Checkliste Einführung der E-Akte

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1 Checkliste Einführung der E-kte Gemäß E-Government-Gesetz sollen Bundesbehörden bis 2020 ihre kten elektronisch führen. ie folgende Checkliste konkretisiert die Schritte und die erforderliche Zeitplanung, um die Ergebnisse der jeweiligen Zeitziele zu erreichen. Zeitziel Ende 2016 Ergebnisse Strategische Entscheidung zum Einsatz der führenden E-kte wurde getroffen rojektverantwortliche wurden ernannt rojektteam wurde eingerichtet, Betroffene wurden eingebunden rojektziele und rojektplanung liegen vor Rahmenbedingungen und Ist-Situation wurden aufgenommen rojektphase Vorgehensmodell nbahnung* Initialisierung Notwendige organisatorische und technische Schritte Legende/ufwandsindex für die imensionen ersonaleinsatz (), osten (), auer () und bhängigkeit von anderen rbeitspaketen (): gering mittel hoch 1. ufgabenpakete in der rojektphase nbahnung Strategische Entscheidungen (Umfang und rt der Einführung) treffen usgestaltung der E-kte festlegen: usprägung: intern / behördenübergreifend / extern Umfang: efinition des Umfangs des rojektes vornehmen und ggf. bgrenzung zu weiteren rojekten (z.b. Zusammenarbeit, Einsatz von Workflows, Fachverfahren) vornehmen Umgang mit ersonalakten festlegen (diese sind zunächst kein Bestandteil der E-kte) Umfang mit besonderen kten und bgrenzung zu okumenten mit einer höheren Einstufung als VS- Nf (kein Bestandteil der E-kte) Einführungsstrategie festlegen omplette Umstellung der Behörde zu einem Zeitpunkt vs. Sukzessive Umstellung Führungskräfte einbeziehen, rojektpromotoren gewinnen rojektstruktur (Ressourcen, Verantwortlichkeiten, uftrag, etc.) festlegen Ressourcen und Verantwortlichkeiten abstimmen Federführende Organisationseinheit benennen rojektorganisation festlegen und hausweit kommunizieren

2 1. ufgabenpakete in der rojektphase nbahnung Über Einbindung externer ienstleister entscheiden rojektauftrag durch die Hausleitung erwirken 2. ufgabenpakete in der rojektphase Initialisierung rojekt einrichten (rojektteam zusammenstellen, rojektplanung durchführen, hase 3 Voraussetzungen vorbereiten) rojektteam mit ompetenzen aus den Bereichen Organisation, IT und Verwaltung zusammenstellen rojektmanagement/-controlling einrichten: Zeitplan erstellen (ersonentageplanung, Meilensteinplanung) Schulungsbedarf des rojektteams identifizieren rojektphase Voraussetzungen vorbereiten: Geeignete Erhebungsmethoden identifizieren lanung der Bestandsaufnahme durchführen Managementinstrumente initialisieren (Veränderungs-, Wissens-, Risikomanagement, ) Veränderungsmanagement planen und vorbereiten: Ggf. Veränderungsmanager auswählen Stakeholderanalyse durchführen ommunikations- und Maßnahmenplan erarbeiten Informationsveranstaltungen planen und frühzeitig ankündigen Wissensmanagement planen und vorbereiten: Ggf. Wissensmanager auswählen Maßnahmen und Instrumente auswählen ommunikation und okumentation auswählen Risikomanagement planen, vorbereiten und Maßnahmen festlegen Gremien einbinden u. a. ersonalvertretung, atenschutzbeauftragte, Gleichstellungsbeauftragte, IT- Sicherheitsbeauftragte sind über die Rahmenbedingungen des rojektes informiert, es existieren schriftliche Festlegungen für die Einführung der E-kte Seite 2 von 8

