White Paper WinLine dakota.ag - Version 6.0 Build 14

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1 White Paper WinLine dakota.ag - Version 6.0 Build 14 mesonic software gmbh, 2013

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. dakota.ag - Version 6.0 Build Einführung Hinweis Wesentliche Änderungen der dakota.ag Version 6.0 Build Menükurzüberblick Dakota Stammdaten Journal Konfiguration Zertifikate Hilfe Einrichtung Update dakota.ag 6.0 Build Neuinstallation dakota.ag 6.0 Build Stammdaten in dem WinLineLohn D Betriebsstamm DEÜV-Stamm Ablauf Datenerstellung Datenversand über dakota.ag Abholen von Rückmeldungen über dakota.ag Bestätigung der Rückmeldungen über dakota.ag Dokumentationen...21

3 Seite 3 1. dakota.ag - Version 6.0 Build Einführung Dakota.ag ist das Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern und gesetzlichen Krankenkassen und sonstigen Leistungserbringern. Dieses ist im Einsatz, um aktuell das Übermittlungsverfahren den Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen zu ermöglichen Hinweis Ab dem müssen neue Zertifizierungsanträge beim Trust Center mit einer Mindestversion dakota.ag 6.0 erstellt werden. Aus diesem Grund sollten alle dakota-nutzer, bei denen das dakota-zertifikat nach dem abläuft, die Version 6.0 Build 14 installieren. Wie folgt kann die Gültigkeit des Zertifikates im Programm dakota geprüft werden:

4 Seite Wesentliche Änderungen der dakota.ag Version 6.0 Build 14 Mit einem neuen Look wurde die Menüführung komplett geändert Menükurzüberblick Dakota Daten verarbeiten

5 Seite 5 In der Menüleiste und in der direkten Bildschirmansicht kann die Datenverarbeitung gestartet werden. Nach der Eingabe des Kennwortes werden in einer Folgemaske die bereitstehenden Dateien aufgezeigt. Über den Button "Übertragen" werden, wenn Sie online sind, die Daten übertragen. Kurzprotokoll anzeigen Das Kurzprotokoll dokumentiert alle Sendungen und den dazugehörigen Status. Eine Selektion nach Annahmestellen und Zeitraum ist möglich. Rot markierte Sendungen sind fehlerhaft und können über den Button "Fehlerhafte Einträge löschen" gelöscht werden. Stammdaten aktualisieren Es können darüber die Annahmestellen-Stammdaten aktualisiert werden. Sicherung erstellen Das Erstellen einer Sicherung beinhaltet das Zertifikat, die Sendungen und Annahmestellen. Statusabfrage erstellen Es wird der KommServer auf aktuelle Rückmeldungen geprüft Stammdaten Stammdaten aktualisieren Es können darüber die Annahmestellen-Stammdaten aktualisiert werden. Annahmestellen anzeigen Hier wird Ihnen eine Liste aller Annahmestellen angezeigt, die in dakota enthalten sind. Sie können die Anzeige der Einträge nach Betriebsnummer bzw. IK-Nummern, Name, Adresse usw. sortieren. Unter "gültig bis" können Sie ersehen wie lange der Schlüssel der Annahmestellen noch gültig ist. Durch einen Doppelklick auf eine Annahmestelle kommen Sie in die Detailansicht der ausgewählten Annahmestelle. Annahmestellen einlesen Über diese Maske kann die Annahme.agv bzw. Annahme.key eingelesen werden Journal Versicherungsnummern anzeigen Im Journal werden alle Kommunikationsdateien aufgelistet, welche sich derzeit in den dakota- Verzeichnissen befinden. Die Dateien können über das Journal archiviert, gelöscht oder evtl. versendet werden. Die Versicherungsnummer, welche in dakota über die Rückmeldungen von den Krankenkassen eingegangen ist, können über das Journal eingesehen werden. Rückmeldungen anzeigen In dieser Maske werden die Rückmeldungen der Kasse aufgelistet, welche sich noch in den Verzeichnissen von dakota befinden. Die Rückmeldungen sind die Verarbeitungsquittungen der Kassen für Ihre Meldungen, welche an die Kassen gesendet wurden. Die Dateien können hier archiviert und gelöscht oder einfach nur gelöscht werden. Löschaufträge anzeigen Hier werden die Löschaufträge für die Kasse aufgelistet, welche noch nicht versendet wurden. Diese können nun versendet oder gelöscht werden. Werden die Löschaufträge nicht an die Kassen übermittelt, so stehen diese bei der nächsten Statusanfrage wieder zur Verfügung. Ergebnisdateien anzeigen

