Informationsblatt Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) Manipulationsschutz lt. 131b Abs. 2 Bundesabgabenordnung (BAO).

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1 Informationsblatt Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) Seit dem gilt in Österreich die Registrierkassen- sowie die Belegerteilungspflicht lt. 131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO). Für geplant jetzt aber auf verschoben kommt eine weitere Anforderung für Kassensysteme hinzu. Manipulationsschutz lt. 131b Abs. 2 Bundesabgabenordnung (BAO). Was bedeutet Manipulationsschutz in Zusammenhang mit der Kasse? Der Gesetzgeber verlangt, dass die Kasse die folgenden Funktionen unterstützt: Technische Funktionen 1) Die Führung eines RKSV-konformen Datenerfassungsprotokolls (vollständiger, fortlaufend chronologischer Belegspeicher) 2) Die Verwendung eines Belegdruckers bzw. einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen (Erstellung von RKSV-konformen Zahlungsbelegen inkl. digitaler Signatur) 3) Die Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit 4) Die Unterstützung des Verschlüsselungsalgorithmus AES256 zur Verschlüsselung bestimmter Belegdaten (z.b. Umsatzzähler) 5) Das Vorhandensein einer eindeutigen Kassenidentifikationsnummer

2 Um der RKSV zu entsprechen sind folgende organisatorischen Schritte einmalig und/oder bei Bedarf durchzuführen: Organisatorische Maßnahmen 1) Aktivierung der Smartcard/SIM-Karte (Ordnungsbegriff UID,..) 2) Anmeldung der Kasse und Sicherheitseinrichtung in Finanzonline 3) Inbetriebnahme der Kasse durch die Erzeugung des Startbelegs und dessen Prüfung in Finanzonline 4) Erstellung von Monats- und Jahresbelegen und Meldung in Finanzonline 5) Meldung von vorübergehenden Ausfällen der Signaturerstellungseinheit, wenn diese länger als 48h dauern. 6) Meldung der Außerbetriebnahme einer Kasse 7) Quartalsweise, revisionssichere Sicherung des Belegspeichers 8) Meldung der Außerbetriebnahme einer Kasse

3 TiPOS unterstützt diese neuen Anforderungen durch die Integration der von fiskaltrust und in weiterer Folge auch efsta (European Fiscal Standards Association) angebotenen Services (Softwarekomponenten/Middleware). TiPOS hat sich bewusst für die Integration der Services eines Drittanbieters entschieden, um jeglichen Manipulationsverdacht bereits im Vorfeld auszuschließen. Beide Anbieter stellen eine Middleware für die Verwendung auf Kassen zur Verfügung. Beide Anbieter stellen auch erweiterte Funktionen auf Basis von Cloud-Diensten zur Verfügung. TiPOS unterstützt aktuell alle Service- bzw. Produktvarianten von fiskaltrust (in weiterer Folge auch efsta). Die Erweiterungen von TiPOS sowie die Middleware selbst werden im Zuge der Installation eines TiPOS Updates zur Verfügung gestellt und werden in weiterer Folge über die TiPOS Konfiguration personalisiert und aktiviert. Die für die Signaturerstellungseinheit notwendigen Hard- und Softwarekomponenten können über TiPOS (empfohlen), direkt bei fiskaltrust oder direkt bei den Zertifikatsdienstanbietern bezogen werden. Smartcard/SIM-Karte (von A-Trust, Globaltrust, Primesign) Kartenleser (verschiedenste Modelle und Bauarten)

4 Generell kann bei der technischen Umsetzung der RKSV in Verbindung mit TiPOS und einem Middleware-Anbieter (fiskaltrust) zwischen zwei Varianten unterschieden werden. Betriebsvarianten Offline Bei dieser Variante verbleiben alle Daten in den Räumlichkeiten des Unternehmers. Es wird eine lokale Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit an der Kasse verwendet. Das Datenerfasssungsprotokoll (DEP) wird auf der Kasse gespeichert und in weiterer Folge auf einem externen Medium (externe Festplatte, USB-Stick, CD/DVD) gesichert. Das Meldewesen wird durch TiPOS unterstützt (FinanzOnline XML Schnittstelle), muss jedoch vom Betreiber durchgeführt werden. Online Bei dieser Variante werden Belegdaten bei einem Cloud-Dienst-Anbieter (fiskaltrust) gespeichert. Es wird eine lokale Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit an der Kasse verwendet und/oder eine Signaturerstellungseinheit, die vom Cloud-Dienst- Anbieter zur Verfügung gestellt wird. Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) wird an den Cloud-Dienst-Anbieter übermittelt und dort revisionssicher aufbewahrt. Das Meldewesen wird durch den Cloud-Dienst-Anbieter vollautomatisch durchgeführt. Die Cloud-Dienst-Anbieter stellen auch die Signatureinheit selbst als Service in der Cloud zur Verfügung. Das Kassensystem muss in diesem Fall mit einer permanenten Internetverbindung ausgestattet sein, da jeder Beleg zum Cloud-Dienst-Anbieter übermittelt werden muss, um dort die Signatur zu erstellen.

