Digitale Verkehrssicherung

Transkript

1 Umsetzungsprozess bei der GEWOBA Veranstaltung: WohnZukunftsTag 2016 Datum: Ort: Referent: Radialsystem V Berlin Frank Wendt, Stellv. Leitung Techn. Gebäudemanagement

2 Agenda Überblick Organigramm / Organisation Ausgangslage / Umsetzung Übersicht der App Optimierungen nach Produktivsetzung Fazit

3 Organigramm operative Prüfungen vor Ort administrativ / strategisch

4 Ausgangslage: Einführung der Verkehrssicherung bei der GEWOBA 2008: 2009: 2011: 2012: Allgemeiner Projektstart Erstmalige Beschäftigung mit der Liste der Risiken Abstimmung der Prüfrisiken und Intervalle mit dem IFB e.v. (rechtliche Empfehlungen) Vorstellung von technischen Lösungen (Handscanner, Papierform, Digipen) Kommunikation der Thematik Richtung BR (betriebliche Mitbestimmung) Allgemeine Infoveranstaltung bzw. Schulung Verkehrssicherung für intern beteiligte Personengruppen (insbesondere Bauleiter, Hauswarte) Aufbau des technischen Backgrounds für eine Testphase mit Digipen Entscheidung für eine Testphase in reiner Papierform Ersterfassung des Gesamtbestands in Papierform (pdf mit Barcode) Integration in IGIS (iwb)

5 Ausgangslage 2013: Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen im Bereich komplett digitaler Prozess VS Testphase in Bremerhaven mobile Endgeräte auf Android-Basis mit der App der immo-it Marktsondierung inkl. Festlegung von Bewertungskriterien und Gewichtung Präsentation der verschiedenen Unternehmen vor der Entscheidungsgruppe (oberste Prämisse Integrationsmöglichkeit SAP BE oder IGIS) Prüfung der IT-Abteilung Endgeräte und Zubehör Ergebnis: Grunddatenbasis in IGIS App / Backoffice immo-it Apple ipad als Endgeräte

6 Umsetzungen und Optimierungen 2014: Abschluss einer Betriebsvereinbarung EDV-gestützte Tätigkeiten in der Wohnungsverwaltung (gesamtheitlich: Hauswartportal, Handwerkerkopplung, VS, etc.) Einrichtung einer Arbeitsgruppe Verkehrssicherung in Abstimmung mit BR (8 Hauswartkollegen, 3 TM-GB, Projektleitung Anbieter, Projektleitung GEWOBA, bei Bedarf: Leitung Immobilienwirtschaft, IT-Abteilung, Betriebsrat) Aufnahme einer Erprobungsphase auf Basis Echtbestand im Frühjahr 2014 Optimierung der App unter Berücksichtigung der Anforderungen aus der Arbeitsgruppe / Prämisse keep it simple Sicherstellung von Barrierefreiheit Layout der App (Schriftarten/-größe, Kontraste, etc.) Berücksichtigung des Faktor Mensch vor Roll-out auf den Gesamtbestand: Individuelle Auswahl an Taschen (Otterbox, Ledercase, Aktentasche) Möglichkeit einer zusätzlichen Displayschutzfolie gegen Spiegelungen Eingabehilfen (Display- bzw. Eingabestift) Vertretungsregelung mit gegenseitigem Zugriff auf die Postfächer mit administrativen Eingriffsmöglichkeiten durch Vorgesetzte Schulung der Kollegen im Oktober / November Produktivsetzung

7 Übersicht App

8 Übersicht App Parallel zum Datenbankeintrag: Erzeugung eines Prüfprotokolls (pdf) Rechtssichere Archivierung inkl. Indizierung für Recherche

9 Auswertung bis Überblick, Hauswarte und TMGB zusammen, absolute und prozentuale Werte: Prüfstatus Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt in Ordnung Mangel nicht prüfbar nicht vorhanden offen Gesamt* in Ordnung 7,3% 6,4% 7,1% 7,1% 6,2% 6,0% 6,1% 4,2% 6,0% 5,8% 5,3% 4,4% 72,0% Mangel 0,5% 0,4% 0,4% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,2% 3,8% nicht prüfbar 0,6% 0,3% 0,8% 0,6% 0,7% 0,8% 1,4% 2,3% 2,2% 1,6% 1,4% 0,6% 13,2% nicht vorhanden 0,4% 0,3% 0,4% 0,5% 0,2% 0,1% 0,1% 0,0% 0,0% 0,1% 0,1% 0,0% 2,2% offen 0,2% 0,5% 1,1% 0,5% 0,2% 0,3% 0,7% 0,4% 0,8% 1,5% 0,4% 2,2% 8,8% Gesamt 9,0% 7,8% 9,7% 9,0% 7,6% 7,5% 8,6% 7,2% 9,3% 9,2% 7,6% 7,4% 100,0% Hauptgründe: Kapazität / Arbeitsbelastung Personelle Wechsel Nicht prüfbar Prozent ausgefallen - Vertretung 98,35% ausgefallen - Baumaßnahmen 0,75% ausgefallen - Sonstige 0,47% ausgefallen - Falscheingabe 0,43%

10 Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Digitale Verkehrssicherung Maßnahmenkatalog zur Optimierung Reduzierung / Kompensation von Prüfungen hoher Aufwand der wöchentlichen Prüfungen im Rahmen der Funktion Aufzugswärter 450 Aufzüge / Prüfungen Konzept und Abstimmung mit ZÜS (zugelassene Überwachungsstelle) zur flächendeckenden Umstellung auf elektronischer Aufzugswärter ( Permanentüberwachung ) neuer Zyklus monatlich / Reduzierung um Prüfungen Änderung Vertretungsregelung: bisher 1:n Vertretungen gegenseitige Einsichtnahme Postfächer Erstellung und Abstimmung neues Konzept nicht prüfbar nicht prüfbar

11 Maßnahmenkatalog zur Optimierung - Vertretungsregelung Systemgebundene, aktuelle Ermittlung von Risiken und Kategorisierung im Back-office

12 Maßnahmenkatalog zur Optimierung - Vertretungsregelung Verlängerung des Prüfzeitraums im eigenen und zu vertretenden Bestand bei unauffälligen Objekten Prüfungen nur bei Risikoobjekten Einzelfallbeurteilung bei auffälligen Objekten durch den fachlichen Vorgesetzten (Kundendienstleiter) Prüfungsübergabe mit Zeitstempel möglich

13 Feldversuch Erfassung und Dokumentation GPS-Pos. zur Prüfung

14 Fazit Betriebliche Mitbestimmung berücksichtigen und im Projekt einplanen Wissen und die Erfahrungen von anderen Unternehmen Umsetzung mit Vorlaufphase, Erprobung und Entwicklung sowie die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe hat zur breiten Akzeptanz beigetragen durch Einbindung des Betriebsrats in die Arbeitsgruppe kurze Abstimmungswege keep it simple Prämisse hat zu geringem Nachschulungsbedarf / Rückfragen geführt Erweiterung / Einbindung externe Dienstleister sowie Themen TrinkwV, Echeck läuft! Danke für Ihre Aufmerksamkeit