White Paper WinLine "dakota 6.4 Build 10"

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1 White Paper WinLine "dakota 6.4 Build 10" mesonic software gmbh, 2016

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. dakota.ag - Version 6.4 Build Einführung Wichtige Hinweise Technische Voraussetzungen Inbetriebnahme Kurzbeschreibung Stammdaten in dem WinLine Lohn DE Betriebsstamm DEÜV-Stamm Übertragung von Beitragsnachweisen und Meldungen Datenerstellung der Meldungen Datenerstellung der Beitragsnachweise Datenversand über dakota.ag Abholen von Rückmeldungen über dakota.ag Bestätigung der Rückmeldungen über dakota.ag Technische Quittung Rückmeldung Löschauftrag Statusanfrage Datensicherung... 14

3 Seite 3 1. dakota.ag - Version 6.4 Build Einführung Dakota.ag ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen Wichtige Hinweise Ab dem ist dakota.ag 6.4 als Mindestversion zwingend zu nutzen. Mit älteren Versionen von dakota.ag ist die Kommunikation zwischen Benutzern und Datenstellen nur bis möglich Technische Voraussetzungen Standard Windows Vista,Windows 7 oder Windows 8, Windows MB Arbeitsspeicher ca. 50 MB Festplattenplatz Microsoft.net Framework 4.0 Client oder.net Framework SP1 Internetzugang Drucker Windows Serverversionen sind weder freigegeben noch werden diese unterstützt 1.4. Inbetriebnahme Kurzbeschreibung Bevor Dateien verarbeitet werden können, muss dakota installiert und konfiguriert werden. Die Installation der Software auf dem Computer Die dakota-software muss vor der Inbetriebnahme auf Ihrem Computer installiert werden. Die

4 Seite 4 Installation der Software kann auf mehreren Wegen erfolgen. Es wird bei einem Versionswechsel immer die Deinstallation der alten Version mit anschließender Neuinstallation der neuen Version empfohlen. Die Installation wird mit einem Setup-Assistenten durchgeführt. Dazu wird empfohlen das Benutzerhandbuch aus dem Verzeichnis Dokumentation heranzuziehen. Die Installation von dakota starten Sie bitte über das Programm Setup.exe. Die Konfiguration dakota beinhaltet einen Assistenten, um die Versandart einzustellen. Versandart Die Daten für die Krankenkassen sollten über dakota- (Kommunikationsserver) übertragen werden. dakota- bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten direkt (per SMTP Protokoll) zu versenden. Beim ersten Start von dakota haben Sie die Möglichkeit, die Versandart über den Assistenten einzurichten. Der Assistent führt Sie dann automatisch durch die Einrichtung und unterstützt Sie bei der Eingabe der notwendigen Daten. Im Arbeitgeberverfahren ist der Versand über oder dakota- ein Ersatzverfahren und kann daher optional eingerichtet werden. Konfiguration Ihres Schlüssels Für den verschlüsselten Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankassen ist es notwendig, einen Antrag auf Zertifizierung bei einem Trust Center zu stellen. Dieser Antrag besteht aus den folgenden Bestandteilen: - die Zertifizierungsanfragedatei, wird von dakota automatisch online an das ITSG Trust Center übertragen, - den ausgefüllten Zertifizierungsantrag (2 Seiten) und Legitimationspapier (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) des verantwortlichen Ansprechpartners. - Weiterhin benötigen Sie noch (bei der Erstbeantragung eines Zertifikats für eine Betriebsnummer) zusätzlich eine Kopie des Betriebsnummernzuteilungsbescheides. Einlesen der Antwort vom ITSG Trust Center Das ITSG Trust Center zertifiziert Ihren Schlüssel für die Teilnahme am Datenaustausch. Zusätzlich erhalten Sie vom ITSG Trust Center die Schlüssel der Datenannahmestellen, um die Daten entsprechend für den Empfänger zu verschlüsseln. Versenden der Daten an die Krankenkassen und andere Empfänger Alle Dateien werden vor der Übermittlung sicher verschlüsselt und automatisch versendet. Im Arbeitgeberverfahren werden die Dateien per HTTP/HTTPS an die Kommunikationsserver der Teilnehmer übermittelt Stammdaten in dem WinLine Lohn DE In dem WinLine Lohn DE sind einige Schlüsselungen notwendig, damit die DEÜV-Meldungen in dem WinLine Lohn DE erstellt und über dakota.ag versendet werden können Betriebsstamm In den Betriebsstammdaten, welche über den Menüpunkt Stammdaten Mandantenstammdaten Betriebsstamm aufgerufen werden, müssen im Register Erweit. die Daten für den Bereich "elektronische Datenausgabe DEÜV" ausgewählt und abgespeichert werden.

