Aktenordnung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Stand:

Transkript

1 Aktenordnung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Stand: Grundsätze 2. Schriftgutverwaltung 2.1 Konventionelle Akten (Papier) 2.2 Elektronische Dokumente 3. Aufbewahrungsfristen 4. Aktenplan 5. Aussonderung 1

2 1. Grundsätze Die Aktenordnung der Heinrich-Heine-Universität gibt Grundsätze der Schriftgutverwaltung inklusive Aufbewahrungsfristen und das Verfahren der Aussonderung an. Unter Schriftgutverwaltung werden alle Arbeiten verstanden, die mit der Aufbewahrung der im Zuge der Verwaltungstätigkeit entstehenden schriftlichen und digitalen Unterlagen zusammenhängen. Ziel ist die Schaffung einer systematischen Ordnung, die sowohl ein Auffinden einzelner Schriftstücke als auch eine regelmäßige Aussonderung nicht mehr benötigter Unterlagen ermöglicht. Unter Aussonderung wird der Prozess der Mengenreduktion der in der Verwaltung gelagerten Akten verstanden. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist (s.u. Punkt 3) entscheidet die aktenführende Stelle, ob und welche Unterlagen sie noch benötigt. Das Universitätsarchiv übernimmt dann die historisch wertvollen Altakten bzw. Vorgänge und genehmigt die Vernichtung der übrigen. In allen Fragen der Schriftgutverwaltung berät das Universitätsarchiv. 2

3 2. Schriftgutverwaltung Allgemein ist es das Ziel jeder Schriftgutverwaltung, Informationen möglichst bedarfsgerecht und schnell wiederauffindbar zu machen, und zwar sowohl für die aktenführende Person oder Stelle selbst, als auch für andere, z.b. Urlaubsvertretungen oder Nachfolger im Amt. 2.1 Konventionelle Akten (Papier) Die einzelnen Schriftstücke werden in Akten abgelegt. Eine Akte enthält unabhängig von der gewählten äußeren Form (Stehordner, Hängeordner, Jurismappe, Schnellhefter usw.) solche Unterlagen, die sich unter einem gemeinsamen eindeutigen Aktentitel zusammenfassen lassen. Folgende Aktentypen sollten in der Heinrich-Heine-Universität genutzt werden: a) Sachakten: Enthalten Schriftstücke, die sich unter einem gemeinsamen Sachtitel führen lassen ( Organisation Tagung XY, Beschaffung eines XY, Einrichtung des Instituts für XY ) b) Serienakten: Enthalten in chronologischer Reihenfolge alle Schreiben von oder an eine bestimmte Stelle, Protokolle eines bestimmten Gremiums usw., oder die Erledigung einer immer wieder gleichen Routineaufgabe (z.b. Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses) c) Personenbezogene Akten: Enthalten alle Unterlagen zu einer bestimmten natürlichen Person (Personalakten, Patientenakten, Prüfungsakten usw.). Der Aktentitel ist der Personenname, die Ablage erfolgt alphabetisch nach dem Nachnamen. In der Praxis ist die Bildung von Sachakten der Führung von Serienakten vorzuziehen, da das Wiederauffinden von einzelnen Schriftstücken zu einer bestimmten Thematik insbesondere nach längerer Zeit oder nach einem Sachbearbeiterwechsel unter einem Sachtitel wesentlich leichter fällt. Es sollte in jedem Fall vermieden werden, Akten als Mischformen zwischen den verschiedenen Aktentypen zu führen. 3

4 Innerhalb der Sachakten werden einzelne Vorgänge durch Heftstreifen, Trenner oder Einhängehefter unterschieden. Vorgänge lassen sich zwar unter einem gemeinsamen Sachtitel führen, bilden aber eine feinere Untergliederung der Akte und erleichtern damit insbesondere bei umfangreichen Akten das Wiederauffinden benötigter Informationen. Auf gleiche Weise werden A- und B-Akten innerhalb einzelner Sach-, Serien- oder Personenbezogener Akten angelegt, die jeweils mit einem großen A oder B gekennzeichnet werden. A-Akten bzw. A-Vorgänge enthalten das eigentlich wichtige, aus der eigenen Arbeit entstandene Schriftgut und solches, das aus juristischen Gründen aufbewahrenswert ist. B-Akten bzw. B-Vorgänge enthalten Unterlagen, die zur Aufgabenerledigung herangezogen wurden, aber nicht dauerhaft benötigt werden (Kopien von Gesetzestexten, Preislisten, Zeitungsausschnitte usw.) Sowohl die Vorgangsbildung als auch die Unterscheidung von A- und B-Akten erleichtert das Halten der Ordnung und ermöglicht gleichzeitig eine regelmäßige Aussonderung von Teilen der Akten, die weniger lang als andere Teile aufbewahrt werden müssen. Bevor ein Schriftstück einer Akte zugeordnet wird, sollte immer überprüft werden, ob es sich um eine Weglegesache handeln könnte, die nur kurzfristige oder gar keine Bedeutung hat und dementsprechend nach einem Jahr vernichtet werden kann. Um dies zu ermöglichen, sollten Weglegesachen in gesonderten Ordnern aufbewahrt werden, damit sie regelmäßig ohne Suchaufwand ausgesondert werden können. Unter Weglegesachen können verstanden werden: Unverlangt eingesandte Prospekte, Werbung, Einladungen usw. Rundschreiben einer anderen Stelle Kurzfristig bedeutsame Mitteilungen Aktuelle Preislisten, Fahrpläne usw. Zeitungsausschnitte Kopien von Schriftstücken, die im Original an anderer Stelle verwahrt werden 4

