Praxistipps für eine effektive Büro - Organisation von Gisela Krahnke

Transkript

1 Wie können wir zeitsparend Akten archivieren? Jahr für Jahr das gleiche Ritual. Regale ausräumen, damit die neuen Papier- Dokumente gleich ihren richtigen Platz bekommen. Die Fachböden feucht auswischen. Die alten Akten umräumen und im Archiv verstauen. Eigentlich langweilig. Aber die Arbeit muss einfach sein. Es ist wichtig, dass die neuen Dokumente gleich den richtigen Platz bekommen, weil das der Stapelbildung vorbeugt. Denn nur wenn klar ist, wo welches Dokument aufbewahrt wird, kann es richtig einsortiert werden. Das was ich hier für Papier-Dokumente und Akten-Ordner sage, gilt gleichermaßen für Ihr -Postfach. Besonders dort ist es nötig und vor allem wichtig die entsprechenden s vorschriftsmäßig zu archivieren. Merke: Für digitale Dokumente gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für herkömmliche Papierdokumente. Ich füge eine alphabetische Checkliste an. Dort können Sie nachlesen, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Achtung: Bei der Aufbewahrungsdauer muss zusätzlich berücksichtigt werden, in welchem Jahr die Steuererklärung abgegeben wurde. Das bedeutet, wenn für ein Wirtschaftsjahr die Steuererklärung nicht im folgenden Jahr abgegeben wird, sondern erst im darauf folgenden Jahr, dann verlängert sich die Aufbewahrungszeit um ein Jahr. Sie sind sich trotzdem nicht sicher, was Sie vernichten dürfen - dann fragen Sie Ihren Steuerberater. Er wird Ihre Fragen korrekt beantworten. 1

2 Unser Archiv quillt über - was tun? 1. Sie mieten neue Räume - Kostenintensiv, erhöht Raumkosten 2. Sie bauen an - die teuerste Lösung oder 3. Sie entrümpeln und ordnen gleichzeitig alles neu. Für Sie die kostengünstigste Variante. Wenn Sie Ihr Archiv übersichtlich und geschickt aufbauen, vermeiden Sie in Zukunft, dass Archivhorror entsteht, weil Sie fast blind finden was Sie brauchen. Foto: Paul-Georg Meister Pixelio.de.jpg Jetzt fragen Sie sich: Wie soll das bloß gehen? Das ist doch alles leichter gesagt wie getan. Ich meine, mit gutem Willen, Köpfchen und Phantasie werden Sie Berge versetzen. Doch nun zum Archiv: Es gibt zwei große, unterschiedliche Aufbewahrungsgruppen. Die sollten unbedingt getrennt im Archiv aufbewahrt werden. Es handelt sich um: 2

3 1. Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftgut entstanden ist. Beispiel: Eine Rechnung vom 25. Mai 2013 muss ab zehn Jahre, also bis aufbewahrt werden. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht - siehe angefügte Checkliste Ab kann entsorgt werden, was bis oder früher aufgestellt wurde. 6 Jahre Aufbewahrungspflicht - siehe angefügte Checkliste Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftgut entstanden ist. Beispiel: Ein Geschäftsbrief vom 28. Mai 2013 muss ab sechs Jahre, also bis aufbewahrt werden. Wie behandeln wir Projektakten? Es gibt Projektakten mit gemischten Unterlagen, also mit Unterlagen von 10- und 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Ich empfehle, die Projektunterlagen entsprechend der längsten Aufbewahrungsfrist, also 10 Jahre aufzubewahren. 3

4 2. Unterlagen mit langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Das können zum Beispiel sein: Verträge Patente Rechtsverhältnisse Muster Arbeits- oder Beweismittel Gedächtnisstütze z.b. bei gerichtlicher Auseinandersetzung Diese Spezialunterlagen werden sicher länger als 10 Jahre im Archiv verweilen. Darum ist es wichtig, diese Akten deutlich getrennt von den alltäglichen Geschäftsvorgängen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht zu archivieren. Welchen Vorteil bringt es uns, Unterlagen getrennt nach der Aufbewahrungsfrist zu archivieren? Ich empfehle Gruppen zu bilden für 6-jährige und 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Diese beiden Vorgangsgruppen sollten jeweils getrennt dem Jahrgang zugeteilt werden. So können Sie ein rollierendes System aufbauen. Das spart Ihnen erheblich Platz und Zeit. Sie behalten immer die Übersicht. Sollten Sie während des Jahres auf alte Vorgänge zurück greifen müssen, finden Sie die benötigten Unterlagen in kürzester Zeit. Sie suchen ganz einfach im entsprechenden Jahrgang und dann weiter unter der passenden Gruppe. Ideal ist wenn Sie zehn Jahre hintereinander archiviert haben. Wenn das 11. Jahr zum Archivieren ansteht können Sie das Jahr eins entsorgen sprich schreddern. Für die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt das gleiche. Das Jahr eins wird entsorgt und macht Platz für das Jahr sieben. 4

5 Wie werden alte Akten fachgerecht entsorgt? Alte Akten in Ordnern oder Ähnlichem dürfen niemals einfach so entsorgt werden. Sämtliche Schriftstücke müssen unkenntlich oder unleserlich gemacht werden. Für diese Arbeit eignet sich am besten ein Aktenschredder. Für Dokumente gibt es unterschiedliche Richtlinien bezüglich des Zerkleinerungsgrades. Diese Richtlinien müssen aus Datenschutzgründen unbedingt eingehalten werden. Nicht auszudenken was passiert, wenn plötzlich Ihre firmeninternen Daten z.b. in der Tageszeitung zu lesen wären. Deshalb achten Sie beim Kauf eines solchen Gerätes unbedingt auf die Leistung und den Zerkleinerungsgrad. Im Bürofachgeschäft erhalten Sie dazu die nötige Fachberatung. Es gibt auch Firmen, die sich auf das Entsorgen von Altakten spezialisiert haben. 5

6 Private Unterlagen archivieren? Für Privatpersonen gelten wenige und kürzere Fristen und Regeln als im Geschäftsbereich. Ist bei Ihrem Steuerbescheid die Einspruchsfrist abgelaufen, können meist Belege und Rechnungen vernichtet werden. Ausnahme: haben Sie Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung sowie Kapitaleinkünfte über Euro im Jahr, dann müssen die Unterlagen 6 Jahre aufbewahrt werden. Handwerker-Rechnungen steuerlich geltend machen Sie wollen Handwerker-Rechnungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück geltend machen. Eine besondere Vorschrift im Umsatzsteuerrecht verlangt, dass diese Belege 2 Jahre aufbewahrt werden. Diese Regelung muss besonders von Privatpersonen beachtet werden. Garantie und Verjährung belegen Rechnungen und Quittungen sollten neben den steuerlichen Vorschriften auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Denken Sie nur an Garantiezusagen für gekaufte Gegenstände. Mit den Belegen können Sie den Gewährleistungsanspruch nachweisen und Verjährungsfristen belegen. Nun wünsche ich Ihnen gutes Gelingen bei der Umsetzung meiner Anregungen. 6