E-Akte mit einem einheitlichen Basisdienst: Organisatorische Vorbereitung, Standardisierung

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1 E-Akte mit einem einheitlichen Basisdienst: Organisatorische Vorbereitung, Standardisierung Informationsforum des Bundesarchivs am Dr. Lydia Tsintsifa

2 Was ist die E-Akte? Basis: Strukturierte Ablage zur ordnungsgemäßen Aktenführung Dimension 1: Zusammenarbeit vs. Vorgangsbearbeitung oder Fachverfahren Dimension 2: Reichweite, Spektrum Seite 2

3 Operationalisierte Ziele E-Akte Programm Digitale Verwaltung 2020 Ziel Bis Verantwortlich Strategie E-Verwaltungsarbeit Ende 2015 Ressort Konzept behördenspezifische Anforderungen Ende 2016 Behörde Basisdienst E-Akte (Beschaffung) Konzept/ Spezifikationzur Nutzung des Basisdienstes Schaffung der Voraussetzungen zur Einführung der E-Akte (org. & techn.) Mitte 2017 BMI / ITZ Bund Ende 2017 Behörden 2019 Behörden Bereitstellung Basisdienst E-Akte für die Behörden (anschlussbereit) Juli 2019 BMI / ITZ Bund Bundesbehörden befinden sich mindestens in der Umsetzung der E-Akte 2020 BMI / ITZ Bund Behörden Seite 3

4 Zeitplan Basisdienst E-Akte Softwarelizenzen u. Dienstleistung H1 H2 H1 H2 H1 H2 H1 H2 H1 H2 Vergabe Vorbereit. Vergabe Softwarelizenzen und Dienstleistung Umsetzung im ITZBund Pilotierung Nachnutzung Pilotbehörden Vorbereitung Pilotierung erste Pilotb. weitere Pilotb. Erste Nachnutzer Vorbereitung Einführung Einführung Nachnutzende Behörden Vorbereitung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Einführung Seite 4

5 Vorgehensmodell zur Einführung der E- Akte Das Vorgehensmodell besteht aus fünf aufeinanderfolgenden Phasen Phasenübergreifend spielen das Veränderungsmanagement und Wissensmanagement hinein Die Phasen enthalten Steckbriefe Steckbrief Steckbrief To-do Steckbrief To-do 5

6 Zeitziele - Checkliste Zeitziel Ende 2016 Ende 2017 Ende 2018 ab 2019 Ergebnisse Strategische Entscheidung zum Einsatz der führenden E-Akte wurde getroffen Projektverantwortliche wurden ernannt Projektteam wurde eingerichtet, Betroffene wurden eingebunden Projektziele und Projektplanung liegen vor Rahmenbedingungen und Ist-Situation wurden aufgenommen Einsatzkonzept E-Akte liegt vor: behördenspezifische Festlegungen zur Nutzung des Basisdienstes E-Akte (u.a. Einsatzbereiche, Aktenstruktur, Regelung der E-Verwaltungsarbeit, Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit, Rollen- und Berechtigungskonzept) Organisatorische Voraussetzungen sind geschaffen Abstimmung des Einsatzkonzeptes mit ITZ Bund Schulungen und Veränderungsmanagement Umsetzung des Einsatzkonzeptes, Anbindung an den Basisdienst der E-Akte und Rollout Projektphase Vorgehensmodell Anbahnung* Initialisierung Voraussetzungen Durchführung ab 2020 Projektabschluss und Evaluation Abschluss Seite 6

7 E-Akte Bund - Gesamtprojekt Organisationsgrundlagen und Unterstützung Koordinationsmaßnahmen Umsetzung der elektronischen Akte in den Bundesbehörden Technische Maßnahmen Gemeinsame IT des Bundes Organisationskonzept Vorgehensmodell Musterprozesse & Musterregelungen Hilfsdokumente Beratung Ressort-UAG E-Akte Beschaffung Basisdienst E-Akte Rahmenvertrag 3 PM Basis-Aufbau beim ITZ Bund Veränderungsmanagement Betrieb und Weiterentwicklung Architektur & Schnittstellen Gemeinsame IT des Bundes (Dig. Zwischenarchiv, D , Bundescloud, Bundesclient, ) Einführungsprojekte Pilotbehörden Ausrollen / Projekte Nutzerbehörden Wissensmanagement Veränderungsmanagement / Schulungen Schnittstellen zu weiteren Digitalisierungsprojekten (E-Rechnung, E-Gesetzgebung, ) Einbeziehung von Stakeholdern

8 Prozesse E-Akte : Fokus auf dispositiv-kreative Prozesse Dispositiv-kreative Prozesse nicht (generell) strukturierbare Abläufe Beispiele: Erarbeitung Leitungsvorlage, Planung von Vorhaben Bearbeitertyp: Wissensarbeiter Weitere Informationen finden Sie hier Gemeinsame Teilprozesse Beispiele: Abstimmung Leitungsvorlage, Mitzeichnung, Genehmigung von Stellungnahmen Hochstrukturierte Kernprozesse für Massenverfahren und Fallbearbeitung Beispiele: BAföG-Rückforderung, Beschaffung, Personalverwaltung Bearbeitertyp: Fallbearbeiter Hochstrukturierte Unterstützungsprozesse für Kernprozesse und zur Pflege des Aktenbestands Beispiele: Posteingang, Postausgang, Aussonderung Bearbeitertyp: Registratur Seite 8

9 Gemeinsam für die E-Akte! Organisation und IT behördenübergreifend Dr. Lydia Tsintsifa Seite 9