5 Beschreibung der Einrichtung und Installation eines Fiskalisierungsdienstes mit TiPOS (am Beispiel fiskaltrust / A-Trust) Für die Einrichtung bzw. Aktivierung der Fiskalisierung ist folgende generelle Vorgehensweise zu empfehlen: Schritt 1: Anmeldung auf dem fiskaltrust-portal Schritt 2: Aktivierung der Smartcard Schritt 3: Meldung bei FinanzOnline Schritt 4: Erstellung Startbeleg Schritt 5: Übermittlung/Prüfung Startbeleg TiPOS unterstützt Sie bei der Durchführung aller Schritte.

6 Schritt 1: Anmeldung am fiskaltrust Portal Um Dienste von fiskaltrust in Verbindung mit TiPOS nutzen zu können, muss jeder Kunde ein Konto auf dem fiskaltrust Portal einrichten. Von TiPOS erhält der Kunde via eine Einladung zur Registrierung auf dem fiskaltrust Portal welche einen entsprechenden Link enthält.

7 Im fiskaltrust Portal muss der Kunde ein Kennwort wählen, welches zukünftig für den Einstieg ins Portal verwendet wird. Durch die Bestätigung der AGBs wird der zwischen dem Kunden und fiskaltrust abzuschließende Kundenvertrag angezeigt.

8 Im Anschluss erhält der Kunde eine zur Bestätigung seiner Anmeldung im Portal. Das Kundenkonto ist jetzt aktiv und TiPOS zugeordnet. TiPOS kann jetzt die für jeden Kunden individuell zu erstellende Konfiguration des Fiskalisierungsdienstes erstellen. Weiters hat der Kunde die Möglichkeit, die von fiskaltrust angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu erwerben. TiPOS unterstützt Sie bei der Auswahl der richtigen Produkte für Ihre Anforderungen.

9 Schritt 2: Aktivierung der Smartcard Der erste Schritt bei der Inbetriebnahme bzw. Aktivierung des Fiskalisierungsdienstes in TiPOS ist die Vorbereitung bzw. Aktivierung der Smartcard. Hinweis: Alternativ dazu können die Karten vom Kunden selbst beim Zertifizierungsdienstanbieter (z.b. A-Trust) bezogen werden. In diesem Fall übernimmt der Zertifizierungsdienstanbieter die Aktivierung! Damit gültige Signaturen für die auszustellenden Belege erstellt werden können, muss die im Kassensystem verwendete Smartcard eindeutig dem Unternehmen/Kunden zugeordnet werden. Das geschieht durch das Aufbringen eines eindeutig dem Kunden zuordenbaren Merkmals (Ordnungsbegriff) auf die Smartcard. Hierbei stehen die Umsatzsteuer-Identifikations- Nummer (UID), die Global Location Number (GLN) und die Finanzamts- bzw. Steuernummer zur Verfügung. Hinweis: Dieser Vorgang ist irreversibel. Wird z.b. die falsche UID aufgebracht, ist die Smartcard wertlos und kann entsorgt werden. Das Aufbringen der Steuernummer wird in der Regel von TiPOS durchgeführt.

10 Schritt 3: Meldung bei Finanzonline Im nächsten Schritt müssen Registrierkassen und Signaturerstellungseinheiten bei FinanzOnline gemeldet werden. Alle für die Meldung notwendigen Daten können aus dem fiskaltrust Portal und oder der TiPOS Kasse ausgelesen werden. Eine detaillierte Beschreibung des Vorgangs wird vom Finanzamt oder dem Steuerberater bereitgestellt: Im Folgenden eine Kurzfassung der notwendigen Schritte: 1.) Anmelden bei FinanzOnline (der Benutzer muss die notwendigen Berechtigungen besitzen)

11 2.) Anschließend den Menüpunkt Registrierkassen auswählen

12 3.) Jetzt werden die Signaturerstellungseinheiten gemeldet. Dazu den Punkt Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit wählen. Art der Sicherheitseinrichtung: In den meisten Fällen wird hier Signaturkarte ausgewählt. Das ist immer dann der Fall, wenn an der Kasse (Hauptkasse, Server) lokal ein Kartenlesegerät installiert wird. Die Signaturerstellung also NICHT über ein Cloudservice erfolgt. Vertrauensdienstanbieter: Gibt an, von welchem Vertrauensdienstanbieter die Signaturkarte ausgestellt wurde. Im hier beschriebenen Szenario A-Trust. Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats: Kann entweder aus der Konfiguration im fiskaltrust Portal oder in der TiPOS Konfiguration abgelesen werden.