5 Alle Aktentypen werden systematisch in das Schema eines hierarchischen Aktenplans eingeordnet, der auf die Art der Aufgaben und des anfallenden Schriftguts der jeweils aktenführenden Stelle abzustimmen ist. Ein Aktenplan kann schriftlich geführt oder durch die bloße Anwendung gewisser Grundsätze befolgt werden. Bei der Entwicklung eines Aktenplans berät das Universitätsarchiv. 2.2 Zum Umgang mit elektronischen Dokumenten Unter elektronischen Dokumenten werden solche verstanden, die in der EDV erstellt, gespeichert und weiterverarbeitet werden, ohne dass ein Ausdruck in Papierform zu den Akten genommen wird 1. Die Archivierungspflicht besteht für diese Dokumente genauso wie für konventionelle Akten. Um eine langfristige Speicherung im Archiv zu ermöglichen, sollte bei der Einführung von rein EDV-gestützten Anwendungen das Universitätsarchiv beteiligt werden, damit entsprechende technische Vorkehrungen von Anfang an berücksichtigt werden können. Für bereits bestehende Anwendungen müssen die technischen Lösungen zur Archivierung im Einzelfall festgelegt werden. Eine sogenannte hybride Aktenführung ist unbedingt zu vermeiden. Hybrid ist eine Akte, wenn ein Teil der Unterlagen in Papierform vorliegt (also z.b. eingegangene Post), während ein anderer Teil nur elektronisch vorhanden ist (also v.a. die Konzepte eigener Schreiben oder s zum Gegenstand). Dadurch geht die Übersicht verloren. Daher sollten alle ausgehenden Schreiben in jedem Fall als Ausdruck zur Akte genommen werden. Nachfolger im Amt oder Vertretungen können dann auf alle notwendigen Informationen zurückgreifen, auch ohne die gleichen Zugriffsrechte im Netzwerk zu besitzen. s sollten behandelt werden wie Telefonate: Haben sie einen bedeutsamen Inhalt, sollten sie ausgedruckt und wie eine Telefonnotiz zu den Akten genommen 1 Das gilt nicht für s, die nur vorübergehende Bedeutung etwa zu einer Terminbestätigung usw. haben. Diese sind als Weglegesachen zu behandeln. 5

6 werden. Ging es nur um eine Terminabsprache etc., kann sie ohne Ausdruck gelöscht werden. Es bleibt den Sachbearbeitern aber unbenommen, für ihre Zwecke Dokumente und s langfristig zu speichern, in der Regel mit dem Ziel, rationeller zu arbeiten. Es handelt sich dann jedoch nicht um Aktenführung oder Schriftgutverwaltung, sondern um die Gestaltung einer elektronischen Arbeitshilfe. Sinnvollerweise sind dann die Dateien in einer hierarchischen Ordnerstruktur abzulegen, die sich möglichst eng an den Aktenplan anlehnt. Die Ordnernamen sollten den Aktenzeichen bzw. Gruppentiteln entsprechen. Das gleiche System sollte für alle vorkommenden Dateitypen (WORD-Dokumente, s, etc.) verwendet werden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Von der Möglichkeit, veraltete Dateien zu löschen, sollte schon zur Entlastung des Servers, aber auch zur Wahrung der Übersichtlichkeit, reichlich Gebrauch gemacht werden. Da die Akten alle wichtigen Schreiben enthalten, besteht keine Gefahr einer versehentlichen Löschung wichtiger Informationen. 6