6 Seite 6 In dieser Maske werden die Ergebnisdateien aufgelistet, welche sich noch in den Verzeichnissen von dakota befinden. Die Ergebnisdateien sind die Übermittlungsquittungen von den Kommunikationsservern für die Meldungen, welche über dakota übermittelt wurden. Die Dateien können hier archiviert und gelöscht oder nur gelöscht werden. Sendearchiv anzeigen Im Sendearchiv werden alle Meldungen zusammengefasst, die erfolgreich übermittelt wurden und als Backup sich noch in den dakota-verzeichnissen befinden. Die Daten können hier archiviert und gelöscht oder nur gelöscht werden Konfiguration Versandart ändern Es sollte "Kommunikationsserver" geschlüsselt werden, dabei werden die verschlüsselten Dateien direkt an die Kommunikationsserver per HTTP/HTTPS übertragen. Einstellungen Allgemein An dieser Stelle kann u.a. die Warnzeit für den Zertifikatsablauf eingestellt werden. Verschlüsseln Hier ist das Standardeingangsverzeichnis für die Meldedaten hinterlegt. Für Blindkopien kann die Adresse hinterlegt werden. Entschlüsseln Die Standardverzeichnisse sind hinterlegt. Stammdatenupdate An dieser Stelle kann hinterlegt werden in welchen Abständen die Software auf ein Stammdatenupdate hinweisen soll. Kommunikationsserver In diesem Standardverzeichnis werden die Quittungs- und Ergebnisdateien vom Kommunikationsserver abgelegt. Sicherung An dieser Stelle kann der Sicherungspfad für eine Sicherung angepasst werden. Weiterhin kann eine Einstellung vorgenommen werden, in welchen Abständen die Software daran erinnern soll, eine Sicherung zu erstellen Zertifikate Es werden alle Zertifikate aufgezeigt, die in dakota enthalten sind Hilfe Neben dem Handbuch, sind die Kontaktdaten und Info zum Softwarehaus enthalten. Analysedatei erzeugen Hierüber können Sie nach Aufforderung für eine Problemanalyse eine Supportlog-Datei erzeugen Einrichtung Wenn dakota.ag bereits installiert ist, können beide Varianten, Update (wie unter beschrieben) oder Neuinstallation (wie unter beschrieben), genutzt werden.

7 Seite Update dakota.ag 6.0 Build 14 Die Aktualisierung von dakota.ag Version 6.0 Build 14 finden Sie unter unter Supportnet Downloads Downloads LOHN D Sie können die dakota.ag-version 6.0 Build 14 downloaden, sobald die Aktualisierung bereitgestellt wurde. Bevor die Version über die setup.exe aktualisiert wird, sollte eine Sicherung in dem dakota.ag-programm über dakota Extras Sicherung Sicherung erstellen erstellt werden. Nach dem Update von dakota.ag 6.0 Build 14 führen Sie das Stammdatenupdate in dakota.ag in gewohnter Weise durch über dakota Stammdaten aktualisieren Es wird automatisch eine Sicherung erstellt Neuinstallation dakota.ag 6.0 Build 14 Wenn bereits eine ältere dakota.ag Version existiert, deinstallieren Sie diese Version bevor Sie die neue dakota.ag Version 6.0 Build 14 neu installieren Deinstallation einer bereits existierenden dakota.ag Version Die bereits existierende dakota.ag Version deinstallieren Sie über die Systemsteuerung Ihres Rechners, indem Sie das Programm entfernen. Während der Deinstallation werden Sie aufgefordert, Ihre dakota-daten zu sichern. Führen Sie bitte diese Sicherung durch. Die gesicherte Datei dakota_s wird nach der Installation der neuen dakota-version 6.0 Build 14 benötigt. Näheres siehe Kapitel Neuinstallation dakota.ag 6.0 Build 14.

8 Seite Neuinstallation dakota.ag 6.0 Build 14 Eine Neuinstallation von dakota.ag Version 6.0 Build 14 kann über den Download unter unter Supportnet Downloads Downloads LOHN D erfolgen. Sie können dakota.ag mit Hilfe des dakota.ag-handbuchs installieren. Nachdem Sie die alte dakota.ag Version deinstalliert haben, installieren Sie die dakota.ag Version 6.0 Build 14 neu, indem Sie nach dem Download der neuen Version in dem Verzeichnis dakotaag die Datei setup.exe ausführen.

