Geschäftsprozessmanagement in der Österreichischen Verwaltung

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1 Geschäftsprozessmanagement in der Österreichischen Verwaltung State of the art unter besonderer Berücksichtigung des Bundesministerium für Finanzen Erich Albrechtowitz Bundesministerium für Finanzen

2 Automationsunterstützung und Geschäftsprozesse Historie Automationsunterstützung 1970er Jahre: Automation d. Stapelverarbeitung(Nachtverarbeitung) 1980er Jahre: Sachbearbeiteranwendungen 1990er Jahre: Clientanwendungen und Generatoren 2000er Jahre: WEB-Anwendungen Ab Mitte 2000: (Geschäfts)prozessanwendungen 2

3 Automationsunterstützung und Geschäftsprozesse Historie Geschäftsprozesse Dokumentation und Requirements Automation partieller IT-Prozessketten Geschäftsfälle bzw. Lebenssituationen Geschäftsprozesse Integrierte Geschäftsprozesse und shared services Standardisierte u. integrierte Geschäftsprozesse ( patterns ) 3

4 Automationsunterstützung und Geschäftsprozesse Geschäftsprozessanwendungen help.gv.at FinanzOnline elektronischer Akt im Bund employee selfservices im Bund Geschäftsobjekt Bearbeitung standardisierte elektronische Personalgeschäftsprozesse Prozessplattformen 4

5 Kooperation Wissenschaft und Verwaltung Gemeinsame Untersuchung und Analyse des Bundesministerium für Finanzen und der Johannes Kepler Universität Methoden der Prozessanalyse und modellierung Patterns Vereinfachung Trennung zw. Erarbeitung und Dokumentation (zb. Tripple M, ua Methoden) Organisationsmaßnahmen, shared services Einrichtung von shared services potenziert Nutzeneffekte Welche Prozesse sind geeignet für Skaleneffekte IKT-Umsetzung Prozessintegration und standardisierung Bildung von Prozessplattformen 5

6 Umsetzung von Geschäftsprozessen am Beispiel des Projektes: elektronische Personalgeschäftsprozesse 6

7 Der Karrierezyklus Auswahl Beschäftigung 7

8 IT-Verfahren PM-Bund (Prozessplattform für MitarbeiterInnen) Bundesstandards Haushaltsmanagement Portalverbund Signatur etc. Basiskomponenten Schnittstellenpartner Hauptverband Länder Pensionsservice etc. Duale Zustellung Bürgerkarte Scanning etc. 8

9 Verfahrensteile MIS THEMIS OIS Informationsservices Personalprozesse Antrag stellen ESS Selbstauskunft Anträge Genehmigungen Mitarbeiterservices Antrag genehmigen erstellen Verwaltungsservices genehmigen zustellen PM SAP Pensionskonto Dokumentationservices 9 Elektr. Personalakt Reisebelege Lohnzettel

10 Personalgeschäftsprozesse-1 Inhalt Unterstützung harmonisierbarer und einzelpersonenbezogener Personalgeschäftsprozesse und des damit verbundenen Schriftgutes. Unterstützt Arbeiten im Rahmen von shared service Einrichtungen Bildung von Prozessplattformen Nicht Inhalt Nicht einzelpersonenbezogene Personalgeschäftsprozesse Nicht harmonisierbare Personalgeschäftsprozesse Schriftgut im Rahmen der allgemeinen Personalverwaltung 10

11 Personalgeschäftsprozesse-2 Eckpunkte der IT-Anwendung Optimierte Bearbeitungsunterstützung mit Fokus auf die Massenprozesse Durchgängige Prozessunterstützung (=end to end) Effektive Prozesssteuerung MitarbeiterInnen orientiert Standardisierung und Harmonisierung Einmal Eingabe von Daten Volle Integration im IT-Verfahren PM-Bund Zukünftig hohe Flexibilität Standardisierte Schnittstellen zu Bundesverfahren (z.b. ELAK) 11

12 Prozesse bisher Antrag Mitarbeiter Sachbearbeiter Mitarbeiter 12

13 Prozesse konsolidiert Antrag Mitarbeiter Sachbearbeiter Mitarbeiter 13

14 Konsolidiert - Detail : Reduktion von 280 auf 4 stypen!! erstellen Erledg. genehmigen zustellen Information senden Vor Ablage epa Ablage Sachbearbeiter erstellen erstellen Information senden genehmigen Vor Ablage Information senden Vor Ablage epa Ablage epa Ablage Mitarbeiter erstellen genehmigen zustellen Information senden Vor Ablage epa Ablage 14

15 Zustellung Varianten erstellen genehmigen zustellen Information senden Vor Ablage epa Ablage 1 Varianten 2 ESS vorhanden? ESS Arbeitsvorrat Selbstauskunft JA Duales Zustellservice NEIN Angemeldet? JA NEIN Druck 15