erst 30% % Generelle Ablehnung nicht vorhanden % Potential daher noch groß % 0% 10% 20% 10

11 Erfüllung der Erwartungen Erfüllungen der Erwartungen nach Einwohnerzahl bis Einwohner 5% 38% 5 ab Einwohner 1 50% 25% 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Unsere Erwartungen wurden übertroffen. Sie haben sich erfüllt. Sie haben sich teilweise erfüllt. Sie haben sich nicht erfüllt. Würden Sie vor anderen Verwaltungen die Einführung eines ELAK empfehlen? ja, uneingeschränkt 59% ja, mit Einschränkungen 34% nein 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 11

12 Maßgebliche Treiber Wer waren bzw. sind maßgebliche Treiber des ELAK-Projekts? die Verwaltungsführung 61% die EDV/IT-Abteilung 50% die Fachabteilungen 28% die Politik 24% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 12

13 Outsourcing ELAK-Outsourcing Inwieweit stimmen Sie den folgenden Aussagen zu? ELAK-Outsourcing ist für uns kein Thema. Die ELAK-Anwendung betreiben wir sicher Auf einem eigenen Server. 49% 2 6% 10% 5% Unter gewissen Bedingungen könnte ASP-Betrieb Für uns ein Thema sein. 16% 25% 29% 19% 2% 10% Wir haben vor, die ELAK-Anwendung Hosten zu lassen (bzw. lassen diese hosten). 10% 11% 22% 40% 5% 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% stimme zu stimme eher zu stimme eher nicht zu stimme nicht zu kann ich nicht beurteilen keine Antwort 13

14 Fazit Größere Organisationen/Städte adaptieren neue Technologien schneller (Moon, Norris, 2005) Die großen Städte waren auch in Österreich Vorreiter, viele kleinere/mittlere haben den Weg noch vor sich. Mittlerweile gibt es 14 verschiedene Systeme. Daher ist Know-how-Transfer und Marktüberblick nun besonders wichtig. Je weniger die soziale Komponente berücksichtigt wird, desto geringer ist die Akzeptanzquote der Mitarbeiter und desto weniger effektiv der Einsatz neuer IT. (Sharpe 2001) Soziale Komponente bei der Systemauswahl- und Einführung nicht vergessen. Bisher wurden in den ELAK-Projekten vor allem die bestehenden Prozesse abgebildet. (Matzka 2010) In Zukunft sollte daher der Fokus auf Prozessoptimierung und Aufgabenkritik liegen. 14

15 Zusammenfassung und Kontakt ELAK-Einführung ist für viele Städte und Gemeinden in nächster Zeit ein Thema. Die Erfahrungen bei der Einführung sind überwiegend positiv. Der Markt ist intransparent. KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung Mag. Bernhard Krabina