7 3. Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist einer Akte gibt den Zeitraum an, für den eine Akte auch nach ihrer Schließung aufzubewahren ist, bevor eine Aussonderung durchgeführt werden kann. Zu unterscheiden sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen, auf die die Heinrich-Heine- Universität keinen Einfluss nehmen kann, und solche, die hochschulintern festgesetzt werden können. Im Zweifelsfall obliegt es dem jeweiligen Sachbearbeiter, einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen in seinem Aufgabenbereich zu kennen und anzuwenden. Die Fristen geben an, wann die Akten frühestens ausgesondert werden dürfen. Eine Verlängerung ist möglich, falls sachliche Gründe dafür vorliegen. Für alle hier nicht aufgeführten Akten gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von n, soweit nicht durch gesonderte Rechtsvorschrift oder durch eine gesonderte Anordnung eine längere Frist festgelegt wird. Anmerkung: Bei den dauernd aufzubewahrenden Unterlagen kann eine Abgabe an das Universitätsarchiv zu dem Zeitpunkt erfolgen, an dem die Verwaltung sie nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt. Akten über Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung Aktenplan Aktenverzeichnisse Angebote bei Auftragsvergabe Arbeitsstundennachweise Ausschreibungsunterlagen B-Akten, B-Vorgänge Berufungsakten Beschaffung (sog. Blockzettel) Datenschutzunterlagen Dienststrafsachen Dienstwohnungsakten 20 Jahre 1 Jahr nach Ausscheiden 7

8 Disziplinarvorgänge Finanzierungsunterlagen Gerichtsakten Geschäftsgänge Grunderwerbsakten 30 Jahre Gründungsakten von Einrichtungen Handakten (nur Kopien usw.) 1 Jahr Kontoauszüge Matrikelbücher/ -kartei/ -datei Organisationspläne Personalakten betrifft nur Dez. 3 Personalvertretungssachen Planungsangelegenheiten 30 Jahre Protokolle/ Protokollbücher Prüfungsakten 2 Prüfungsarbeiten Rechnungswesen betrifft nur Dez. 5 Satzungen Stellenausschreibungen, Unterlagen abgelehnter 1 Jahr Bewerber Studierendenakten Tageskopien 1 Jahr Unfallakten Versorgungsausgleichsakten 50 Jahre Verträge Verwaltungsberichte Verwaltungsgebührennachweise Weglegesachen 1 Jahr Zeugnisse und Urkunden über Prüfungsergebnisse 2 Dauerhaft aufzubewahren sind Zweitschriften der Zeugnisse und zugehörige rechtssichernde Bescheinigungen. Diese werden vor der Aussonderung den Akten entnommen und gesondert abgelegt. 8

9 4. Aktenplan Der Aktenplan der Universitätsverwaltung wird in Anlehnung an die Organisationseinheiten (Geschäftsverteilungsplan) geführt. Die Verantwortung für die Schriftgutverwaltung liegt also bei den Dezernaten bzw. Stabsstellen. Innerhalb der Dezernate kann, sofern es für sinnvoll gehalten wird, die Verantwortung an die Abteilungen delegiert werden. Diese Verantwortung muss als solche wahrgenommen werden, in der Regel durch Benennung einer Person als Dezernats- oder Abteilungs-Schriftgutverwalter mit der Aufgabe, die Umsetzung der Richtlinien zu überwachen, Probleme zu erkennen und Veränderungen einzuleiten. Aktenzeichen erhalten eine vorangestellte Kennung, die die dezentrale Stelle angibt, nach deren Aktenplan das Aktenzeichen erstellt wurde. Nach dieser Kennung kann dann ein Aktenzeichen folgen, dessen Aufbau und Anlage den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit folgt. Bei der Umsetzung berät das Universitätsarchiv. 9

10 5. Aussonderung Um die zu verwahrenden Aktenmengen möglichst klein zu halten, sollten alle Stellen der Heinrich-Heine-Universität in regelmäßigen Abständen ihre Altakten aussondern, soweit die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen gelten, sollten Altakten spätestens nach n ausgesondert werden. Dazu ist Kontakt mit dem Universitätsarchiv aufzunehmen, das die historisch wertvollen Altakten übernimmt und die Vernichtung der übrigen genehmigt. Nur Weglegesachen können ohne Beteiligung des Archivs vernichtet werden. Zur Vereinfachung des Verfahrens kann das Archiv einzelnen Stellen sogenannte unbefristete Vernichtungsgenehmigungen erteilen, die eine automatische Vernichtung bestimmten Aktenarten erlaubt. In die im Universitätsarchiv gelagerten Akten kann die abgebende Stelle jederzeit bei Bedarf Einsicht nehmen. Eine selbständige Vernichtung dienstlicher Unterlagen gleich welcher Art ohne Beteiligung des Universitätsarchivs ist untersagt. 3 3 Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen vom , 3 Abs