3 2. ufgabenpakete in der rojektphase Initialisierung Zeitziel Ende 2017 Ergebnisse Einsatzkonzept E-kte liegt vor: behördenspezifische nforderungen zur Nutzung des Basisdienstes E-kte (u. a. ktenstruktur, organisatorische Regelung der E-Verwaltungsarbeit, nforderungen an atenschutz und IT-Sicherheit, Rollen- und Berechtigungskonzept, VS) der bschluss von apierakten wurde festgelegt rojektphase Vorgehensmodell Voraussetzungen Notwendige organisatorische und technische Schritte Legende/ufwandsindex für die imensionen ersonaleinsatz (), osten (), auer () und bhängigkeit von anderen rbeitspaketen (): gering mittel hoch ufgabenpakete in der rojektphase Voraussetzungen (organisatorische und technische onzeption zur Einführung) ktenführung/ -bestand und -struktur analysieren und konzipieren Bestandsaufnahme vornehmen: rt der ktenführung ktenanzahl und Nutzerzahlen Umgang mit ktenplan nalyse der in der Bestandsaufnahme ermittelten Ergebnisse Soll-onzeption zur elektronischen ktenführung erstellen Organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen (bspw. GO, RegR, Barrierefreiheit) analysieren Bestandsaufnahme vornehmen: Wie sind die Verantwortlichkeiten in der Schriftgutverwaltung verteilt (Rollen und Berechtigungen)? Welche Vorgaben existieren für die Langzeitspeicherung und das ussondern von kten? Welche nforderungen bestehen hinsichtlich atenschutz und IT-Sicherheit? Seite 3 von 8

4 ufgabenpakete in der rojektphase Voraussetzungen (organisatorische und technische onzeption zur Einführung) Werden die geltenden behördenspezifischen Regelungen in der raxis angewandt? Sind bereits behördenspezifische Regelungen zur elektronischen Schriftgutverwaltung getroffen und wie sehen diese aus? nalyse der in der Bestandsaufnahme ermittelten Ergebnisse Soll-onzeption zur elektronischen ktenführung erstellen Relevante rozesse optimieren rozesse, die entlang der rbeit mit der E-kte eine Rolle spielen, identifizieren: Zentraler osteingang Eingangsbearbeitung inkl. Scanprozess usgangsbearbeitung Zentraler ostausgang Registratur nalyse der relevanten rozesse hinsichtlich ihrer Schwachstellen und Optimierungspotentiale durchführen Soll-onzeption zur elektronischen ktenführung erstellen Erforderliche onzepte (atenschutz, Rollen und Berechtigungen, IT-Sicherheit, IT- npassungen, atenmigration, Einführung) erstellen Erstellung der onzepte unter Berücksichtigung der Ergebnisse aus den zuvor genannten rbeitspaketen Seite 4 von 8

5 Zeitziel Ende 2018 Ergebnisse bstimmung des Einsatzkonzeptes mit ITZ Bund. Organisatorische Voraussetzungen sind geschaffen Schulungen und Veränderungsmanagement rojektphase Vorgehensmodell Voraussetzungen Notwendige organisatorische und technische Schritte Legende/ufwandsindex für die imensionen ersonaleinsatz (), osten (), auer () und bhängigkeit von anderen rbeitspaketen (): gering mittel hoch ufgabenpakete in der rojektphase Voraussetzungen (Umsetzung notwendiger Änderungen) ktenführung/ -bestand und -struktur analysieren und konzipieren Umsetzung der erforderlichen npassungen und identifizierten Optimierungspotentiale vornehmen Organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen (bspw. GO, RegR, Barrierefreiheit) analysieren und npassungsbedarf identifizieren. Relevante rozesse optimieren Umsetzung der erforderlichen rozessanpassungen und identifizierten Optimierungspotentiale vornehmen Erforderliche onzepte (atenschutz, Rollen und Berechtigungen, IT-Sicherheit, IT- npassungen, atenmigration, Einführung) erstellen bstimmung des Einsatzkonzeptes mit dem ITZ Bund und lärung offener unkte durchführen Umsetzung der erforderlichen IT-npassungen auf Behördenseite vornehmen Schulungskonzept erstellen: Verantwortlichkeiten festlegen nwendergruppen identifizieren Zeitliche lanung festlegen Schulungsinhalte und -methodik festhalten Seite 5 von 8

