Aktenaussonderung an der Fakultät für Maschinenbau der TU Ilmenau

Transkript

1 Aktenaussonderung an der Fakultät für Maschinenbau der TU Ilmenau Seite 1

2 Gliederung 1. Universitätsarchiv Ilmenau 2. Rechtliche Rahmenbedingungen der Aktenführung 3. Aussonderung analoger und elektronischer Unterlagen Seite 2

3 1. Das Universitätsarchiv Ilmenau Mitarbeiter: Stephanie Hopf (Mitarbeiterin) Dr. Anja Kürbis (Leiterin) Strukturelle Zugehörigkeit: Stabsstelle der Universitätsbibliothek Kontakt: Haus G, Keller, Zi Telefon: oder Webseite: /archiv Seite 3

4 Grundlegende Aufgaben des Universitätsarchivs Dauerhafte Aufbewahrung der historisch wertvollen Unterlagen der Technischen Universität Ilmenau und ihrer Rechtsvorgänger für die interne und externe Nutzung (Endarchiv). Zwischenzeitliche Aufbewahrung der Unterlagen bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist (Zwischenarchiv) Seite 4

5 A. Übernahme von Unterlagen Seite 5

6 Archivieren 10% B. Bewertung Kassieren 90% Seite 6

7 Seite 7 C. Erschließung

8 D. Bestandserhaltung Blick in die Magazine Seite 8

9 E. Nutzung (wissenschaftlich, amtlich, privat) Nutzerarbeitsplatz im Archiv Seite 9

10 F. Wissenschaftliche Auswertung und Öffentlichkeitsarbeit Führen der Chronik Ausstellung von R. Weber und dem Archiv Seite 10

11 G. Betreuung der Kunstsammlung Relief von Rudolf Sitte (1973) Grafik Pinochet von Alfred Erhardt (1973) Seite 11

12 H. Beratung der aktenführenden Stellen Telefon Telefon Seite 12

13 2. Rechtliche Rahmenbedingungen der Aktenführung A. grundsätzlich B. auf Bundesebene C. auf Landesebene D. an der Technischen Universität Ilmenau Seite 13

14 A. Grundsätzliche Rahmenbedingungen DIN ISO : Records Management Seite 14

15 Prinzipien der Aktenführung (DIN ISO ) Authentizität (Inhalt gibt zutreffend wieder, was, von wem und wann mitgeteilt und entschieden wurde.) Zuverlässigkeit (Glaubwürdige Dokumentation von Geschäftsabläufen) Integrität (Schutz vor nachträglichen Änderungen, Herausnahme, Vernichtung) Benutzbarkeit (Wiederauffindbarkeit, Darstellbarkeit und Lesbarkeit der vollständigen Inhalte des Schriftgutes) Seite 15

16 B. Rechtliche Rahmenbedingungen auf Bundesebene Grundgesetz: Sicherstellung der Gleichbehandlung gleicher Vorgänge (Art. 3, Abs. 1) Gebot der Aktenmäßigkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns (Art. 20 Abs. 3) Bürgerliches Gesetzbuch: Straftatbestand der unerlaubten Entwendung von Unterlagen fremden Eigentums (verbotene Eigenmacht) ( 858 Abs. 1) Strafgesetzbuch: Straftatbestand der unerlaubten Entwendung und Vernichtung von dienstlichen Unterlagen (Verwahrungsbruch) (Art. 133 Abs. 1) Seite 16

17 C. Rechtliche Rahmenbedingungen auf Landesebene Thüringer Archivgesetz: Abgabepflicht für aktenführende Stellen ( 11 Abs. 1) Vernichtung von Unterlagen nur mit Zustimmung des Archivs ( 11 Abs. 3) Thüringer Datenschutzgesetz: Löschung personenbezogener Daten erst nach Archivanbietung ( 16 Abs. 3) Thüringer Informationsfreiheitsgesetz: Anspruch auf Zugang zu Informationen für Jedermann ( 4 Abs. 1) Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz Anspruch auf Akteneinsicht des Beteiligten ( 29 Abs. 1) Seite 17

18 D. Rechtliche Rahmenbedingungen an der TU Ilmenau Allgemeine Dienstordnung der TU Ilmenau vom Grundsätze der Aktenführung ( 11) Ablage von vorgangsrelevanten s in lokalen Ordnern ( 17) Aufbewahrungsfristen der Verwaltungsakten (Rektoratsmitteilung vom ) Archivanbietung der nicht mehr benötigten Unterlagen Vernichtung der Unterlagen nur mit Zustimmung des Archivs Archivordnung (Senatsbeschluss vom derzeit in Überarbeitung): Archivanbietung der nicht mehr benötigten Unterlagen ( 6) Vernichtung der Unterlagen nur mit Zustimmung des Archivs ( 6) Seite 18

19 3. Aussonderung analoger und elektronischer Unterlagen Sie erstellen im Zuge Ihrer Aufgabenerfüllung analoge oder digitale Unterlagen. Die inhaltlich zusammengehörigen Unterlagen legen Sie als Vorgang in einem Ordner ab Seite 19