9 Seite 9 Nachdem dakota.ag Version 6.0 Build 14 korrekt installiert wurde, übernehmen Sie Ihre gesicherten Daten in dakota. Wechseln Sie hierfür in das Sicherungsverzeichnis dakota_s (Verzeichnis, welches bei der Deinstallation der alten dakota.ag Version hinterlegt wurde) und führen Sie einen Doppelklick auf die Sicherungsdateien aus. Nach automatischer, erfolgreicher Rücksicherung erhalten Sie die Meldung Wenn Sie jetzt das dakota.ag-programm starten, existieren Ihre gesicherten Daten und Sie können das Stammdatenupdate, über dakota Stammdaten aktualisieren durchführen.

10 Seite Stammdaten in dem WinLineLohn D In dem WinLine Lohn D sind einige Schlüsselungen notwendig, damit die DEÜV-Meldungen in dem WinLine Lohn D erstellt und über dakota.ag versendet werden können Betriebsstamm In den Betriebsstammdaten, welche über den Menüpunkt

11 Seite 11 Stammdaten Mandantenstammdaten Betriebsstamm aufgerufen werden, müssen im Register Erweit. die Daten für den Bereich "elektronische Datenausgabe DEÜV" hinterlegt werden DEÜV-Stamm In den DEÜV-Stammdaten, welche über den Menüpunkt Stammdaten Mandantenstammdaten DEÜV-Stamm aufgerufen werden, müssen die Daten für die Bereiche "Kommunikationsserver", "Ausgabe" und "dakota Zertifikat" hinterlegt werden. Hinweis Es wird empfohlen über Kommunikationsserver zu arbeiten.

12 Seite Ablauf Datenerstellung Die Datenerstellung erfolgt wie bisher in den Programmen Meldungen DEÜV/DASBV/SOFORTM Ausgabe der Meldungen Meldungen GKV-Monatsmeldung Ausgabe der Meldungen Beispiel Über die DEÜV-Ausgabe erstellen Sie die in der Vorschau geprüften Daten. Bei Ausgabe werden entsprechende Dateien unter dem Datenpfad für dakota.ag ausgegeben, welcher im Betriebsstamm Register Erweit. geschlüsselt wurde "C:\DAKOTAAG\Daten".

13 Seite Datenversand über dakota.ag Der Datenversand erfolgt ebenfalls wie bisher auch. Sie starten dakota.ag und klicken auf den Button "Daten verarbeiten"

14 Seite 14 Danach erhalten Sie nach Eingabe des Passwortes eine Liste der zu verschlüsselnden und zu übermittelnden Daten. Es wird die Datei angezeigt, die Annahmestelle und die Dateinummer, die in der Datei als fortlaufende Nummer enthalten ist. Weiter ist durch die Anzeige "HTTP" erkennbar, dass diese Daten über den Kommunikationsserver übermittelt werden. Daten für nicht umgestellte Annahmestellen werden hier mit "E- Mail" ausgewiesen und die Übermittlung erfolgt auf herkömmliche Weise. Mit der Bestätigung des Buttons "Übertragen" werden die Dateien verschlüsselt und übermittelt. Es wird ein Abarbeitungsfenster angezeigt.

15 Seite 15 Nach fertiger Übermittlung wird der Status zu den Sendungen angezeigt: Die Daten werden nun über die Annahmestellen an den Kommunikationsserver weitergeleitet und verarbeitet. Der Versand ist somit abgeschlossen und dakota.ag kann beendet werden. Im System wird unter dem Verzeichnis "C:\DAKOTAAG\Extra" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) ein Ergebnisprotokoll abgestellt. Dieses ist für interne Zwecke Abholen von Rückmeldungen über dakota.ag

16 Seite 16 Nach einer Bearbeitungsfrist, die sich je nach Annahmestelle unterscheidet, können die Rückmeldungen zu den übermittelten Daten angefordert werden. Frühestens sollten Sie dieses nach einem Tag anfordern. Es kann aber auch zu späteren Bearbeitungen kommen bei den Annahmestellen. Sie können die Abholung der Rückmeldungen als eigenen Arbeitsvorgang einrichten. Wenn Sie dieses nicht tun, erfolgt die Abholung der Rückmeldungen automatisch bei der nächsten Datenübermittlung, ohne dass Sie besondere Schritte dazu vornehmen müssen. Hier in diesem Dokument ist der Weg beschrieben, wie die Rückmeldungen erfolgen, wenn im DEÜV-Stamm auf die Schlüsselung "2: Kommunikationsserver" umgestellt wird Rückmeldungen manuell im WinLine Lohn D generieren Wenn Sie die Rückmeldungen vor der nächsten Erstellung und Übermittlung von Daten abholen möchten, müssen Sie eine Statusabfrage erzeugen. Dieses ist eine Datei, die erzeugt wird, wenn in dem Programm Meldungen DEÜV/DASBV/SOFORTM Ausgabe der Meldungen oder Meldungen GKV-Monatsmeldung Ausgabe der Meldungen z. B in der DEÜV-Ausgabe der Button "DAKOTA - Statusabfrage erzeugen" geklickt wird. Bei Klick auf diesen Button wird unter "C:\DAKOTAAG\Daten" eine Datei abgelegt mit dem Namen "Statusabfrage.xml". Achtung: Wenn der Mandant auf Testmandant eingestellt ist, wird diese Datei für Testdaten erstellt. Ansonsten wird diese Datei für die regulären Echtdaten erstellt.