6 Zeitziel ab 2019 Ergebnisse Umsetzung des Einsatzkonzeptes, nbindung an den Basisdienst der E-kte und Rollout rojektphase Vorgehensmodell urchführung ab 2020 rojektabschluss und Evaluation bschluss Notwendige organisatorische und technische Schritte Legende/ufwandsindex für die imensionen ersonaleinsatz (), osten (), auer () und bhängigkeit von anderen rbeitspaketen (): gering mittel hoch ufgabenpakete in der rojektphase urchführung Basisdienst E-kte testen und abnehmen (ITZ Bund / Behörden) hierzu Testphase einplanen Testteam und Organisationsbereich für die Tests in der Einführungsphase planen (Behörde). er Testumfang und die Testschritte werden noch erarbeitet und an die betreffenden Behörden rechtzeitig kommuniziert (ITZ Bund). ilotierung bzw. Rollout in bstimmung mit BMI / ITZBund durchführen Einführung organisatorisch vorbereiten: Freigabe zur ilotierung erteilen (Behördenleitung, Lenkungsausschuss ) Verantwortlichkeiten und nsprechpartner auf Seiten des rojektteams, des IT-Betriebs (sofern noch kein unde des ITZBund) und der Fachbereiche festlegen und ommunikationsstruktur abstimmen (nmerkung: der Betrieb des Basisdienstes ist im ITZ zentral geplant). Zeitplanung in bstimmung mit ITZBund aufstellen Risikomanagement inklusive Rollback-Strategie entwickeln Ticketsystem oder eine andere Möglichkeit zur Fehlerdokumentation aufbauen Supportstrukturen / zentraler User-Help-esk für die Fehlerbehebung und die rbeit mit dem Basisdienst E-kte aufbauen (ITZ Bund) Mitarbeiter des ilotbereichs für die rbeit mit dem Basisdienst E-kte anhand des Schulungskonzeptes fortbilden Einführung technisch vorbereiten: Installation und onfiguration des Basisdienstes (ITZ Bund) Basis- und Querschnittsdienste an den Basisdienst E-kte anknüpfen, ggf. in Form von Seite 6 von 8

7 ufgabenpakete in der rojektphase urchführung Integrationsmustern (Testunterstützung ITZBund) okumenten-workflow (ost- und Scanstelle, Registratur) in den Basisdienst E-kte integrieren IT-Sicherheitskonzept, atenschutzkonzept und Rechte- und Rollenkonzept umsetzen Qualitätssicherung der Vorbereitungsmaßnahmen und ggf. notwendige orrekturen durchführen urchführung der ilotierung bzw. Einführung freigeben ilotierung bzw. Einführung durchführen: Basisfunktionalitäten des Basisdienst E-kte testen inkl. Qualitätssicherung und Fehlerbehebung (ITZBund, Behörde) Funktionalität der Fachverfahren in Zusammenarbeit mit dem Basisdienst E-kte testen inkl. Qualitätssicherung und Fehlerbehebung (Testunterstützung durch ITZBund) Funktionalität der Basis- und Querschnittsdienste in Zusammenarbeit mit dem Basisdienst E-kte testen inkl. Qualitätssicherung und Fehlerbehebung (Testunterstützung durch ITZBund) Last- und erformancetests in Test / Integrationsumgebung durchführen, Ergebnisse analysieren und ggf. notwendige nforderung an die nbindung der Behörde an die Netzinfrastruktur formulieren Überprüfung und nalyse der Ergebnisse bnahme der ilotierung bschluss der ilotierung und ommunikation der Ergebnisse an den Lenkungsausschuss Freigabe für den Rollout in die restlichen Organisationseinheiten erteilen Rollout planen (inkl. Veränderungsmanagement, Schulung der Mitarbeiter/innen, etc.) und durchführen Ergebnisse und Feedback der Schulungsmaßnahmen aus dem ilotbereich analysieren und ggf. npassungen am Schulungskonzept für Rollout vornehmen Beginn des Rollouts nach rüfung der organisatorischen Voraussetzungen anhand einer riorisierungsliste, ufgabenschritte (weitestgehend) identisch mit dem ufgabenpaket ilotierung durchführen Seite 7 von 8

8 ufgabenpakete in der rojektphase bschluss rojekt evaluieren bschlussdokumentation erstellen (Ergebnisbericht) bschlussgespräch mit Behördenleitung/uftraggeber führen Evaluation durchführen: Wurden alle im rojektauftrag vereinbarten Ziele erreicht? Wurde die kalkulierte ufwandsplanung eingehalten? Wurde die im rojektauftrag vereinbarte rojektlaufzeit eingehalten? önnen spekte aus dem rojekt für zukünftige rojekte übernommen werden (Wissensmanagement) rojektstruktur zurückbauen und aueraufgaben an die Linie übergeben Weiteren Handlungsbedarf identifizieren Noch ausstehende ufgabenpakete identifizieren Weiterentwicklung Basisdienst implementieren Seite 8 von 8