5 Seite DEÜV-Stamm In den DEÜV-Stammdaten, welche über den Menüpunkt Stammdaten Mandantenstammdaten DEÜV-Stamm aufgerufen werden, müssen die Daten für die Bereiche "Kommunikationsserver", "Ausgabe" und "dakota Zertifikat" hinterlegt werden. Die Betriebsnummer für das dakota Zertifikat muss die Betriebsnummer sein, mit welcher das Zertifikat beantragt wurde.

6 Seite Übertragung von Beitragsnachweisen und Meldungen Datenerstellung der Meldungen Die Datenerstellung erfolgt in den Programmen Meldungen DEÜV/DASBV/SOFORTM Ausgabe der Meldungen GKV-Monatsmeldungen Beispiel Über die Ausgabe der Meldungen "Ausgabe der Meldungen" erstellen Sie die im "Prüflauf" geprüften Daten. Bei Ausgabe werden die erzeugten Dateien unter dem Datenpfad für dakota.ag ausgegeben, welcher im Betriebsstamm Register Erweit. geschlüsselt wurde z.b. "C:\DAKOTAAG\Daten".

7 Seite Datenerstellung der Beitragsnachweise Beitragsnachweise werden im Programm Auswertungen SV-Listen erstellt, wenn das Flag "Ausgabe Beitragsnachweis (mit elektr. Meldung) gesetzt wurde. Hinweis: Die Meldewerte der Beitragsnachweise sind nur aktuell, wenn zuvor die Summenbelege für alle selektierten Einzugsstellen ausgegeben wurden Datenversand über dakota.ag Sie starten dakota.ag und klicken auf den Button "Daten verarbeiten" Danach erhalten Sie nach Eingabe des Passwortes eine Liste der zu verschlüsselnden und zu übermittelnden Daten.

8 Seite 8 Es wird die Datei angezeigt, die Annahmestelle und die Dateinummer, die in der Datei als fortlaufende Nummer enthalten ist. Weiter ist durch die Anzeige "HTTPS" erkennbar, dass diese Daten über den Kommunikationsserver übermittelt werden. Mit der Bestätigung des Buttons "Übertragen" werden die Dateien verschlüsselt und übermittelt. Es wird ein Abarbeitungsfenster angezeigt. Nach fertiger Übermittlung kann der Status zu den Sendungen über "Kurzprotokoll anzeigen" aufgerufen werden.

9 Seite 9 Die Daten werden nun über die Annahmestellen an den Kommunikationsserver weitergeleitet und verarbeitet. Der Versand ist somit abgeschlossen und dakota.ag kann beendet werden. Im System wird unter dem Verzeichnis z.b. "C:\DAKOTAAG\Extra" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) ein Ergebnisprotokoll abgestellt. Dieses ist für interne Zwecke Abholen von Rückmeldungen über dakota.ag Nach einer Bearbeitungsfrist, die sich je nach Annahmestelle unterscheidet, können die Rückmeldungen zu den übermittelten Daten angefordert werden. Frühestens sollten dieses nach einem Tag via "Statusanfrage" angefordert werden. Es kann aber auch zu späteren Bearbeitungen kommen bei den Annahmestellen. Sie können die Abholung der Rückmeldungen als eigenen Arbeitsvorgang einrichten. Wenn Sie dieses nicht tun, erfolgt die Abholung der Rückmeldungen automatisch bei der nächsten Datenübermittlung, ohne dass Sie besondere Schritte dazu vornehmen müssen.

