Webinar Registrierkassen - Worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten

Transkript

1 Webinar Registrierkassen - Worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten , 11:00-11:45 Dr. Markus Knasmüller Leiter SW-Entwicklung BMD Systemhaus GmbH.

2 Benötige ich eine Registrierkasse? Zwei relevante Beträge: Barumsatz > Euro Gesamtumsatz > Euro Netto im Kalenderjahr Wenn beides erfüllt: Registrierkassenpflicht Ausnahme: Kalte Hand (gesamter Betrieb < Euro) Möglich: Reduktion des Barumsatzes (z.b. Umstellung auf Zahlschein) Aber jedenfalls: Belegerteilungspflicht (außer bei Kalter Hand ) Seite 2

3 Die RKSV ab was sollte ich bei der Beschaffung jetzt beachten Registrierkassensicherheitsverordnung Beleg signieren Hardwarezertifikat (z.b. Kartenleser) Datenerfassungsprotokoll Anmelden bei Finanz Online Weitere Vorschriften für den Beleg Aufpassen Neue Verordnung, noch nicht umgesetzt Umstellung unbedingt garantieren lassen Musterformular unter wko.at/registrierkassenpflicht Oft Gutschein für kostenloses Update Kassenrichtlinie muss 2016 eingehalten werden Seite 3

4 Wichtigste Kriterien für die Anschaffung Klassische Registrierkassen? Wir haben ein Bild, wie eine Kasse aussieht Das ist aber nicht alles nötig Registrierkassentypen: Software Smartphone-App Hardware Seite 4

5 Wichtigste Kriterien für die Anschaffung Was ist zu beachten? Was ist bereits vorhanden? Welches Budget steht zur Verfügung? Was sind besondere Anforderungen? Passt die Kasse für Ihre Zwecke? Preis (inkl. Schulungskosten) Branchenerfahrung Funktionalitäten Subjektiver Eindruck Kompetenz des Ansprechpartners Seite 5

6 Warenwirtschaftssystem vorhanden Achtung: Auch dann Registrierkassenpflicht Rechnung befreit nicht bei Barumsatz Auch hier gilt die RKSV Viele Anbieter werden umrüsten Registrierkasse als Ergänzung Vereinfachung Kassenbeleg Verweis auf Rechnungsnummer und Zahlungsbetrag Sehr einfache Registrierkasse reicht dann aus Auch bei händischer Rechnung möglich Seite 6

7 Kauf oder Miete? Preislicher Unterschied Mehrere Jahre hochrechnen Vergleich z.b. auf fünf Jahre Achtung bei Mietende Im Regelfall kein Zugang mehr zu den Daten Alles sichern, sieben Jahre Aufbewahrungsfrist Vertragsbedingungen beachten Besonders sinnvolle Mietfälle Saisonbetriebe Registrierkassenpflicht nur an einzelnen Tagen Seite 7

8 Seite 8

9 Spielt meine Branche eine Rolle? Alle Branchen sind betroffen Nicht nur die Gastronomie Masseure Stoßgeschäfte Völlig andere Anforderungen Völlig andere Kosten Vorgangsweise Branchentauglichkeit ansehen Fragen Sie nach Referenzen Wenn möglich in Ihrer Nähe Was haben andere in der Branche? Seite 9

10 Smartphone als Registrierkasse? Mobile Systeme Smartphone oft verfügbar Ideal wenn außerhalb Ihres Geschäfts verkauft wird Sonderregelung Paragons mit Nacherfassung Tragbares System (z.b. Handy/Tablet + Bondrucker) Zu beachten Aufpassen auf Witterungsverhältnisse Im Regelfall permanente Internetverbindung nötig Tablets: Achtung! Fixieren! Seite 10

11 Seite 11

12 Zusammenspiel mit Finanzbuchhaltung Option: Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Vielleicht einer der Vorteile von Registrierkassen Daten können automatisch verbucht werden Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungsprogramm Bzw. Steuerberater/Bilanzbuchhalter Option: Kassenbuch Nur Barumsätze MÜSSEN in die Registrierkasse Auch Ausgaben können erfasst werden Andere Einzahlungen Sinnvoll: weil Kassenstand stimmt Auswertungen ersetzen dann Kassenbuch Seite 12

13 Mögliche Zusatzfunktionen Gutscheinverwaltung Ausstellen von Gutscheinen, Verhinderung Mehrfachverwendung Richtiges Verbuchen von Gutscheinen Funktion Bonverkauf Integrierte Kundenverwaltung Stammkunden Auswertungen, wer hat was gekauft? Gezielte Anschreiben Service für Kunden: Garantieabwicklung Seite 13

14 Mögliche Zusatzfunktionen Weitere Funktionen Umfassende Auswertungen Anbindungen an Bankomat-Terminals Anbindungen an Waagen Mehrplatzsysteme Verschiedenste Preissysteme Tischverwaltung Mehrere Benutzer an einer Kasse Fremdwährung Mandantenfähigkeit Seite 14

15 Checkliste für den Einkauf Mobile Registrierkasse nötig? Permanente Internetleitung vorhanden? Vorhandener Platz Anzahl der Artikel Wie schnell muss Kassiervorgang ablaufen (bare Geschäftsfälle je Öffnungstag) Anzahl Eingabestationen Anzahl Drucker Abwiegen nötig? Anbindung an Fakturenprogramm/Lager Anbindung an Buchhaltungsprogramm/Steuerberater Seite 15

16 Tipps für den Einkauf Ausprobieren Arbeiten Sie mit der Registrierkasse Simulieren Sie realistische Verkaufsvorgänge Ihres Unternehmens Gefällt Ihnen die Oberfläche? Informieren Schauen Sie sich Musterauswertungen an Schauen Sie sich Musterbons an Wie schnell kann Ihnen gegebenenfalls wer helfen? Was kostet diese Hilfe? Ganz wichtig: Haben Sie ein gutes Gefühl? Seite 16

17 Weitere Informationen Serviceangebot der Wirtschaftskammer wko.at/registrierkassenpflicht Informationsprodukte unseres Kompetenzcenters NEU: Online Ratgeber Worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten Online Ratgeber zu den Bereichen Recht und Technik Streams der Webinare zu den Bereichen Recht und Technik Liste der Ansprechpartner in Ihrer Wirtschaftskammer Österreichweite Veranstaltungsübersicht Übersicht über Technologiepartner in Österreich Weiterführende Links, z.b. zum BMF Seite 17