17 Seite Rückmeldungen manuell in dakota.ag generieren Wenn Sie die Rückmeldungen vor der nächsten Erstellung und Übermittlung von Daten abholen möchten, müssen Sie eine Statusabfrage erzeugen. Diese Statusabfrage kann direkt in dakota.ag erstellt werden über das Programm dakota Statusabfrage erstellen Rückmeldungen automatisch generieren Entscheiden Sie sich für eine Abholung der Rückmeldung im Zuge der nächsten Datenerstellung und Übermittlung per dakota, wird diese Datei automatisch bei der Ausgabe erzeugt und muss nicht extra von Ihnen generiert werden Bestätigung der Rückmeldungen über dakota.ag Wenn Sie nach Abarbeitung einer der Möglichkeiten, die unter Punkt beschrieben sind, dakota.ag neu starten und den Button "Daten verarbeiten" drücken, werden automatisch die Rückmeldungen angefordert. Es wird ein Abarbeitungsfenster angezeigt.

18 Seite 18 Nach Beendigung dieser Übermittlung können Sie unter dakota Kurzprotokoll anzeigen eine ergänzte Statusanzeige erkennen. Hier ist erkennbar, dass zu dem erledigten Status Prüfen, Ver-/Entschlüsseln und Versenden noch die Verarbeitungsbestätigung ok ist. Rückmeldungen und rückgemeldete Versicherungsnummern können Sie sich unter

19 Seite 19 bzw. dakota Journal Versicherungsnummern anzeigen Rückmeldungen anzeigen anzeigen lassen Quittung und Löschen in dakota.ag Zu dieser erfolgreichen Verarbeitung wurde unter dem Verzeichnis "C:\DAKOTAAG\EXTRA" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) eine Quittungsdatei erzeugt. Dieses ist ebenfalls eine interne Datei, die beim nächsten Start der DEÜV-Ausgabe in das Verzeichnis "C:\DAKOTAAG\DATEN" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) umkopiert wird.

20 Seite 20 Die Quittungsdatei wird beim nächsten Übermittlungsprozess mit dakota.ag automatisch versendet, sodass danach das Kurzprotokoll eine vollständig abgewickelte Sendung anzeigt: Somit ist diese Sendung vollständig abgewickelt. Die Löschung beinhaltet, dass vom Kommunikationsserver keine Rückmeldungen mehr angefordert werden brauchen, da diese Sendung erfolgreich verarbeitet wurde Dokumentation der Sendung im WinLine Lohn D Zur Dokumentation, welche Datei korrekt verarbeitet wurde, wird ein WinLine-Dokument erstellt. Es wird eine Spooldatei im WinLine-Unterverzeichnis "DAKOTA" abgelegt. Dazu erscheint automatisch dieser Hinweis: Ebenfalls wird dieses Dokument im Spooler abgelegt und es wird angezeigt, ob Daten zur Auswertung vorhanden sind.

21 Seite Dokumentationen Wie bereits beschrieben, sind alle Sendungen unter dakota.ag im Kurzprotokoll dokumentiert. Im Programm WinLine Lohn D ist die Dokumentation über die erfolgreiche Sendung aus den Dokumenten im Spooler nachzuvollziehen bzw. aus den gleichen Dokumenten unter dem DAKOTA-Verzeichnis in dem WinLine- Installationsverzeichnis. Fehlermeldungen werden nicht im Kurzprotokoll von dakota.ag dokumentiert, sondern müssen aus der Rückmeldung ausgelesen werden. Dieses ist im WinLine Lohn D im Spooler oder im DAKOTA-Verzeichnis in dem WinLine-Installationsverzeichnis ersichtlich. Bei Fragen und Problemen zu der Übermittlung über den Kommunikationsserver, senden Sie bitte eine log- Datei, die Sie unter dakota Hilfe Analysedatei erzeugen erstellt haben. Weiterhin schicken Sie die Ergebnisdatei mit, die bei der Übermittlung erzeugt wurde (Verzeichnis C:\DAKOTAAG\EXTRA).

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