10 Seite Rückmeldungen manuell im WinLine Lohn DE generieren Wenn Sie die Rückmeldungen vor der nächsten Erstellung und Übermittlung von Daten abholen möchten, müssen Sie eine Statusabfrage erzeugen. Dieses ist eine Datei, die erzeugt wird, wenn in dem Programm Meldungen DEÜV/DASBV/SOFORTM Ausgabe der Meldungen in der DEÜV-Ausgabe der Button "DAKOTA - Statusabfrage erzeugen" geklickt wird. Bei Klick auf diesen Button wird unter z.b. "C:\DAKOTAAG\Daten" eine Datei abgelegt mit dem Namen "Statusabfrage.xml". Diese Anfrage wird dann über "Daten versenden" an den Kommunikationsserver versendet.

11 Seite Rückmeldungen manuell in dakota.ag generieren Wenn Sie die Rückmeldungen vor der nächsten Erstellung und Übermittlung von Daten abholen möchten, müssen Sie eine Statusabfrage erzeugen. Diese Statusabfrage kann direkt in dakota.ag erstellt werden über das Programm dakota Statusabfrage erstellen

12 Seite 12 Über den Button "Daten verarbeiten" wird die Anfrage an den Kommunikationsserver gesendet und der Datenaustausch findet statt Bestätigung der Rückmeldungen über dakota.ag Wenn Sie nach Abarbeitung einer der Möglichkeiten, die unter Punkt beschrieben sind, dakota.ag neu starten und den Button "Daten verarbeiten" drücken, werden automatisch die Rückmeldungen angefordert. Rückmeldungen und rückgemeldete Versicherungsnummern können Sie sich unter dakota Journal Versicherungsnummern anzeigen bzw. Rückmeldungen anzeigen anzeigen lassen Quittung und Löschen in dakota.ag Zu dieser erfolgreichen Verarbeitung wurde unter dem Verzeichnis z.b. "C:\DAKOTAAG\EXTRA" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) eine Quittungsdatei erzeugt. Dieses ist ebenfalls eine interne Datei, die beim nächsten Start der DEÜV-Ausgabe in das Verzeichnis z.b. "C:\DAKOTAAG\DATEN" (gem. Schlüsselung im Betriebsstamm Register Erweit.) umkopiert wird.

13 Seite 13 Die Quittungsdatei wird beim nächsten Übermittlungsprozess mit dakota.ag automatisch versendet, so dass danach das Kurzprotokoll eine vollständig abgewickelte Sendung anzeigt. Somit ist diese Sendung vollständig abgewickelt. Die Löschung beinhaltet, dass vom Kommunikationsserver keine Rückmeldungen mehr angefordert werden brauchen, da diese Sendung erfolgreich verarbeitet wurde. Im Kurzprotokoll sind dann alle Spalten der Verarbeitungsprozesse mit einem grünen Haken und dem dazugehörigen Datum/Uhrzeit dargestellt Dokumentation der Sendung im WinLine Lohn DE Zur Dokumentation, welche Datei korrekt verarbeitet wurde, wird ein WinLine-Dokument erstellt. Es wird eine Spooldatei im WinLine-Unterverzeichnis "DAKOTA" abgelegt. Dazu erscheint automatisch dieser Hinweis: Ebenfalls wird dieses Dokument im Spooler abgelegt und es wird angezeigt, ob Daten zur Auswertung vorhanden sind Technische Quittung Wurde eine Datei erfolgreich an einen Kommunikationsserver übertragen, wird für die Datei im extra- Verzeichnis eine Ergebnisdatei im XML-Format hinterlegt, die die rückgemeldeten Informationen des extra- Servers enthält. Der Dateiname wird aus folgenden Bestandteilen gebildet: Dateiname der Nutzdatendatei Dateifolgenummer der Nutzdatendatei Betriebsnummer des Arbeitgebers Betriebsnummer der Datenannahmestelle Dateinamenserweiterung ".erg.xml"