20 3. Aussonderung analoger und elektronischer Unterlagen Nach längerer Zeit sind die Vorgänge abgeschlossen und Sie benötigen die Unterlagen nicht mehr zu Ihrer Aufgabenerfüllung. Zudem ist der Aktenschrank/Laufwerk voll und Sie brauchen dringend Platz für die neuen Ordner Seite 20

21 3. Aussonderung analoger und elektronischer Unterlagen Was tun? Sie sondern die Unterlagen aus und bieten diese dem Universitätsarchiv an. Und wie funktioniert das? Seite 21

22 1. Auflistung aller auszusondernden Unterlagen in einer Ablieferungsliste Download unter: ng/ablieferung-von-verwaltungsakten/ Seite 22

23 Seite 23

24 2. Anbietung der Unterlagen per Sie senden die elektronische Ablieferungsliste (bitte nicht als pdf, sondern als Excel-Liste) an das Archiv: Seite 24

25 3. Das Archiv bewertet die angebotenen Unterlagen und sendet Ihnen die Liste zurück Das Archiv entscheidet, welche Unterlagen: übernommen und auf Dauer archiviert werden, weil diese aufgrund ihres historischen, kulturellen oder rechtlichen Wertes archivwürdig sind. übernommen und aufbewahrt werden, bis deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. übernommen und durch das Archiv kassiert (vernichtet) werden (bes. bei personenbezogenen Daten). nicht übernommen werden und durch die aktenführende Stelle nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selbst vernichtet werden können Seite 25

26 Seite 26

27 4. Aussonderung der Unterlagen Sie bilden pro Ordner ein Aktenbündel und versehen dieses mit einem Deckblatt. Download unter: erung/ablieferung-vonverwaltungsakten/ Seite 27

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29 5. Senden der aktualisierten Ablieferungsliste per Sie senden die aktualisierte Liste mit allen an das Archiv zu übergebenen Unterlagen (d.h. ohne diejenigen Unterlagen, die bei Ihnen verbleiben oder durch Sie vernichtet werden) an das Archiv: Sie legen ein unterzeichnetes Exemplar der Ablieferungsliste der Lieferung bei. Das Archiv informiert die Hausmeister, die die Unterlagen bei Ihnen abholen Seite 29

30 6. Ablieferung der Unterlagen Analoge Unterlagen Die Hausmeister werden durch das Archiv informiert. Diese holen die Unterlagen bei Ihnen ab. Elektronische Unterlagen Das Archiv hält erforderlichenfalls Rücksprache mit Ihnen (Dateiformate et.). Ihnen wird ein Login für den Upload der Unterlagen zugesandt. Sie laden die Unterlagen auf den Server Seite 30

31 7. Bearbeitung oder Kassation der Unterlagen im Archiv Die zur dauerhaften oder zwischenzeitlichen Archivierung vorgesehen Unterlagen werden im Archiv verzeichnet und erhalten eine Archivsignatur bzw. eine Zugangsnummer. Die zur Kassation vorgesehenen Unterlagen werden im Archiv kassiert Seite 31

32 Vernichten Sie bitte nicht Ihre Akten, bevor das Archiv diese nicht zur Vernichtung freigegeben hat. TLZ vom Seite 32

33 8. Nachweis der Ablieferung und Kassation Das Archiv bestätigt Ihnen mit dem Zurücksenden der gegengezeichneten Ablieferungsliste die Ablieferung der Unterlagen an das Archiv und/ oder die Kassation der Unterlagen. Bitte bewahren Sie diese Ablieferungsliste zu Ihrem Nachweis und für einen künftigen Zugriff auf Seite 33

34 Aussonderung von Klausuren 30 Abs. 1 der Prüfungsordnung AB: Recht auf Einsichtnahme bis nach Ablauf von acht Wochen nach Beginn des folgenden Vorlesungszeitraumes 30 Abs. 3: Aufbewahrungsfrist für schriftliche Prüfungsarbeiten 2 Jahre kein Anbietungsverfahren Erstellen von Klausurenbündeln (pro Thema ein Bündel) mit Deckblatt Erstellen der Ablieferungsliste für Klausuren an das Archiv: archiv@tu-ilmenau.de Seite 34

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36 Aussonderung von Abschlussarbeiten 30 Abs. 2 der Prüfungsordnung AB: Recht auf Einsichtnahme in Prüfungsunterlagen bis ein Jahr nach Aushändigung des Zeugnisses 30 Abs. 3: Aufbewahrungsfrist für Abschlussarbeiten 5 Jahre kein Anbietungsverfahren Erstellen von Bündeln oder Verpackung in Kartons kein Deckblatt erforderlich Erstellen der Ablieferungsliste für Abschlussarbeiten an das Archiv: archiv@tu-ilmenau.de Seite 36

37 Seite 37

38 Seite 38

39 Wer hat welche Rechte? Sie haben immer Zugriff auf die in Ihrer Struktureinheit entstandenen Unterlagen (Ausleihe oder Nutzung im Archiv). Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen gehören die Unterlagen der aktenführenden Stelle. Das Archiv bewahrt sie für Sie auf. Sie entscheiden über den Zugriff. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen fallen diejenigen Unterlagen, die zum Archivgut erklärt werden, unter das Archivgesetz, gehören dem Archiv. Das Archiv entscheidet über die Nutzung (Schutzfristen) Seite 39

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Noch Fragen? Seite 40