13 Mit dem Klick auf registrieren werden die Daten an FinanzOnline übermittelt. Waren die Angaben korrekt wird folgender Bildschirm angezeigt: Weiters scheint die gemeldete Signatureinheit jetzt auch unter dem Menüpunkt Liste aller Signatur bzw. Siegelerstellungseinheiten auf.

14 4.) Im nächsten Schritt werden die Registrierkassen gemeldet. Dazu in der Funktionsübersicht den Menüpunkt Registrierung einer Registrierkasse wählen. Kassenidentifikationsnummer: Kann entweder aus der Konfiguration im Fiskaltrust Portal oder in der TiPOS Konfiguration abgelesen werden. Bemerkung: Ist nur optional zu befüllen und kann für interne Zwecke verwendet bzw. zur besseren Identifizierung innerhalb von FinanzOnline genutzt werden. Benutzerschlüssel AES-256: Ist ein beim Erstellen der Konfiguration erstellter Wert, welcher zur Verschlüsselung z.b. der Umsatzzähler im Datenerfassungsprotokoll verwendet wird und kann entweder aus der Konfiguration im fiskaltrust Portal oder in der TiPOS Konfiguration abgelesen werden.

15 Mit dem Klick auf registrieren werden die Daten an FinanzOnline übermittelt. Waren die Angaben korrekt wird folgender Bildschirm angezeigt:

16 Weiters scheint die gemeldete Registrierkasse jetzt auch unter dem Menüpunkt Liste aller Registrierkassen auf.

17 Schritt 3: Erstellung des Startbelegs in TiPOS Die Meldung bei FinanzOnline ist damit abgeschlossen. Die Konfiguration der Fiskal- Middleware in TiPOS wird in der Regel vom TiPOS Service durchgeführt und ist hier nicht näher beschrieben. Um den Prozess der Inbetriebnahme abzuschließen, muss jetzt noch der Startbeleg erstellt und mittels der vom Finanzamt zur Verfügung gestellten Belegcheck-App übermittelt bzw. geprüft werden. TiPOS stellt die hierfür notwendigen Funktionen über eine Schaltfläche in der Personal-Info zur Verfügung. Benutzer mit entsprechender Berechtigung können hier unterschiedliche Funktionen der Fiskalisierung abrufen.

18 In der Fiskalverwaltung kann über die Schaltfläche Startbeleg erstellen der Startbeleg erstellt und gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Rechnungsdrucker. Der Startbeleg muss anschließend mittels Belegcheck-App geprüft und übermittelt werden. Der Startbeleg muss zusätzlich archiviert werden.

19 Schritt 4: Startbeleg prüfen Eine detaillierte Beschreibung über die Installation und Bedienung der Belegcheck-App wird vom Finanzamt zur Verfügung gestellt: Die Belegcheck-App kann auf jedem Android und/oder ios Smartphone installiert werden. Um eine Verbindung zwischen Belegcheck-App und einem zu prüfenden/übermittelnden Beleg herzustellen, können in FinanzOnline sogenannte Authentifizierungscodes angefordert werden. Diese Codes entsprechen etwa einem TAN wie man ihn aus Online- Banking-Anwendungen kennt.

20 Nach der Installation der App kann diese gestartet und im Anschluss der QR-Code des Beleges gescannt werden. Wurde der QR-Code gelesen, wird er an FinanzOnline übermittelt. Gegebenenfalls wird jetzt ein Authentifizierungscode abgefragt.

21 Die Authentifizierungscodes können in FinanzOnline unter Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege angefordert werden. Die Authentifizierungscodes und ihr Status werden dann unter diesem Menüpunkt angezeigt. Authentifizierungscodes mit dem Status aktiv können in der App verwendet werden.

22 Wird ein gültiger Authentifizierungscode in der App eingegeben, wird das Ergebnis der Belegprüfung direkt in der App angezeigt. Alle an FinanzOnline übermittelten Belege und deren Prüfergebnisse können auch direkt über FinanzOnline unter dem Menüpunkt Liste aller übermittelten Belege eingesehen werden.

23 Die Anzeige der Belege kann über Filter weiter eingeschränkt werden. Ein Ergebnis kann dann z.b. wie folgt aussehen:

24 Die Detailergebnisse erhält man, indem man auf die Belegnummer klickt. Die Registrierung einer Registrierkasse ist damit abgeschlossen und das System kann produktiv eingesetzt werden.

25 Weiterführende Informationen und Links: Zertifizierungsdienstanbieter: Fiskalisierungsdienstanbieter: BMF: WKO: Abgaben/Verfahren---Pflichten-im-oesterr--Steuerrecht/Registrierkassenpflicht-.html