14 Seite Rückmeldung Die bei der Statusabfrage zurückgeschickten Rückmeldungen werden im Verzeichnis dakotaag\entschlüsselte Rückmeldungen\Sonstige\[Datum] gespeichert. Der Dateiname hat folgenden Aufbau: Beispiel: TDUA0124_000088_ _ Dateinamen von der versendenden Annahmestelle Dateifolgenummer von der versendenden Annahmestelle BN vom Arbeitgeber BN der Annahmestelle Parallel zu der Rückmeldung wird eine Datei mit dem gleichen Dateinamen aber mit der Endung tid.xml hinterlegt. In dieser Datei befindet sich die Information zu der TrackingID, welche beim Versand der Meldung bereits vergeben wurde. Somit ist es möglich, die Rückmeldung anhand dieser Nummer einer versendeten Meldung zuzuordnen Löschauftrag Löschaufträge dienen dazu, Rückmeldungen bei den Annahmestellen zu quittieren, die von der Fachanwendung bereits vollständig verarbeitet wurden. Erfolgt kein Löschauftrag für empfangene und verarbeitete Rückmeldungen, so werden die bei der nächsten Statusabfrage wieder von den Kommunikationsservern übermittelt. dakota.ag hinterlegt fertige Löschauftrage in das Verzeichnis dakotaag\extra\ im XML-Format. Beispiel: TDUA0124_000002_ _ qit.xml Dateiname der empfangenen Rückmeldung Dateifolgenummer aus dem zweitem Vorlaufsatz der empfangenen Datei wenn vorhanden, ansonsten die Dateifolgenummer der Annahmestelle BN vom Arbeitgeber BN der Annahmestelle Endung.qit.xml Statusanfrage Um die Verarbeitungsbestätigungen bei den Kommunikationsservern über dakota.ag abzuholen, ist eine Statusabfrage notwendig. Durch deren Einträge wird festgelegt, welche Rückmeldungen von den extra- Servern abgeholt werden sollen. Eine Statusanfrage kann mit dakota.ag in der Anwendung generiert werden. Eine identische Statusanfrage kann nur alle 15 Minuten an den Kommunikationsserver der GKV übermittelt werden. Sollte innerhalb von 15 Minuten die gleiche Statusanfrage an den Kommunikationsserver der GKV übermittelt werden, so lehnt dieser die Anfrage mit einer Information über die restliche Wartezeit ab Datensicherung dakota.ag legt obligatorisch bei dem Vorgang der Antragsstellung und nach dem erfolgreichen Einlesen der Zertifizierungsantwort einen Sicherungsordner mit allen notwendigen Informationen an. Der

15 Seite 15 Sicherungsordner dakota_s wird standardmäßig unter den Eigenen Dateien des angemeldeten Benutzers abgelegt, wenn die Software nur für diesen Benutzer installiert wurde, z.b. C:\Eigene Dateien\dakota_s. Wurde die Software für alle Benutzer auf dem Rechner installiert, so befindet sich das Sicherungsverzeichnis im Verzeichnis C:\ProgramData\ITSG\dakota_s. In diesem Verzeichnis werden alle relevanten Daten abgelegt. Bei einem Datenverlust können die geschädigten Dateien aus dem aktuellen Sicherungsverzeichnis zurückgespielt werden. Bei einem totalen Datenverlust oder bei einem Wechsel des kompletten Systems muss dakota.ag neu installiert werden. Enthält dakota mehrere Zertifikate, werden immer alle Zertifikate gesichert. Je Zertifikat wird eine Sicherungsdatei angelegt, die auch per Doppelklick wieder importiert werden kann: Beispiel einer Sicherungsdatei für das Zertifikat mit der BN : dakotaag_a_bn _ _ dag Das aktuelle Backupverzeichnis muss bei Programmstart auf der ersten Maske über den Button <Sicherung importieren> ausgewählt und eine Sicherung importiert werden. Nur so ist der vorhandene Schlüssel wieder verwendbar.