REGISTRIERKASSEN- SICHERHEITSVERORDNUNG

Transkript

1 REGISTRIERKASSEN- SICHERHEITSVERORDNUNG Ohne Sorglospaket Mit dem ist in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz RKSV) in Kraft. Dies bedeutet, dass alle Belege mit einer speziellen Signaturkarte unterschrieben werden müssen und auf dem Ende des Beleges ein QR-Code stehen muss. Dieser QR-Code enthält alle Belegdaten in verschlüsselter Form und kann durch ein Gerät mit Kamera ausgelesen werden. Durch die Verschlüsselung mit der Signaturkarte (bei ihnen im schwarzen USB-Stick versteckt oder bei größeren Betrieben in der Signaturbox oder an einem eigenen PC eingebaut), ist es für eine dritte Person nicht möglich die Daten auszulesen (nur für Sie und das Finanzamt). Entgegen der öffentlichen Meinung werden keine Belege an das Finanzamt übertragen. Es wird nur bei der Prüfung spezieller Belege eine Übertragung durchgeführt und muss von Ihnen initiiert werden. Was ändert sich für Sie: SanSoft nimmt Ihnen viele Arbeiten ab, da wir Wert daraufgelegt haben, Ihnen zusätzlichen Aufwand zu ersparen. Viele Aufgaben laufen im Hintergrund und werden gar nicht wahrgenommen. Ein wichtiger Punkt ist, dass die Zahlungsart im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. Bitte überprüfen, dass die Zahlung wie gewünscht vorgenommen werden kann und dann erst F9 betätigen. Nach dem Ausdruck ist keine Korrektur mehr möglich, außer Stornierung und Erstellung eines neuen Beleges. Der Gesetzgeber verlangt, dass mindestens alle 3 Monate eine Sicherung auf ein nicht veränderbares Medium gespeichert wird. Dies sollten Sie mit Ihren EDV-Betreuer bereits eingerichtet haben. Bitte vergessen Sie jedoch nicht, die normale Datensicherung weiterhin in gewohnter Form durchzuführen! Gesichert müssen werden: Alle Dateien im Ordner C:\programdata\fiskaltrust Im SanSoft Datenbank-Verzeichnis folgende Dateien: Sasodata.mdb Saso_abl.mdb R K S V A n l e i t u n g S e i t e 1 5

2 Zu jedem Monatswechsel muss ein Monatsbeleg erstellt werden, SanSoft erstellt diesen Beleg automatisch nach folgender Meldung. Nach dem Jahreswechsel muss ein gesonderter Jahresbeleg erstellt werden, dieser Beleg wird genau wie der Monatsbeleg nach einer Meldung erstellt. Bei dem Jahresbeleg muss eine Prüfung mit der Handy App durchgeführt werden! Für den Jahresbeleg besteht eine unbedingte Aufbewahrungspflicht! KASSA-SYSTEM IST NOCH VERFÜGBAR, ABER DIE SIGNATUREINHEIT IST NICHT ERREICHBAR WAS TUN? Wenn der USB-Stick, in dem sich die Signaturkarte befindet, nicht erreichbar ist (gestohlen, abgebrochen, ) dann erzeugt SanSoft einen normalen Beleg. Im Fehlerfall erscheint auf den Bon Sicherheitseinrichtung ausgefallen. Dadurch erkennt der Benutzer, dass es ein Problem gibt. Dieser Vorgang kann etwas dauern, da er mehrmals versucht, die Signatureinheit zu erreichen. Ab den zweiten Beleg wird es wieder schnell gehen. Damit der Zahlvorgang nicht unnötig verzögert wird, wird auf den mehrmaligen Verbindungsversuch bis man die Kassa wieder auf Normal-Modus setzt, verzichtet. R K S V A n l e i t u n g S e i t e 2 5

3 AUSGEFALLENE SICHERHEITSEINRICHTUNG WIEDER IN BETRIEB NEHMEN: Nachdem der Ausfall behoben wurde, muss im SanSoft in der Kassa der RKSV-Button aufgerufen werden. Hier wählen Sie die Option Wiederherstellungsbeleg aus und schließen den Kassa Beleg wie gewohnt ab. Dieser Beleg mit dem Betrag 0,-- signiert alle Belege nicht signierten Belege nach und muss aufbewahrt werden. Auch dieser Vorgang kann etwas dauern je nachdem wie viele Belege nachsigniert werden müssen. NACH AUSGEFALLENEN COMPUTER WIEDER IN BETRIEB NEHMEN: WAS TUN, WENN KASSA-SYSTEM GANZ AUSFÄLLT? Dann müssen wie bisher alle Belege mit einem handschriftlichen Dokument erstellt und auch dem Kunden mitgegeben werden. Es empfiehlt sich hierfür einen Stempel anzuschaffen. Die Belege müssen mit dem Text Sicherheitseinrichtung ausgefallen markiert werden. Nachdem der Ausfall behoben wurde, muss im SanSoft in der Kassa der RKSV-Button aufgerufen werden. R K S V A n l e i t u n g S e i t e 3 5

4 Es öffnet sich dieses Fenster: Danach: 1. Wiederherstellungsbeleg erstellen. (ist ein Nullbeleg, der mit F9 abgeschlossen werden muss) 2. Auf Nacherfassung nach Ausfall klicken (in Kassa dann gelb markiert). 3. Die gewünschten Belege nacherfassen. 4. Zum Abschluss WIEDER Wiederherstellungsbeleg erstellen. (Dieser Wiederherstellungsbeleg stellt dann Normaler Kassenbeleg automatisch ein) SYSTEMAUSFALL MIT DATENVERLUST (Z.B:VIRUS) Ausfall mit Datenverlust: Alle Kassen müssen vom Systemhaus ab- und wieder neu angemeldet werden, da die Kontinuität der Daten nicht mehr gewährleistet ist. AUSFALLSMELDUNG Ausfallsmeldung: Wenn ein Ausfall mehr als 48 Stunden dauern sollte, muss eine Meldung an das Finanzamt weitergeleitet werden (über Finanz-Online). Die Meldung des Ausfalls, sollte aber innerhalb der 48-Stunden-Frist durchgeführt werden. R K S V A n l e i t u n g S e i t e 4 5

5 SO MÜSSEN AUSSENDIENST-BELEGE GETIPPT WERDEN: Die schon händisch ausgefüllten Außendienst-Belege haben so zeitnah wie möglich nachgetippt zu werden. Zu beachten beim Eintippen in Kassa: 1. RKSV-Button drücken. 2. Auf Nacherfassung Außendienst drücken. 3. Die Belege nachtippen 4. Eingabe mit Wiederherstellungsbeleg abschließen (ist ein Nullbeleg, der mit F9 abgeschlossen wird). Nach dem Wiederherstellungsbeleg wird automatisch auf Normaler Kassenbeleg umgestellt. Die manuell erstellten Belege sollten an die neu erstellten Belege geheftet werden. R K S V A n l e i t u n g S e i t e 5 5